BỘ CÔNG CỤ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG MUA HÀNG
(PROCUREMENT CONTRACT MANAGEMENT TOOLKITS)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ “Quản lý Hợp đồng Mua hàng (Procurement Contract Management Toolkits)” được thiết kế nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý toàn bộ vòng đời hợp đồng mua sắm – từ hoạch định, soạn thảo, đàm phán, ký kết, theo dõi, đến gia hạn và thanh lý hợp đồng. Bộ công cụ giúp đảm bảo tính minh bạch, giảm thiểu rủi ro pháp lý, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả hợp tác với nhà cung cấp.
Hệ thống biểu mẫu, quy trình và công cụ được thiết kế theo chuẩn quốc tế, phù hợp với môi trường doanh nghiệp quy mô lớn, có nhiều cấp quản lý và nhiều hợp đồng chiến lược.

2. Đối tượng sử dụng:
- Bộ phận mua hàng, phòng cung ứng và quản lý chuỗi cung ứng.
- Phòng pháp chế, kiểm toán nội bộ và bộ phận tài chính.
- Ban giám đốc, trưởng phòng chịu trách nhiệm phê duyệt, ký kết hợp đồng.
- Các chuyên gia tư vấn, quản lý dự án hoặc doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP/SRM.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Contract Strategy, Policy & Governance
Objective: To establish a unified procurement contract policy framework, align contracting goals with organizational strategy, and ensure compliance and governance consistency.
1. PCM-0101_Contract_Management_Strategy.docx
2. PCM-0102_Procurement_Policy_and_Governance_Framework.docx
3. PCM-0103_Contract_Approval_Matrix.xlsx
4. PCM-0104_Roles_and_Responsibilities_Mapping.docx
5. PCM-0105_Contract_Compliance_Checklist.xlsx
6. PCM-0106_Contract_Authority_Delegation_Document.docx
7. PCM-0107_Contract_Management_Objectives_and_KPIs.xlsx

Part 2. Contract Planning & Risk Assessment
Objective: To plan, assess, and mitigate risks before contract drafting, ensuring supplier and organizational interests are protected.
1. PCM-0201_Contract_Risk_Assessment_Form.docx
2. PCM-0202_Risk_Scoring_Matrix.xlsx
3. PCM-0203_Risk_Mitigation_Action_Plan.docx
4. PCM-0204_Contract_Requirement_Analysis_Template.docx
5. PCM-0205_Stakeholder_Consultation_Log.xlsx
6. PCM-0206_PreContract_Review_Checklist.xlsx
7. PCM-0207_Contract_Planning_Timeline.xlsx

Part 3. Contract Drafting & Negotiation
Objective: To ensure clarity, fairness, and legal compliance during contract drafting and negotiation stages.
1. PCM-0301_Contract_Drafting_Guideline.docx
2. PCM-0302_Contract_Template_Master_Document.docx
3. PCM-0303_Standard_Clauses_Library.docx
4. PCM-0304_Terms_and_Conditions_Template.docx
5. PCM-0305_Negotiation_Preparation_Form.xlsx
6. PCM-0306_Contract_Negotiation_Log.xlsx
7. PCM-0307_Change_Clause_Request_Form.docx

Part 4. Supplier Evaluation & Selection for Contracting
Objective: To select the most qualified and compliant suppliers for contract execution.
1. PCM-0401_Supplier_Prequalification_Form.docx
2. PCM-0402_Supplier_Scorecard_Template.xlsx
3. PCM-0403_Supplier_Contract_Readiness_Checklist.docx
4. PCM-0404_Bid_Evaluation_Summary_Sheet.xlsx
5. PCM-0405_Supplier_Approval_Form.docx
6. PCM-0406_Contract_Award_Recommendation_Form.docx
7. PCM-0407_Supplier_Selection_Report.xlsx

Part 5. Contract Execution & Onboarding
Objective: To manage contract finalization, signatures, and onboarding processes efficiently and transparently.
1. PCM-0501_Contract_Execution_Procedure.docx
2. PCM-0502_Contract_Signature_Authorization_Form.docx
3. PCM-0503_Contract_Onboarding_Checklist.xlsx
4. PCM-0504_Contract_Implementation_Plan.xlsx
5. PCM-0505_Communication_and_Notification_Log.xlsx
6. PCM-0506_Contract_Start_Confirmation_Form.docx
7. PCM-0507_Contract_Execution_Tracker.xlsx

Part 6. Contract Performance Monitoring
Objective: To measure, monitor, and manage supplier and contract performance against KPIs.
1. PCM-0601_Contract_Performance_KPI_Dashboard.xlsx
2. PCM-0602_Supplier_Performance_Review_Form.docx
3. PCM-0603_Delivery_and_Service_Compliance_Log.xlsx
4. PCM-0604_Performance_Evaluation_Schedule.xlsx
5. PCM-0605_Contract_Performance_Scorecard.xlsx
6. PCM-0606_Performance_Deviation_Report.docx
7. PCM-0607_Corrective_Action_Request_Form.docx

Part 7. Contract Change & Amendment Control
Objective: To manage all contract modifications, amendments, and extensions systematically and traceably.
1. PCM-0701_Contract_Amendment_Request_Form.docx
2. PCM-0702_Contract_Change_Log.xlsx
3. PCM-0703_Change_Approval_Matrix.xlsx
4. PCM-0704_Contract_Extension_Agreement_Template.docx
5. PCM-0705_Scope_Adjustment_Tracker.xlsx
6. PCM-0706_Change_Impact_Assessment_Form.docx
7. PCM-0707_Contract_Reissue_Approval_Document.docx

Part 8. Financial Management & Payment Control
Objective: To ensure accurate financial tracking, milestone payment control, and audit readiness.
1. PCM-0801_Payment_Schedule_and_Milestone_Tracker.xlsx
2. PCM-0802_Payment_Approval_Form.docx
3. PCM-0803_Invoice_Verification_Log.xlsx
4. PCM-0804_Payment_Dispute_Log.xlsx
5. PCM-0805_Contract_Cost_Control_Report.xlsx
6. PCM-0806_Budget_vs_Actual_Expenditure_Sheet.xlsx
7. PCM-0807_Financial_Reconciliation_Form.docx

Part 9. Contract Renewal, Termination & Closure
Objective: To properly manage the end-of-contract phase and ensure lessons learned are documented.
1. PCM-0901_Contract_Renewal_Evaluation_Form.docx
2. PCM-0902_Renewal_Approval_Form.docx
3. PCM-0903_Termination_Notice_Template.docx
4. PCM-0904_Contract_Closure_Checklist.xlsx
5. PCM-0905_Contract_Closure_Report.docx
6. PCM-0906_Lessons_Learned_Log.xlsx
7. PCM-0907_Post_Contract_Review_Template.docx

Part 10. Audit, Compliance & Continuous Improvement
Objective: To strengthen governance, ensure regulatory compliance, and promote continuous improvement in contract management.
1. PCM-1001_Contract_Audit_Checklist.xlsx
2. PCM-1002_Compliance_Assessment_Form.docx
3. PCM-1003_Audit_Findings_and_Actions_Log.xlsx
4. PCM-1004_Internal_Audit_Schedule.xlsx
5. PCM-1005_Risk_and_Compliance_Report.docx
6. PCM-1006_Continuous_Improvement_Plan.xlsx
7. PCM-1007_Annual_Contract_Performance_Report.docx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Mã code chuẩn “PCM” được sử dụng cho toàn bộ biểu mẫu để đảm bảo tính hệ thống.
- File .docx dành cho quy trình, biểu mẫu, chính sách, hướng dẫn và báo cáo.
- File .xlsx dùng cho các công cụ theo dõi, phân tích, bảng kiểm, KPI và dashboard.
- Các template được thiết kế linh hoạt để tùy chỉnh theo từng loại hợp đồng.
- Doanh nghiệp có thể triển khai từng phần hoặc áp dụng toàn bộ hệ thống.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Rà soát toàn bộ quy trình hợp đồng hiện tại.
- Bước 2: Lựa chọn nhóm template phù hợp với loại hợp đồng (mua sắm, dịch vụ, thuê ngoài…).
- Bước 3: Chuẩn hóa quy trình soạn thảo, phê duyệt, ký kết và theo dõi hợp đồng.
- Bước 4: Đào tạo đội ngũ mua hàng và pháp lý về cách sử dụng biểu mẫu.
- Bước 5: Ứng dụng hệ thống theo dõi và báo cáo hiệu suất hợp đồng định kỳ.
- Bước 6: Định kỳ đánh giá, cải tiến quy trình và cập nhật biểu mẫu.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Quản lý toàn diện vòng đời hợp đồng từ khâu lập kế hoạch đến thanh lý.
- Giảm rủi ro pháp lý, tài chính và tăng tính minh bạch trong hợp tác.
- Chuẩn hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất bộ phận mua hàng.
- Tăng hiệu quả kiểm soát chi phí và cải thiện quan hệ với nhà cung cấp.
- Hình thành hệ thống quản trị hợp đồng chuyên nghiệp, đáp ứng tiêu chuẩn kiểm toán và tuân thủ nội bộ.