Bộ Công Cụ Kỹ Năng Truyền Thông Nội Bộ
(Internal Communication Skills Toolkits)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ “Kỹ năng Truyền thông Nội bộ (Internal Communication Skills Toolkits)” được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống truyền thông nội bộ hiệu quả, đồng bộ và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp đến mọi cấp độ nhân viên. Bộ toolkits bao gồm các biểu mẫu, kế hoạch, hướng dẫn và bảng theo dõi giúp chuẩn hóa quy trình truyền thông, tăng tính kết nối và đảm bảo thông điệp được truyền đạt rõ ràng, nhất quán.

2. Đối tượng sử dụng:
- Ban giám đốc, các nhà quản lý cấp trung và trưởng bộ phận cần triển khai hoặc giám sát truyền thông nội bộ.
- Bộ phận Nhân sự (HR), Truyền thông (Internal Communication / Corporate Communication).
- Các nhóm dự án, đội ngũ điều hành chương trình nội bộ và các đại sứ văn hóa doanh nghiệp.
- Nhân viên tham gia tổ chức sự kiện, viết tin nội bộ, hoặc quản lý mạng truyền thông nội bộ.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Communication Strategy & Planning
Objective: To establish a clear communication strategy, align internal messages with business goals, and ensure consistency across the organization.
1. ICS-0101_Internal_Communication_Strategy_Plan.docx
2. ICS-0102_Communication_Objectives_and_KPIs.xlsx
3. ICS-0103_Stakeholder_Analysis_Template.xlsx
4. ICS-0104_Communication_Policy_and_Guidelines.docx
5. ICS-0105_Internal_Brand_Message_Framework.docx
6. ICS-0106_Annual_Communication_Calendar.xlsx
7. ICS-0107_Change_Communication_Plan.docx

Part 2. Communication Channels & Tools Management
Objective: To define, manage, and optimize communication channels that enable effective information flow across departments and locations.
1. ICS-0201_Internal_Communication_Channels_List.xlsx
2. ICS-0202_Channel_Effectiveness_Assessment_Form.docx
3. ICS-0203_Tool_Usage_Policy_and_Protocol.docx
4. ICS-0204_Digital_Communication_Platform_Log.xlsx
5. ICS-0205_Email_Communication_Template_Library.docx
6. ICS-0206_Intranet_Content_Management_Plan.docx
7. ICS-0207_Collaboration_Tool_Adoption_Tracker.xlsx

Part 3. Message Development & Content Management
Objective: To ensure messages are consistent, relevant, and aligned with organizational tone, style, and values.
1. ICS-0301_Message_Development_Framework.docx
2. ICS-0302_Internal_Content_Plan.xlsx
3. ICS-0303_Message_Approval_Workflow.docx
4. ICS-0304_Corporate_Tone_and_Voice_Guide.docx
5. ICS-0305_Internal_Newsletter_Template.docx
6. ICS-0306_Announcement_Tracking_Log.xlsx
7. ICS-0307_Content_Repository_and_Version_Control.xlsx

Part 4. Leadership & Management Communication
Objective: To strengthen leadership engagement and equip managers with communication tools for effective top-down messaging.
1. ICS-0401_Leader_Communication_Guide.docx
2. ICS-0402_Manager_Briefing_Template.docx
3. ICS-0403_Townhall_Meeting_Agenda_and_Summary.xlsx
4. ICS-0404_Team_Update_Communication_Log.xlsx
5. ICS-0405_Leadership_Message_Plan.docx
6. ICS-0406_Manager_QA_Tracking_Sheet.xlsx
7. ICS-0407_Senior_Management_Talking_Points.docx

Part 5. Employee Engagement & Feedback
Objective: To promote two-way communication, encourage employee participation, and collect insights for continuous improvement.
1. ICS-0501_Employee_Engagement_Plan.docx
2. ICS-0502_Employee_Feedback_Form.xlsx
3. ICS-0503_Internal_Survey_Questionnaire_Template.docx
4. ICS-0504_Engagement_Survey_Data_Tracker.xlsx
5. ICS-0505_Suggestion_Box_Tracking_Sheet.xlsx
6. ICS-0506_Employee_Recognition_Communication_Plan.docx
7. ICS-0507_Action_Plan_from_Feedback_Summary.xlsx

Part 6. Cross-Department Communication
Objective: To facilitate collaboration, alignment, and information exchange between business units, teams, and functions.
1. ICS-0601_Cross_Department_Communication_Plan.docx
2. ICS-0602_Information_Sharing_Request_Form.docx
3. ICS-0603_Team_Collaboration_Log.xlsx
4. ICS-0604_Meeting_Minutes_Template.docx
5. ICS-0605_Interdepartmental_Issue_Tracker.xlsx
6. ICS-0606_Project_Communication_Summary_Report.docx
7. ICS-0607_Collaboration_Performance_Indicators.xlsx

Part 7. Crisis Communication & Incident Response
Objective: To ensure timely, transparent, and accurate communication during crises or organizational disruptions.
1. ICS-0701_Crisis_Communication_Plan.docx
2. ICS-0702_Emergency_Contact_List.xlsx
3. ICS-0703_Incident_Communication_Log.xlsx
4. ICS-0704_Crisis_Response_Roles_and_Responsibilities.docx
5. ICS-0705_Press_Statement_Approval_Form.docx
6. ICS-0706_Internal_Update_Template.docx
7. ICS-0707_Crisis_Recovery_Communication_Report.xlsx

Part 8. Internal Campaigns & Event Communication
Objective: To plan, execute, and measure the success of internal campaigns, employee events, and cultural initiatives.
1. ICS-0801_Internal_Campaign_Planning_Template.docx
2. ICS-0802_Event_Communication_Plan.docx
3. ICS-0803_Campaign_Timeline_Tracker.xlsx
4. ICS-0804_Event_Promotion_Checklist.xlsx
5. ICS-0805_Participant_Feedback_Form.xlsx
6. ICS-0806_Event_Communication_Report.docx
7. ICS-0807_Post_Event_Evaluation_Summary.xlsx

Part 9. Measurement & Performance Evaluation
Objective: To measure communication effectiveness through data-driven metrics, KPIs, and continuous improvement reviews.
1. ICS-0901_Communication_Effectiveness_Scorecard.xlsx
2. ICS-0902_Internal_Communication_Audit_Checklist.docx
3. ICS-0903_Metrics_and_KPIs_Tracking_Sheet.xlsx
4. ICS-0904_Feedback_Analysis_Report.docx
5. ICS-0905_Satisfaction_Survey_Results_Dashboard.xlsx
6. ICS-0906_Performance_Improvement_Action_Plan.docx
7. ICS-0907_Quarterly_Communication_Review_Report.docx

Part 10. Continuous Improvement & Knowledge Sharing
Objective: To foster learning, collaboration, and the continuous development of internal communication practices.
1. ICS-1001_Communication_Best_Practices_Guide.docx
2. ICS-1002_Knowledge_Sharing_Session_Log.xlsx
3. ICS-1003_Lessons_Learned_Template.docx
4. ICS-1004_Continuous_Improvement_Tracker.xlsx
5. ICS-1005_Communication_Innovation_Proposal_Form.docx
6. ICS-1006_Annual_Review_and_Action_Plan.xlsx
7. ICS-1007_Internal_Communication_Maturity_Assessment.xlsx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Duy trì mã code “ICS” thống nhất cho toàn bộ biểu mẫu nhằm dễ dàng quản lý, tra cứu và triển khai.
- File định dạng .docx dùng cho các chính sách, hướng dẫn, quy trình, biểu mẫu hoặc nội dung soạn thảo.
- File định dạng .xlsx dùng cho bảng theo dõi, phân tích dữ liệu, khảo sát hoặc đánh giá kết quả.
- Có thể triển khai từng phần tùy theo nhu cầu doanh nghiệp, hoặc kết hợp nhiều phần để xây dựng hệ thống truyền thông nội bộ toàn diện.
- Cần đảm bảo phân quyền, bảo mật và cập nhật định kỳ các biểu mẫu.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Đánh giá hiện trạng truyền thông nội bộ của doanh nghiệp.
- Bước 2: Lựa chọn các phần ưu tiên phù hợp với chiến lược và quy mô tổ chức.
- Bước 3: Đào tạo đội ngũ phụ trách truyền thông về phương pháp sử dụng bộ toolkits.
- Bước 4: Triển khai thực hiện, giám sát, và thu thập phản hồi từ nhân viên.
- Bước 5: Đánh giá hiệu quả và điều chỉnh nội dung, công cụ hoặc kênh truyền thông cho phù hợp.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Tăng cường tính gắn kết, chia sẻ và hiểu biết giữa các cấp trong doanh nghiệp.
- Thông điệp nội bộ được truyền đạt đồng bộ, rõ ràng và chuyên nghiệp.
- Tăng sự chủ động, minh bạch và hiệu quả trong phối hợp công việc.
- Cải thiện niềm tin, tinh thần và động lực làm việc của nhân viên.
- Hình thành văn hóa truyền thông cởi mở, hỗ trợ sự phát triển bền vững của tổ chức.