Bộ Công Cụ Quản Trị Mua Hàng Hiệu Quả
(Effective Purchasing Management Toolkits)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ “Quản trị Mua hàng Hiệu quả (Effective Purchasing Management Toolkits)” được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa toàn bộ quy trình mua sắm, từ khâu lập kế hoạch, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng đến kiểm soát chi phí và đánh giá hiệu suất. Bộ toolkits này mang tính hệ thống, giúp chuẩn hóa nghiệp vụ mua hàng, đảm bảo tính minh bạch, kiểm soát rủi ro và nâng cao năng lực đàm phán của đội ngũ mua hàng trong các tổ chức quy mô lớn.

2. Đối tượng sử dụng:
- Bộ phận mua hàng, cung ứng, và quản lý chuỗi cung ứng.
- Bộ phận tài chính, kế hoạch, pháp chế và kiểm soát nội bộ.
- Các cấp quản lý trung và cao cấp chịu trách nhiệm phê duyệt, giám sát hoặc hoạch định chiến lược mua hàng.
- Các chuyên gia tư vấn, kiểm toán viên và đội ngũ quản lý chất lượng liên quan đến hoạt động mua sắm chiến lược.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Purchasing Strategy, Policy & Governance
Objective: To establish a unified purchasing strategy, define governance principles, and ensure alignment with organizational objectives.
1. EPM-0101_Purchasing_Strategy_and_Objectives.docx
2. EPM-0102_Purchasing_Policy_and_Procedure_Manual.docx
3. EPM-0103_Purchasing_Governance_Framework.docx
4. EPM-0104_Roles_and_Responsibilities_Matrix.xlsx
5. EPM-0105_Purchasing_Approval_Authority_Matrix.xlsx
6. EPM-0106_Purchasing_KPI_and_Goal_Setting_Sheet.xlsx
7. EPM-0107_Purchasing_Improvement_Action_Plan.docx

Part 2. Demand Planning & Purchase Requisition Management
Objective: To manage and control the purchasing needs of departments through structured demand forecasting and requisition workflows.
1. EPM-0201_Purchase_Requisition_Form.docx
2. EPM-0202_Demand_Forecasting_Template.xlsx
3. EPM-0203_Purchase_Requisition_Approval_Log.xlsx
4. EPM-0204_Requisition_Tracking_Sheet.xlsx
5. EPM-0205_Material_Requirement_Planning_Form.xlsx
6. EPM-0206_Request_Prioritization_Matrix.xlsx
7. EPM-0207_Requisition_Summary_Report.docx

Part 3. Supplier Sourcing & Evaluation
Objective: To identify, assess, and select the most suitable suppliers based on cost, quality, reliability, and compliance.
1. EPM-0301_Supplier_Sourcing_Strategy.docx
2. EPM-0302_Request_for_Quotation_(RFQ)_Template.docx
3. EPM-0303_Supplier_Quotation_Comparison_Sheet.xlsx
4. EPM-0304_Supplier_Evaluation_Form.docx
5. EPM-0305_Supplier_Selection_Scorecard.xlsx
6. EPM-0306_Supplier_Approval_Form.docx
7. EPM-0307_Sourcing_Recommendation_Report.docx

Part 4. Negotiation & Contract Management
Objective: To optimize negotiation outcomes, control contract risks, and ensure alignment with legal and business terms.
1. EPM-0401_Negotiation_Preparation_Plan.docx
2. EPM-0402_Price_Analysis_Tool.xlsx
3. EPM-0403_Contract_Negotiation_Log.xlsx
4. EPM-0404_Contract_Review_Checklist.docx
5. EPM-0405_Contract_Approval_Form.docx
6. EPM-0406_Purchasing_Contract_Template.docx
7. EPM-0407_Contract_Performance_Tracking_Sheet.xlsx

Part 5. Purchase Order Management
Objective: To standardize and control the entire purchase order lifecycle, ensuring accuracy and timely fulfillment.
1. EPM-0501_Purchase_Order_Template.docx
2. EPM-0502_PO_Approval_Form.docx
3. EPM-0503_PO_Issue_Log.xlsx
4. EPM-0504_PO_Status_Tracking_Sheet.xlsx
5. EPM-0505_PO_Cancellation_Request_Form.docx
6. EPM-0506_PO_Amendment_Tracker.xlsx
7. EPM-0507_PO_Archive_Register.xlsx

Part 6. Vendor Performance & Delivery Monitoring
Objective: To monitor supplier delivery, quality, and responsiveness to ensure continuous performance improvement.
1. EPM-0601_Vendor_Performance_Monitoring_Sheet.xlsx
2. EPM-0602_OnTime_Delivery_Tracker.xlsx
3. EPM-0603_Quality_Complaint_Form.docx
4. EPM-0604_Vendor_Performance_Scorecard.xlsx
5. EPM-0605_Performance_Review_Meeting_Minutes.docx
6. EPM-0606_Corrective_Action_Request_Form.docx
7. EPM-0607_Vendor_Performance_Dashboard.xlsx

Part 7. Cost Analysis & Budget Control
Objective: To manage purchasing budgets, analyze costs, and implement cost-saving initiatives.
1. EPM-0701_Purchasing_Budget_Plan.xlsx
2. EPM-0702_Purchase_Cost_Analysis_Report.xlsx
3. EPM-0703_Price_Variation_Tracker.xlsx
4. EPM-0704_Purchase_Cost_Saving_Tracker.xlsx
5. EPM-0705_Spending_Summary_Report.xlsx
6. EPM-0706_Cost_Improvement_Action_Plan.docx
7. EPM-0707_Budget_vs_Actual_Report.xlsx

Part 8. Compliance & Audit Management
Objective: To ensure transparency, compliance with procurement regulations, and readiness for internal and external audits.
1. EPM-0801_Purchasing_Compliance_Checklist.xlsx
2. EPM-0802_Internal_Audit_Plan.docx
3. EPM-0803_Audit_Findings_Log.xlsx
4. EPM-0804_NonCompliance_Report_Form.docx
5. EPM-0805_Corrective_Action_Tracker.xlsx
6. EPM-0806_Audit_Closure_Report.docx
7. EPM-0807_Procurement_Compliance_Dashboard.xlsx

Part 9. Supplier Relationship & Communication
Objective: To foster collaboration, transparency, and alignment between the organization and its suppliers.
1. EPM-0901_Supplier_Communication_Plan.docx
2. EPM-0902_Supplier_Feedback_Form.docx
3. EPM-0903_Supplier_Engagement_Log.xlsx
4. EPM-0904_Supplier_Review_Meeting_Agenda.docx
5. EPM-0905_Supplier_Collaboration_Scorecard.xlsx
6. EPM-0906_Supplier_Satisfaction_Survey.xlsx
7. EPM-0907_Supplier_Relationship_Summary_Report.docx

Part 10. Performance Review & Continuous Improvement
Objective: To continuously evaluate purchasing performance and drive long-term operational excellence.
1. EPM-1001_Purchasing_Performance_Dashboard.xlsx
2. EPM-1002_Purchasing_KPI_Tracking_Sheet.xlsx
3. EPM-1003_Performance_Review_Report.docx
4. EPM-1004_Root_Cause_Analysis_Form.docx
5. EPM-1005_Improvement_Action_Tracker.xlsx
6. EPM-1006_Annual_Purchasing_Evaluation_Report.docx
7. EPM-1007_Continuous_Improvement_Plan.docx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Tất cả các biểu mẫu trong bộ toolkits sử dụng mã chuẩn “EPM” để đảm bảo tính đồng bộ và dễ truy xuất.
- File .docx dùng cho biểu mẫu, hướng dẫn, quy trình và báo cáo.
- File .xlsx dùng cho bảng phân tích, dashboard, công cụ theo dõi và so sánh.
- Các template có thể được tùy chỉnh theo quy mô, loại hình và chiến lược mua hàng của từng doanh nghiệp.
- Nên sử dụng đồng bộ giữa các phần để tạo thành chu trình khép kín từ lập kế hoạch – mua hàng – kiểm soát – đánh giá – cải tiến.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Đánh giá quy trình mua hàng hiện tại của doanh nghiệp.
- Bước 2: Chuẩn hóa chính sách, quy trình và các biểu mẫu liên quan đến mua sắm.
- Bước 3: Đào tạo đội ngũ mua hàng sử dụng công cụ và áp dụng quy trình thống nhất.
- Bước 4: Thiết lập hệ thống theo dõi chi phí, hiệu suất và nhà cung cấp bằng dashboard.
- Bước 5: Tổ chức các cuộc đánh giá, kiểm toán nội bộ định kỳ.
- Bước 6: Liên tục cải tiến dựa trên dữ liệu và phản hồi từ các bên liên quan.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Hệ thống mua hàng minh bạch, kiểm soát tốt chi phí và giảm rủi ro.
- Tăng hiệu quả hoạt động của đội ngũ mua hàng và chuỗi cung ứng.
- Tối ưu hóa chi phí tổng thể và nâng cao năng lực đàm phán với nhà cung cấp.
- Tăng khả năng tuân thủ và sẵn sàng cho kiểm toán nội bộ hoặc bên ngoài.
- Cải thiện hiệu quả chiến lược và khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu.