Giới Thiệu Nội Dung
Tại sao cần có kỹ năng quản lý thời
gian? Mỗi người đều có 24 giờ/ngày để thực hiện các công việc và nghỉ ngơi nhưng
đối với một số người 24 giờ này được sử dụng hiệu quả, trong khi những người
khác thì không. Tại sao lại có sự khác biệt đó? Thời gian trôi qua không bao giờ
lấy lại được, vì vậy trước khi làm việc gì bạn nên có kế hoạch cụ thể để quản lý
thời gian một cách khoa học.
Đề ra mục tiêu chính cho
công việc
Việc đề ra mục tiêu cho công việc rất quan trọng đối với việc quản lý thời gian.
Chỉ khi có mục tiêu rõ ràng, bạn mới biết công việc sắp tới của mình là gì và
mình cần thực hiện thế nào để đạt được mục tiêu đó. Việc đề ra mục tiêu còn giúp
bạn có được một lịch trình cụ thể trong những khoảng thời gian nhất định.
Liệt kê những công việc
cần thực hiện
Khi đã có mục tiêu chính, bạn bắt đầu liệt kê những công việc nhỏ phục vụ cho
mục tiêu. Những công việc cần làm trong ngày là gì? Ngày tiếp theo sẽ phải làm
gì và xa hơn là kế hoạch trong tuần và trong tháng. Hãy đánh những dấu tick mầu
nhiệm bên cạnh công việc bạn đã hoàn thành để động viên mình. Việc liệt kê công
việc cho phép bạn dễ dàng quản lý quỹ thời gian quý báu của mình.
Ưu tiên những công việc
quan trọng
Như đã nói ở mục 1, dựa vào mục tiêu đề ra, bạn nên tạo cho mình một lịch trình
cụ thể, từ đó, sắp xếp xem công việc nào là quan trọng cần phải làm trước, công
việc nào có thể để lại sau. Đối với những công việc đòi hỏi Dealines gấp rút,
hãy note lại và ưu tiên hoàn thành trước sau đó hãy tiếp tục làm những công việc
còn lại. Ưu tiên thực hiện những công việc quan trọng là một thao tác rất quan
trọng, vì nó giúp bạn không vội vàng hay căng thẳng vì lỡ quên những việc quan
trọng mà vẫn đảm bảo công việc được giải quyết đúng thời hạn.
Mang theo một quyển sổ nhỏ
Những ý tưởng có thể bất ngờ xuất hiện khi bạn đang đi dạo hay uống cà phê… vì
vậy hãy chủ động mang theo một quyển sổ nhỏ bên mình để ghi chú lại những suy
nghĩ của mình. Nếu bạn để thật lâu mới viết ra suy nghĩ của mình, thì bạn có thể
sẽ quên mất và cảm xúc cũng không còn như lúc đầu, vì vậy hãy học cách viết
chúng ra để tìm lại cảm xúc và suy nghĩ một cách dễ dàng nhất khi bạn quay trở
về trạng thái bận rộn cho công việc của mình.
Từ bỏ thói quen xấu
Sau khi có mục tiêu và deadlines hoàn chỉnh, bạn nên lập ra danh sách các thói
quen xấu tiêu tốn thời gian của bạn. Đang bận rộn thì nên tắt tab Facebook trên
màn hình đi, việc hiển thị các thông báo, tin nhắn sẽ khiến bạn tò mò và xao
nhãng công việc… Đó chỉ là một ví dụ về một thói quen xấu là thói quen trì hoãn.
Ngay sau khi lập xong danh sách, hãy tập loại bỏ từng thói quen một và loại bỏ
các thói quen một cách có hệ thống ra khỏi cuộc sống của bạn.
Tổng kết lại công việc
Thành quả của mục tiêu là
tổng kết của quá trình làm việc lâu dài, sự lâu dài lại có được nhờ thành quả
của mỗi ngày. Vì vậy, trước khi kết thúc một ngày làm việc, bạn nên tổng kết lại
công việc vào cuối ngày để xem bạn đã làm được những gì và chưa làm được gì? Số
thời gian bạn đã bỏ ra là bao lâu? Công việc bạn thực hiện mang lại hiệu quả ở
khía cạnh nào cuả mục tiêu? Làm thế nào để rút ngắn thời gian mà vẫn đảm bảo
hiệu quả công việc? Việc đặt câu hỏi sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát hơn về
công việc và mục tiêu của bạn, từ đó tìm ra giải pháp tối ưu hơn cho những ngày
làm việc tiếp theo và từ đó cũng không ngừng tiến bộ. Như vậy bạn đã quản lý
thời gian rất hiệu quả đấy!
Hãy học cách nói “Không”
Nếu bạn đang quá bận rộn với công việc của mình, thì hãy học cách nói “không”
với những yêu cầu có ưu tiên thấp. Tập trung hoàn thành công việc của mình và
đừng bao giờ hứa hẹn quá nhiều trong khi công việc của mình còn đang quá tải.
Thói quen cả nể sẽ mang lại rắc rối cho bạn và cho những người xung quanh. Hãy
đặt ra cho bản thân những quy tắc riêng và làm theo những quy tắc đó.
Tập trung để tiết kiệm
thời gian
Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian. Hãy rèn luyện thói
quen tập trung từ những công việc nhỏ, hãy kỷ luật với chính bản thân mình từ
những tiểu tiết, khi làm công việc gì đó bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí
tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp
bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Chỉ có tập trung bạn mới nhanh chóng có
thời gian cho những công việc khác. Tuyệt đối không nên vừa làm việc này, vừa
làm việc kia, điều đó chỉ ngày càng khiến bạn phân tâm và bấn loạn hơn với quỹ
thời gian của chính mình.
Sắp xếp nơi làm việc và
học tập khoa học
Bạn có từng hốt hoảng vì tập tài liệu mình cần phải nộp buổi sáng bỗng dưng
thiếu mất vài tờ, bạn nhớ mang máng là nó ở trong ngăn tủ nhưng giờ lại chẳng
thấy đâu? Nơi làm việc, học tập thiếu khoa học, không gọn gàng, sáng sủa chính
là nơi chôn vùi cảm hứng sáng tạo và lãng phí không ít thời gian của bạn. Sắp
sếp nơi làm việc khoa học giúp bạn không mất thời gian tìm kiếm những hồ sơ, tài
liệu cần thiết khi cần. Nếu bạn đang có một góc học tập/làm việc bừa bộn với một
đống tài liệu hỗn độn thì hãy dành thời gian sắp xếp lại chúng ngay thôi, bỏ ra
khoảng thời gian này giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian cho những công việc
vô bổ sau này.
Không ngừng nâng cao bản
thân
Ngoài công việc và học tập chính, bạn đừng bỏ lỡ cơ hội tham gia các khóa học kỹ
năng mềm ngắn hạn, các cuộc hội thảo chia sẻ kinh nghiệm,… dành thời gian cho
việc đọc sách hay cũng sẽ giúp bạn củng cố và nâng cao kiến thức của bản thân.
Không ngừng nâng cao kiến thức của bạn sẽ tăng khả năng tìm được thành công
trong sự nghiệp và là một hướng đi đáng tin cậy để trở thành người độc lập về
tài chính.
Việc ép mình vào một khuôn khổ nào đấy, ban đầu sẽ rất khó khăn, nhưng hãy làm
từ từ, vì khi mọi việc đi vào nề nếp bạn sẽ thấy rằng công việc của bạn đang có
được rất nhiều hiệu quả. Khi bạn là người có mục tiêu, biết sắp xếp công việc
một cách khoa học bạn sẽ cảm thấy quỹ thời gian như được nới rộng hơn. Hãy nhìn
lại thói quen cũng như kế hoạch hoạt động của mình để có được định hướng tốt
nhất cho thời gian sắp tới. Đừng để thời gian vàng ngọc trôi đi vô ích.
Bạn đang tìm kiếm khóa học theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp? Chúng tôi hợp tác với bạn để đánh giá nhu cầu đào tạo hiện tại của tổ chức, đồng thời thiết kế khóa học phù hợp cho từng bộ phận cụ thể tại doanh nghiệp. Cần tư vấn chương trình đào tạo, Quý doanh nghiệp có thể gửi yêu cầu hỗ trợ tại đây. |
|
Viện Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý & Lãnh Đạo MASTERSKILLS | Masterskills.edu.vn | Masterskills.org | Mastertoolkits.com
Công ty CP Giáo Dục và Dịch Vụ TINH NGHỆ .MST: 0309177901 .Ngày cấp: 02/07/2009 .Nơi cấp: Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh
Bản quyền © 2009 - 2024 Masterskills.org