Bộ Công Cụ Kỹ Năng Tổ Chức Và Điều Hành Cuộc Họp
(Meeting Organization & Facilitation Skills Toolkits)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ “Kỹ Năng Tổ Chức Và Điều Hành Cuộc Họp (Meeting Organization & Facilitation Skills Toolkits)” được thiết kế nhằm giúp các cấp quản lý, lãnh đạo và nhân viên văn phòng nâng cao kỹ năng tổ chức, điều hành và tối ưu hóa hiệu quả các cuộc họp trong doanh nghiệp. Bộ công cụ này giúp chuẩn hóa toàn bộ quy trình tổ chức họp từ khâu chuẩn bị, điều phối, ghi nhận nội dung đến đánh giá hiệu quả, nhằm tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và đảm bảo ra quyết định hiệu quả hơn.

2. Đối tượng sử dụng:
- Giám đốc điều hành, giám đốc bộ phận, trưởng phòng và các cấp quản lý.
- Thư ký, trợ lý, nhân viên văn phòng phụ trách công tác hành chính – tổ chức họp.
- Trưởng nhóm dự án, quản lý sản xuất, nhân sự hoặc các nhóm làm việc liên phòng ban.
- Doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc nhóm, dự án, Agile, Lean hoặc họp đa cấp.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Meeting Strategy, Policy & Objectives
Objective: To define the organization’s meeting philosophy, objectives, and policy for effective communication.
1. MOF-0101_Meeting_Strategy_and_Policy_Document.docx
2. MOF-0102_Organizational_Communication_Framework.docx
3. MOF-0103_Meeting_Objectives_Definition_Form.docx
4. MOF-0104_Meeting_Type_and_Level_Matrix.xlsx
5. MOF-0105_Meeting_Standards_and_Guidelines.docx
6. MOF-0106_Meeting_Calendar_Planning_Sheet.xlsx
7. MOF-0107_Annual_Meeting_Plan_Template.docx

Part 2. Pre-Meeting Planning & Preparation
Objective: To ensure all meetings are well-prepared with clear objectives, participants, and materials.
1. MOF-0201_Meeting_Request_Form.docx
2. MOF-0202_Pre-Meeting_Checklist.docx
3. MOF-0203_Meeting_Agenda_Template.docx
4. MOF-0204_Meeting_Participant_List.xlsx
5. MOF-0205_Room_Reservation_Form.docx
6. MOF-0206_Material_Preparation_Log.xlsx
7. MOF-0207_Presentation_Slide_Approval_Form.docx

Part 3. Meeting Facilitation & Conduct
Objective: To guide facilitators in running effective, inclusive, and time-efficient meetings.
1. MOF-0301_Facilitator_Guide_for_Effective_Meetings.docx
2. MOF-0302_Meeting_Role_Assignment_Form.docx
3. MOF-0303_Meeting_Rules_and_Etiquette_Poster.docx
4. MOF-0304_Meeting_Timing_Control_Sheet.xlsx
5. MOF-0305_Participation_and_Engagement_Tracker.xlsx
6. MOF-0306_Meeting_Observation_Form.docx
7. MOF-0307_Meeting_Script_Template.docx

Part 4. Documentation & Minutes of Meeting (MoM)
Objective: To record, distribute, and archive meeting outcomes and decisions systematically.
1. MOF-0401_Meeting_Minutes_Template.docx
2. MOF-0402_Action_Item_Log.xlsx
3. MOF-0403_Decision_Register.xlsx
4. MOF-0404_Follow-Up_Assignment_Sheet.xlsx
5. MOF-0405_Meeting_Summary_Report_Template.docx
6. MOF-0406_Approval_of_MoM_Form.docx
7. MOF-0407_Meeting_Archive_Register.xlsx

Part 5. Action Tracking & Accountability
Objective: To ensure follow-up, accountability, and progress on decisions taken during meetings.
1. MOF-0501_Action_Tracking_Sheet.xlsx
2. MOF-0502_Action_Owner_Assignment_Form.docx
3. MOF-0503_Action_Status_Update_Report.xlsx
4. MOF-0504_Issue_and_Risk_Log.xlsx
5. MOF-0505_Meeting_Follow_Up_Email_Template.docx
6. MOF-0506_Progress_Review_Form.docx
7. MOF-0507_Action_Completion_Verification_Form.docx

Part 6. Meeting Evaluation & Improvement
Objective: To continuously evaluate meeting effectiveness and identify areas for improvement.
1. MOF-0601_Meeting_Evaluation_Form.docx
2. MOF-0602_Participant_Feedback_Survey.xlsx
3. MOF-0603_Meeting_Productivity_Scorecard.xlsx
4. MOF-0604_Meeting_Audit_Checklist.docx
5. MOF-0605_Facilitator_Performance_Evaluation_Form.docx
6. MOF-0606_Meeting_Cost_Analysis_Sheet.xlsx
7. MOF-0607_Meeting_Improvement_Action_Plan.docx

Part 7. Virtual & Hybrid Meeting Management
Objective: To optimize efficiency and engagement in virtual and hybrid meeting environments.
1. MOF-0701_Virtual_Meeting_Guidelines.docx
2. MOF-0702_Online_Meeting_Checklist.docx
3. MOF-0703_Technical_Setup_Readiness_Form.docx
4. MOF-0704_Virtual_Attendance_Tracking_Sheet.xlsx
5. MOF-0705_Hybrid_Meeting_Participant_Log.xlsx
6. MOF-0706_Online_Meeting_Issue_Log.xlsx
7. MOF-0707_Virtual_Meeting_FollowUp_Template.docx

Part 8. Meeting Dashboard & Data Analytics
Objective: To visualize meeting performance and track decision-making efficiency across departments.
1. MOF-0801_Meeting_Dashboard_Template.xlsx
2. MOF-0802_Meeting_Frequency_Tracker.xlsx
3. MOF-0803_Pending_Actions_Heatmap.xlsx
4. MOF-0804_Attendance_Trend_Analysis.xlsx
5. MOF-0805_Meeting_Duration_Analysis_Report.xlsx
6. MOF-0806_Meeting_Effectiveness_Comparison_Chart.xlsx
7. MOF-0807_KPI_Summary_for_Meeting_Efficiency.docx

Part 9. Communication & Follow-Up Reporting
Objective: To ensure transparent communication and clear alignment after meetings.
1. MOF-0901_Meeting_Summary_Email_Template.docx
2. MOF-0902_Key_Takeaways_Communication_Form.docx
3. MOF-0903_Post-Meeting_Briefing_Note_Template.docx
4. MOF-0904_Stakeholder_Communication_Log.xlsx
5. MOF-0905_Action_Tracking_Report.xlsx
6. MOF-0906_Weekly_Meeting_Summary_Report.docx
7. MOF-0907_Progress_Update_Template.docx

Part 10. Continuous Learning & Facilitation Skills Development
Objective: To enhance facilitator capability and develop a meeting culture of participation and accountability.
1. MOF-1001_Facilitator_Skills_Assessment_Form.docx
2. MOF-1002_Meeting_Best_Practices_Guide.docx
3. MOF-1003_Meeting_Facilitation_Training_Plan.docx
4. MOF-1004_Participant_Engagement_Techniques.docx
5. MOF-1005_Facilitator_Development_Log.xlsx
6. MOF-1006_Meeting_Culture_Improvement_Roadmap.xlsx
7. MOF-1007_Meeting_Lessons_Learned_Template.docx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Sử dụng các biểu mẫu .docx cho phần chính sách, quy trình, hướng dẫn, biên bản và báo cáo.
- Sử dụng các biểu mẫu .xlsx cho phần theo dõi, phân tích dữ liệu, thống kê, và dashboard.
- Mã định danh “MOF” giúp dễ dàng tìm kiếm, phân loại và quản lý thống nhất các tài liệu trong hệ thống quản trị doanh nghiệp.
- Tất cả các biểu mẫu nên được cập nhật định kỳ và phù hợp với quy trình vận hành nội bộ.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Xác định các loại hình họp thường xuyên trong tổ chức và chuẩn hóa quy trình cho từng loại.
- Bước 2: Phân công rõ vai trò (chủ trì, thư ký, người ghi biên bản, người theo dõi hành động).
- Bước 3: Sử dụng các template trong toolkit để lập kế hoạch, điều hành và ghi nhận nội dung cuộc họp.
- Bước 4: Thiết lập cơ chế giám sát và báo cáo định kỳ về hiệu quả các cuộc họp.
- Bước 5: Đào tạo đội ngũ chủ trì, thư ký và nhân viên để áp dụng thống nhất mô hình họp hiệu quả.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Giảm lãng phí thời gian họp, tăng tỷ lệ hành động được thực thi sau họp.
- Cải thiện tính minh bạch, phối hợp và ra quyết định trong doanh nghiệp.
- Tăng hiệu quả làm việc nhóm, năng suất tổ chức và tinh thần trách nhiệm.
- Xây dựng văn hóa họp chuyên nghiệp, khoa học và hướng tới kết quả.
- Hỗ trợ doanh nghiệp đạt tiêu chuẩn vận hành hiện đại theo mô hình Lean Management.