Xây Dựng Hệ Thống Lương 3P
(3P Compensation System Development Toolkits)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ “Xây Dựng Hệ Thống Lương 3P (3P Compensation System Development Toolkits)” được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống trả lương công bằng, minh bạch và gắn liền với giá trị đóng góp thực tế của từng cá nhân. Bộ toolkits này bao gồm các biểu mẫu, hướng dẫn và công cụ thực hành để triển khai mô hình lương 3P (Pay for Position – Pay for Person – Pay for Performance) hiệu quả, đảm bảo sự gắn kết giữa chiến lược kinh doanh, năng lực nhân viên và kết quả công việc.

2. Đối tượng sử dụng:
- Ban lãnh đạo doanh nghiệp, Giám đốc nhân sự (CHRO), Giám đốc tài chính (CFO)
- Trưởng phòng nhân sự, quản lý cấp trung, chuyên viên C&B (Compensation & Benefits)
- Chuyên viên phân tích dữ liệu nhân sự, kiểm soát viên lương thưởng
- Các tổ chức đang xây dựng hoặc tái cấu trúc hệ thống lương theo mô hình 3P

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. 3P Compensation Framework & Strategy Design
Objective: To establish a clear framework and strategic direction for designing and implementing the 3P Compensation System (Pay for Position, Person, and Performance).
1. 3P-0101_3P_Compensation_Strategy_Guideline.docx
2. 3P-0102_3P_Model_Framework_Overview.docx
3. 3P-0103_Compensation_Policy_Statement.docx
4. 3P-0104_3P_Implementation_Readiness_Assessment.xlsx
5. 3P-0105_Compensation_System_Scope_and_Objectives.docx
6. 3P-0106_Stakeholder_Engagement_Plan.docx
7. 3P-0107_Change_Management_and_Communication_Plan.docx

Part 2. Position (P1) – Job Analysis & Evaluation System
Objective: To define organizational job architecture, analyze job responsibilities, and evaluate job value for fair, transparent compensation mapping.
1. 3P-0201_Job_Description_Template.docx
2. 3P-0202_Job_Analysis_Questionnaire.xlsx
3. 3P-0203_Job_Evaluation_Factor_Scoring_Sheet.xlsx
4. 3P-0204_Job_Grade_Classification_Matrix.xlsx
5. 3P-0205_Position_Leveling_Guideline.docx
6. 3P-0206_Job_Family_and_Functional_Map.xlsx
7. 3P-0207_Job_Evaluation_Committee_Terms_of_Reference.docx

Part 3. Person (P2) – Competency & Capability Framework
Objective: To identify, evaluate, and manage employee competencies that influence compensation decisions under the Person-based pay principle.
1. 3P-0301_Competency_Framework_Development_Guide.docx
2. 3P-0302_Functional_Competency_Matrix.xlsx
3. 3P-0303_Behavioral_Competency_Dictionary.docx
4. 3P-0304_Competency_Assessment_Form.xlsx
5. 3P-0305_Employee_Skills_Profile_Template.xlsx
6. 3P-0306_Competency_Level_Definition_Guide.docx
7. 3P-0307_Capability_Gap_Analysis_Report.xlsx

Part 4. Performance (P3) – Performance Management System
Objective: To establish a structured performance measurement and appraisal process linking results, behaviors, and pay outcomes.
1. 3P-0401_Performance_Management_Policy.docx
2. 3P-0402_KPI_Definition_and_Target_Setting_Guide.docx
3. 3P-0403_Performance_Appraisal_Form.xlsx
4. 3P-0404_KPI_Scorecard_Template.xlsx
5. 3P-0405_Behavioral_Assessment_Form.docx
6. 3P-0406_Performance_Review_Meeting_Minutes.docx
7. 3P-0407_Performance_Scoring_Summary.xlsx

Part 5. Salary Structure Design & Benchmarking
Objective: To create a market-competitive salary structure based on job grading, competency levels, and performance results.
1. 3P-0501_Market_Salary_Survey_Template.xlsx
2. 3P-0502_Salary_Benchmarking_Report.docx
3. 3P-0503_Job_Grade_to_Salary_Range_Matrix.xlsx
4. 3P-0504_Salary_Structure_Design_Guide.docx
5. 3P-0505_Internal_Equity_Analysis_Sheet.xlsx
6. 3P-0506_Pay_Positioning_and_Quartile_Analysis.xlsx
7. 3P-0507_Pay_Range_Adjustment_Policy.docx

Part 6. Variable Pay & Incentive Design
Objective: To design short-term and long-term incentive systems that align employee rewards with company performance.
1. 3P-0601_Variable_Pay_Policy_and_Principles.docx
2. 3P-0602_Short_Term_Incentive_Plan_Design.xlsx
3. 3P-0603_Long_Term_Incentive_Plan_Design.xlsx
4. 3P-0604_Sales_Incentive_Calculation_Template.xlsx
5. 3P-0605_Bonus_Payout_Formula_Sheet.xlsx
6. 3P-0606_Incentive_Eligibility_Criteria_Form.docx
7. 3P-0607_Incentive_Approval_and_Communication_Form.docx

Part 7. Payroll Administration & Compliance
Objective: To ensure payroll accuracy, transparency, and legal compliance with compensation and labor regulations.
1. 3P-0701_Payroll_Process_Manual.docx
2. 3P-0702_Monthly_Payroll_Template.xlsx
3. 3P-0703_Tax_and_Social_Insurance_Compliance_Checklist.docx
4. 3P-0704_Salary_Adjustment_Request_Form.docx
5. 3P-0705_Payroll_Audit_Template.xlsx
6. 3P-0706_Pay_Slip_Format_Template.xlsx
7. 3P-0707_Payroll_Discrepancy_Log.xlsx

Part 8. Communication, Change Management & Employee Engagement
Objective: To promote transparency, employee understanding, and trust in the new 3P compensation system.
1. 3P-0801_Communication_Strategy_for_3P_Rollout.docx
2. 3P-0802_3P_Townhall_Presentation_Template.pptx
3. 3P-0803_FAQ_on_3P_Implementation.docx
4. 3P-0804_Employee_Feedback_Form.xlsx
5. 3P-0805_Change_Management_Roadmap.xlsx
6. 3P-0806_3P_Training_Session_Materials.docx
7. 3P-0807_Employee_Satisfaction_Survey_Template.xlsx

Part 9. Monitoring, Evaluation & Continuous Improvement
Objective: To monitor effectiveness, identify improvement areas, and ensure sustainability of the 3P system.
1. 3P-0901_3P_System_Performance_Review_Form.docx
2. 3P-0902_Compensation_Data_Analytics_Dashboard.xlsx
3. 3P-0903_Key_Compensation_KPIs_Tracker.xlsx
4. 3P-0904_Annual_3P_Audit_Checklist.docx
5. 3P-0905_Continuous_Improvement_Action_Plan.xlsx
6. 3P-0906_Lessons_Learned_Report.docx
7. 3P-0907_Compensation_System_Effectiveness_Survey.xlsx

Part 10. Governance, Policy & Documentation Management
Objective: To maintain strong governance, documentation integrity, and alignment with internal control standards.
1. 3P-1001_3P_Policy_and_Procedure_Manual.docx
2. 3P-1002_Compensation_Committee_Terms_of_Reference.docx
3. 3P-1003_Document_Change_Control_Log.xlsx
4. 3P-1004_Compliance_and_Audit_Trail_Log.xlsx
5. 3P-1005_3P_Governance_Structure_Chart.docx
6. 3P-1006_Roles_and_Responsibilities_Matrix.xlsx
7. 3P-1007_Annual_Review_and_Approval_Form.docx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Các phần “Position, Person, Performance” phải được triển khai đồng bộ và nhất quán.
- Các biểu mẫu định dạng .xlsx được dùng để đo lường, phân tích và tổng hợp dữ liệu lương.
- Các biểu mẫu .docx dùng cho chính sách, quy trình, và hướng dẫn nội bộ.
- Mỗi năm cần thực hiện đánh giá và hiệu chỉnh lại hệ thống 3P để phù hợp với thị trường.
- Tất cả biểu mẫu phải được lưu trữ có kiểm soát và phê duyệt bởi Ban Nhân sự hoặc Hội đồng lương thưởng.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Giai đoạn 1: Đánh giá hiện trạng và xác định khoảng cách giữa hệ thống lương hiện tại và mô hình 3P.
- Giai đoạn 2: Thiết kế khung 3P tổng thể và cấu trúc lương – thưởng.
- Giai đoạn 3: Xây dựng chính sách, quy trình và biểu mẫu chi tiết theo từng phần.
- Giai đoạn 4: Triển khai thử nghiệm (pilot) tại một số phòng ban trọng điểm.
- Giai đoạn 5: Đào tạo toàn doanh nghiệp, truyền thông nội bộ và áp dụng chính thức.
- Giai đoạn 6: Theo dõi, đánh giá và cải tiến liên tục theo chu kỳ hàng năm.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Hệ thống lương 3P minh bạch, công bằng và gắn kết chặt chẽ với hiệu suất làm việc.
- Nhân viên hiểu rõ cơ sở trả lương, tạo động lực nâng cao năng lực và kết quả công việc.
- Doanh nghiệp kiểm soát được chi phí nhân sự và tối ưu hóa chính sách đãi ngộ.
- Cải thiện năng lực quản trị nhân sự chiến lược, góp phần xây dựng văn hóa hiệu suất cao.
- Tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường lao động.