BỘ CÔNG CỤ KỸ NĂNG MUA HÀNG HIỆU QUẢ
(EFFECTIVE PROCUREMENT SKILLS TOOLKITS)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ “Kỹ năng Mua hàng Hiệu quả (Effective Procurement Skills Toolkits)” được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa toàn bộ quy trình mua sắm – từ hoạch định chiến lược, đánh giá nhà cung cấp, thương thảo hợp đồng, đến quản lý rủi ro và cải tiến liên tục. Bộ công cụ hỗ trợ các cấp quản lý và nhân viên mua hàng ra quyết định dựa trên dữ liệu, minh bạch, tiết kiệm chi phí và tuân thủ quy định nội bộ lẫn pháp lý.

2. Đối tượng sử dụng:
- Ban Giám đốc, Trưởng phòng Mua hàng, Quản lý Tài chính – Chuỗi cung ứng.
- Bộ phận Mua hàng, Cung ứng, Kế hoạch vật tư và Hậu cần.
- Các chuyên viên chịu trách nhiệm về đánh giá, lựa chọn và quản lý nhà cung cấp.
- Các doanh nghiệp mong muốn chuẩn hóa quy trình mua sắm và nâng cao năng lực đàm phán, tiết kiệm chi phí.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Procurement Strategy & Planning
Objective: To define procurement vision, establish sourcing goals, and align procurement strategy with organizational objectives.
1. EPS-0101_Procurement_Strategy_Plan.docx
2. EPS-0102_Annual_Procurement_Objectives.xlsx
3. EPS-0103_Spend_Category_Analysis_Template.xlsx
4. EPS-0104_Sourcing_Prioritization_Matrix.xlsx
5. EPS-0105_Procurement_Policy_and_Guidelines.docx
6. EPS-0106_Strategic_Supplier_Roadmap.xlsx
7. EPS-0107_Procurement_Risk_Assessment_Form.docx

Part 2. Procurement Needs & Specification Management
Objective: To standardize and clarify the process of identifying needs, preparing specifications, and managing purchase requests.
1. EPS-0201_Purchase_Requisition_Form.docx
2. EPS-0202_Business_Needs_Assessment_Template.xlsx
3. EPS-0203_Technical_Specification_Sheet.docx
4. EPS-0204_Procurement_Requirements_Approval_Form.docx
5. EPS-0205_Consolidated_Procurement_Plan.xlsx
6. EPS-0206_Procurement_Prioritization_List.xlsx
7. EPS-0207_Specification_Change_Request_Form.docx

Part 3. Vendor Identification & Prequalification
Objective: To ensure that potential suppliers meet technical, financial, and ethical standards before engagement.
1. EPS-0301_Vendor_Prequalification_Form.docx
2. EPS-0302_Supplier_Evaluation_Checklist.xlsx
3. EPS-0303_Vendor_Profile_Template.docx
4. EPS-0304_Vendor_Risk_Assessment_Sheet.xlsx
5. EPS-0305_Prequalification_Scoring_Matrix.xlsx
6. EPS-0306_Supplier_Database_Tracker.xlsx
7. EPS-0307_Vendor_Approval_Decision_Form.docx

Part 4. Request for Quotation (RFQ) & Tender Management
Objective: To structure RFQ and tendering processes ensuring transparency, fairness, and optimal cost-benefit analysis.
1. EPS-0401_RFQ_Template.docx
2. EPS-0402_Tender_Invitation_Letter.docx
3. EPS-0403_Tender_Bid_Comparison_Sheet.xlsx
4. EPS-0404_RFQ_Response_Tracking_Log.xlsx
5. EPS-0405_Bid_Evaluation_Scoring_Form.xlsx
6. EPS-0406_Tender_Committee_Evaluation_Report.docx
7. EPS-0407_Procurement_Award_Recommendation_Form.docx

Part 5. Supplier Selection & Contracting
Objective: To guide supplier evaluation, negotiation, and contract award based on objective criteria and value optimization.
1. EPS-0501_Supplier_Selection_Matrix.xlsx
2. EPS-0502_Contract_Negotiation_Plan.docx
3. EPS-0503_TCO_(Total_Cost_of_Ownership)_Analysis.xlsx
4. EPS-0504_Supplier_Approval_Form.docx
5. EPS-0505_Contract_Review_Checklist.docx
6. EPS-0506_Contract_Signature_Tracker.xlsx
7. EPS-0507_Contract_Summary_and_Key_Terms_Log.xlsx

Part 6. Purchase Order (PO) & Transactional Management
Objective: To ensure accurate, timely, and compliant processing of purchase orders and procurement transactions.
1. EPS-0601_Purchase_Order_Template.docx
2. EPS-0602_PO_Tracking_Log.xlsx
3. EPS-0603_PO_Amendment_Request_Form.docx
4. EPS-0604_Delivery_Schedule_Tracker.xlsx
5. EPS-0605_GRN_(Goods_Received_Note)_Template.docx
6. EPS-0606_Invoice_Tracking_Sheet.xlsx
7. EPS-0607_Payment_Approval_Workflow_Document.docx

Part 7. Supplier Relationship & Performance Management
Objective: To build long-term supplier partnerships through systematic evaluation, collaboration, and feedback.
1. EPS-0701_Supplier_Performance_Scorecard.xlsx
2. EPS-0702_Supplier_Review_Meeting_Agenda.docx
3. EPS-0703_Vendor_Feedback_Form.docx
4. EPS-0704_Performance_Improvement_Action_Plan.xlsx
5. EPS-0705_Supplier_Development_Program_Plan.docx
6. EPS-0706_KPI_and_SLA_Monitoring_Dashboard.xlsx
7. EPS-0707_Contract_Compliance_Report.docx

Part 8. Cost Control & Procurement Analysis
Objective: To analyze procurement spend, control costs, and identify savings opportunities.
1. EPS-0801_Spend_Analysis_Report_Template.xlsx
2. EPS-0802_Supplier_Cost_Breakdown_Sheet.xlsx
3. EPS-0803_Procurement_Savings_Tracker.xlsx
4. EPS-0804_Price_Variation_Analysis_Tool.xlsx
5. EPS-0805_Procurement_Budget_Control_Form.docx
6. EPS-0806_Cost_Reduction_Project_Tracker.xlsx
7. EPS-0807_Value_for_Money_Assessment_Template.docx

Part 9. Risk, Ethics & Compliance Management
Objective: To minimize procurement risks and enforce compliance with internal policies and external regulations.
1. EPS-0901_Procurement_Risk_Register.xlsx
2. EPS-0902_Ethical_Procurement_Policy.docx
3. EPS-0903_Conflict_of_Interest_Declaration_Form.docx
4. EPS-0904_Anti-Bribery_Statement.docx
5. EPS-0905_Compliance_Audit_Checklist.xlsx
6. EPS-0906_Risk_Mitigation_Plan.xlsx
7. EPS-0907_Compliance_Reporting_Template.docx

Part 10. Continuous Improvement & Reporting
Objective: To promote procurement excellence through continuous improvement, lessons learned, and strategic reporting.
1. EPS-1001_Procurement_Continuous_Improvement_Plan.docx
2. EPS-1002_Procurement_Performance_Dashboard.xlsx
3. EPS-1003_Procurement_KPI_Scorecard.xlsx
4. EPS-1004_Annual_Procurement_Report_Template.docx
5. EPS-1005_Lessons_Learned_Log.xlsx
6. EPS-1006_Procurement_Improvement_Action_Tracker.xlsx
7. EPS-1007_Audit_and_Review_Summary_Report.docx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Mã code “EPS” được sử dụng để chuẩn hóa và thống nhất quản lý biểu mẫu.
- File .docx dùng cho các biểu mẫu, chính sách, báo cáo hoặc hướng dẫn.
- File .xlsx dùng cho các bảng dữ liệu, phân tích chi phí, đánh giá và theo dõi KPI.
- Có thể áp dụng riêng từng phần hoặc triển khai toàn bộ theo quy trình chuẩn ISO hoặc ERP.
- Cập nhật định kỳ dữ liệu, kiểm tra độ chính xác và bảo mật thông tin nhà cung cấp.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Xác định hiện trạng quy trình mua hàng hiện tại.
- Bước 2: Chuẩn hóa quy trình theo từng phần của bộ công cụ (từ hoạch định đến đánh giá).
- Bước 3: Đào tạo đội ngũ mua hàng và các phòng ban liên quan.
- Bước 4: Áp dụng biểu mẫu trong thực tế và giám sát tuân thủ.
- Bước 5: Đánh giá định kỳ hiệu quả, cập nhật quy trình và cải tiến liên tục.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Chuẩn hóa toàn bộ quy trình mua hàng trong doanh nghiệp.
- Nâng cao hiệu quả chi phí, tính minh bạch và khả năng kiểm soát rủi ro.
- Cải thiện năng lực đàm phán, lựa chọn nhà cung cấp chiến lược.
- Đảm bảo tuân thủ quy định nội bộ và các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp.
- Tăng cường hiệu suất, giảm lãng phí và tối ưu hóa chuỗi cung ứng tổng thể.