KỸ THUẬT BRAINSTORMING
(BRAINSTORMING)
 

Từ “BRAINSTORM” được phát minh bới ông trùm ngành quảng cáo Alex Faickney Osborn, xuất hiện đầu tiên trong quyển sách của ông này từ những năm 1948. Osborn sau khi gặp phải vấn đề về ý tưởng quảng cáo từ sự bế tắc của lớp nhân viên, đã quyết định gom tất cả bọn họ vào một phòng và vắt kiệt bất cứ ý tưởng nào được nêu ra.

Áp dụng Brainstorm trong các lĩnh vực nào?

-  Quảng cáo : Phát triển các ý kiến dành cho các kỳ quảng cáo.
- Giải quyết các vấn đề : các khó khăn, những phương hướng giải quyết mới, phân tích ảnh hưởng, và các đánh giá của vấn đề.
- Quản lý các quá trình : Tìm phương cách nâng cao hiệu quả công việc và xử lý sản phẩm.
- Quản trị các đề tài : nhận diện đối tượng, độ nguy hại, các phân phối, các tiến độ công việc, tài nguyên, vai trò và trách nhiệm, thủ thuật, các vấn đề.
- Xây dựng đội ngũ : Tạo sự chia sẻ và bàn thảo về các ý kiến trong khi khuyến khích người trong đội ngũ tư duy.

Các bước tiến hành Brainstorm

Trong nhóm lựa ra 1 người đầu nhóm (để điều khiển) và 1 người thư ký để ghi lại tất cả ý kiến vào sổ tay (cả hai công việc có thể do cùng một người thực hiện nếu tiện).

Xác định vấn đề hay ý kiến chính của buổi brainstorm . Phải làm cho mọi thành viên hiểu thấu đáo về đề tài sẽ được tìm hiểu.

Thiết lập các “luật” cho buổi brainstorm. Chúng nên bao gồm
– Người đầu nhóm có nhiệm vụ điều khiển buổi làm việc.
– Tất cả mọi người đều có nhiệm vụ đóng góp ý tưởng.
– Những ý tưởng có phần phá cách, mới lạ được khuyến khích.
– Việc phát triển ý tưởng của mình dựa trên ý tưởng của người khác cũng được khuyến khích.
– Không một thành viên nào có quyền đòi hỏi hay cản trở, đánh giá, phê bình hay thêm bớt vào ý kiến, ý kiến nêu ra, hay giải đáp của thành viên khác.
– Cần xác định rằng không có câu trả lời nào là sai !
– Tất cả câu trả lời, các ý, các cụm từ, ngoại trừ nó đã được lập lại đều sẽ được thu thập ghi lại (cách ghi có thể tóm gọn trong một chữ hay một câu cho mỗi ý riêng rẽ).
– Vạch định thời gian cho buổi làm việc và ngưng khi hết giờ.

Bắt đầu Brainstorm

Người lãnh đạo chỉ định hay lựa chọn thành viên chia sẻ ý kiến trả lời (hay những ý niệm rời rạc). Người thư ký phải viết xuống tất cả các câu trả lời, nếu có thể công khai hóa cho mọi người thấy (viết lên bảng chẳng hạn). Không cho phép bất kỳ một ý kiến đánh giá hay bình luận nào về bất kỳ câu trả lời nào cho đến khi chấm dứt buổi brainstorm.

Sau khi kết thúc Brainstorm

Hãy lượt lại tất cả và bắt đầu đánh giá các câu trả lời. Một số lưu ý về chất lượng câu trả lời bao gồm:
– Tìm những câu ý trùng lặp hay tương tự để thu gọn lại.
– Góp các câu trả lời có sư tương tự hay tương đồng về nguyên tắc hay nguyên lí.
– Xóa bỏ những ý kiến hoàn toàn không thích hợp.
– Sau khi đã cô lập được danh sách các ý kiến, hãy bàn cãi thêm về câu trả lời chung.

Những điều cần tránh khi thực hiện Brainstorm

1. Các thành viên chỉ trích ý tưởng của nhau: một người vừa đưa ra ý tưởng đã bị leader hay thành viên khác phản bác, chê bai thì người đó sẽ nhanh chóng cụt hứng, mặc cảm rằng mình thật kém cỏi, hoặc nảy sinh tâm lý ghen ghét, bới móc các ý tưởng khác…Nếu leader để cho tình trạng này xảy ra thì buổi brainstorm cầm chắc thất bại rồi đó.
2. Trong nhóm chỉ vài người đưa ra ý kiến, số còn lại ngồi chơi: mục đích của brainstorm là huy động sức mạnh của tập thể, khai thác vấn đề dưới nhiều góc độ, cách nhìn khác nhau. Thế mà trong nhóm có những người lười suy nghĩ, để mặc cho một số thành viên.
3. Không ghi chép lại tất cả các ý tưởng: Một ý tưởng dù là tầm thường hay điên rồ cũng đều có giá trị riêng của nó. Không nên bỏ qua bất kỳ ý tưởng nào vì trong rất nhiều trường hợp, một ý tưởng hay lại bắt ngồn từ một ý tưởng dở hoặc là sự kết hợp của nhiều ý tưởng đã có. Đi ngược lại điều này thì sẽ khó brainstorm ra được idea xuất sắc đấy.
4. Chọn nhầm không gian và thời điểm brainstorm: hãy chọn một quán cà phê náo nhiệt bật nhạc ầm ỹ hoặc thời điểm là 12 giờ trưa khi cái bụng biểu tình đòi ăn mà brainstorm, hiệu suất làm việc của cả nhóm sẽ tiến gần tới 0 đấy.

Trạng thái tâm lý khi Brainstorm

Brainstorming không đơn giản là ngồi vào bàn và úm ba la, bạn có thể tuôn trào một loạt các sáng kiến. Nó đòi hỏi sự tập trung và dẻo dai về đầu óc rất lớn:

- Các thành viên phải tỉnh táo về đầu óc. Nghĩa là họ không được làm hoạt động gì gây kiệt quệ đầu óc trước đó.
- Các thành viên phải tập trung 100%. Tôi không cho phép mọi người sử dụng điện thoại, mở laptop trong những buổi này.
- Các thành viên phải sảng khoái về tinh thần. Tôi tránh trách mắng, phê bình nhân viên trước khi bước vào thực hiện.
- Đầu óc và thể lực của thành phần tham gia phải tươi mới. Nên tránh các ngày bận rộn, mọi hoạt động trước đó phải được hoàn thành hoặc loại bỏ ra khỏi đầu.
- Thời gian brainstorming không nên quá 1 tiếng đồng hồ. Thực ra hoạt động này rất đòi hỏi trí lực, và thường sức người chỉ chịu được 30′ (với nhân viên mới) cho đến 90′ (nhân viên gạo cội).