Bộ Công Cụ Xây Dựng Tiêu Chuẩn Chức Danh Và Năng Lực
(Job Standard & Competency Framework Development Toolkits)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ “Xây Dựng Bộ Tiêu Chuẩn Chức Danh Và Khung Năng Lực (Job Standard & Competency Framework Development Toolkits)” được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chức danh, khung năng lực và mô tả công việc thống nhất, khoa học và minh bạch. Bộ toolkits này hỗ trợ toàn bộ quá trình từ việc phân tích công việc, xác định năng lực cốt lõi đến triển khai đánh giá và áp dụng trong quản trị nhân sự, đào tạo, và phát triển nghề nghiệp. Đây là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, tối ưu hóa năng suất và phát triển đội ngũ nhân sự bền vững.

2. Đối tượng sử dụng:
- Ban Giám đốc, Giám đốc Nhân sự (CHRO), Giám đốc Chiến lược (CSO)
- Phòng Nhân sự, phòng Tổ chức – Hành chính, phòng Đào tạo & Phát triển (L&D)
- Trưởng bộ phận, quản lý cấp trung tham gia xây dựng và đánh giá chức danh
- Chuyên viên HRBP, chuyên viên hoạch định nhân sự và quản lý năng lực

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Project Planning & Framework Governance
Objective: To define the scope, governance, and project plan for developing and maintaining the Job Standard and Competency Framework across the organization.
1. JCF-0101_Project_Charter_for_Competency_Framework.docx
2. JCF-0102_Framework_Development_Roadmap.xlsx
3. JCF-0103_Governance_Structure_and_Roles.docx
4. JCF-0104_Stakeholder_Engagement_Plan.docx
5. JCF-0105_Communication_and_Change_Management_Plan.docx
6. JCF-0106_Framework_Approval_Workflow.xlsx
7. JCF-0107_Framework_Implementation_Readiness_Checklist.docx

Part 2. Job Family & Role Architecture Design
Objective: To categorize the organization’s job families, define role hierarchies, and ensure alignment across departments and functions.
1. JCF-0201_Job_Family_Definition_Guide.docx
2. JCF-0202_Job_Family_and_Functional_Map.xlsx
3. JCF-0203_Role_Leveling_Framework.docx
4. JCF-0204_Role_Grade_Structure_Matrix.xlsx
5. JCF-0205_Position_Hierarchy_Chart.docx
6. JCF-0206_Role_Classification_Criteria.xlsx
7. JCF-0207_Functional_Role_Mapping_Template.xlsx

Part 3. Job Analysis & Job Description Development
Objective: To systematically analyze job responsibilities, key tasks, and qualifications, and standardize Job Descriptions (JD) across all levels.
1. JCF-0301_Job_Analysis_Questionnaire.xlsx
2. JCF-0302_Job_Information_Collection_Form.docx
3. JCF-0303_Job_Description_Template.docx
4. JCF-0304_Job_Duties_and_Responsibilities_Matrix.xlsx
5. JCF-0305_Job_Requirements_Specification_Form.docx
6. JCF-0306_JD_Validation_and_Approval_Form.docx
7. JCF-0307_Job_Description_Master_List.xlsx

Part 4. Competency Framework Design (Core, Functional, Leadership)
Objective: To build a multi-layered competency framework defining core, functional, and leadership competencies relevant to each role.
1. JCF-0401_Competency_Framework_Development_Guide.docx
2. JCF-0402_Core_Competency_Model_Definition.docx
3. JCF-0403_Functional_Competency_Matrix.xlsx
4. JCF-0404_Leadership_Competency_Model.docx
5. JCF-0405_Competency_Behavioral_Indicators.xlsx
6. JCF-0406_Competency_Level_Definition_Guide.docx
7. JCF-0407_Competency_Taxonomy_and_Coding_Structure.xlsx

Part 5. Competency Assessment & Evaluation Tools
Objective: To assess employee competencies accurately, identify strengths and gaps, and provide a foundation for training and career planning.
1. JCF-0501_Competency_Assessment_Form.xlsx
2. JCF-0502_Behavioral_Interview_Guide.docx
3. JCF-0503_Self_Assessment_Form.docx
4. JCF-0504_360_Degree_Feedback_Template.xlsx
5. JCF-0505_Competency_Scoring_Matrix.xlsx
6. JCF-0506_Assessment_Summary_Report_Template.docx
7. JCF-0507_Capability_Gap_Analysis_Report.xlsx

Part 6. Job Standard Library Development
Objective: To develop a standardized library of job roles, descriptions, and required competencies for organization-wide reference.
1. JCF-0601_Job_Standard_Development_Guide.docx
2. JCF-0602_Job_Standard_Template.docx
3. JCF-0603_Job_Level_and_Grade_Criteria.xlsx
4. JCF-0604_Functional_Role_Standards_Collection_Sheet.xlsx
5. JCF-0605_Job_Standard_Approval_Form.docx
6. JCF-0606_Job_Standard_Master_List.xlsx
7. JCF-0607_Role_Standard_Comparison_Tool.xlsx

Part 7. Competency Dictionary & Behavioral Indicators
Objective: To document detailed competency definitions, behavioral examples, and proficiency levels for consistent understanding and assessment.
1. JCF-0701_Competency_Dictionary_Template.docx
2. JCF-0702_Behavioral_Indicator_Definition_Form.docx
3. JCF-0703_Competency_Level_Behavior_Matrix.xlsx
4. JCF-0704_Behavioral_Indicator_Library.xlsx
5. JCF-0705_Core_Values_and_Behavior_Alignment_Guide.docx
6. JCF-0706_Competency_Terminology_Guide.docx
7. JCF-0707_Behavioral_Competency_Catalog.xlsx

Part 8. Application of Job & Competency Frameworks
Objective: To integrate the job and competency framework into HR systems such as recruitment, performance, learning, and career development.
1. JCF-0801_Competency_Based_Recruitment_Guide.docx
2. JCF-0802_Competency_to_Job_Mapping_Sheet.xlsx
3. JCF-0803_Competency_Based_Training_Needs_Analysis.xlsx
4. JCF-0804_Performance_Review_with_Competency_Assessment.docx
5. JCF-0805_Career_Path_and_Succession_Planning_Template.xlsx
6. JCF-0806_Employee_Development_Plan_Form.docx
7. JCF-0807_Competency_Framework_Integration_Checklist.docx

Part 9. Communication, Training & Change Management
Objective: To ensure organization-wide awareness, adoption, and engagement with the Job & Competency Framework.
1. JCF-0901_Communication_Plan_for_Framework_Rollout.docx
2. JCF-0902_Training_Plan_for_HR_and_Managers.xlsx
3. JCF-0903_Framework_Introduction_Townhall_Presentation.pptx
4. JCF-0904_FAQ_for_Competency_Framework_Implementation.docx
5. JCF-0905_Feedback_and_Evaluation_Form.xlsx
6. JCF-0906_Framework_User_Manual.docx
7. JCF-0907_Change_Management_Log.xlsx

Part 10. Monitoring, Review & Continuous Improvement
Objective: To maintain, evaluate, and continuously update the framework to align with organizational changes and evolving business needs.
1. JCF-1001_Framework_Audit_Checklist.docx
2. JCF-1002_Framework_Effectiveness_Survey.xlsx
3. JCF-1003_Framework_Review_Meeting_Minutes.docx
4. JCF-1004_Framework_Change_Request_Form.docx
5. JCF-1005_Improvement_Action_Plan.xlsx
6. JCF-1006_Framework_Version_Control_Log.xlsx
7. JCF-1007_Annual_Review_and_Approval_Form.docx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Các biểu mẫu .docx được dùng để mô tả quy trình, hướng dẫn, và biên bản đánh giá.
- Các biểu mẫu .xlsx được sử dụng để tổng hợp, phân tích dữ liệu hoặc thiết kế ma trận năng lực.
- Toàn bộ hệ thống phải đảm bảo tính nhất quán giữa “Chức danh – Năng lực – Hiệu suất”.
- Việc cập nhật và cải tiến khung năng lực cần thực hiện định kỳ hàng năm hoặc khi có thay đổi chiến lược.
- Mọi tài liệu cần được phê duyệt và lưu trữ theo quy định của bộ phận nhân sự.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Giai đoạn 1: Khảo sát cơ cấu tổ chức và hiện trạng tiêu chuẩn chức danh.
- Giai đoạn 2: Thiết kế mô hình khung năng lực phù hợp với chiến lược doanh nghiệp.
- Giai đoạn 3: Phân tích công việc, xây dựng JD và bộ tiêu chuẩn chức danh chi tiết.
- Giai đoạn 4: Xây dựng bộ từ điển năng lực (Core – Functional – Leadership).
- Giai đoạn 5: Triển khai đánh giá năng lực nhân viên và xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân.
- Giai đoạn 6: Đào tạo, truyền thông và duy trì hệ thống năng lực toàn công ty.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Doanh nghiệp có hệ thống chức danh rõ ràng, đồng bộ và minh bạch.
- Định hình rõ ràng các tiêu chí năng lực cho từng vị trí công việc.
- Nhân viên hiểu rõ yêu cầu công việc và lộ trình phát triển nghề nghiệp.
- Cải thiện hiệu quả đánh giá nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và thăng tiến.
- Hình thành nền tảng dữ liệu nhân sự chiến lược, phục vụ hoạch định nguồn lực dài hạn.