Bộ Công Cụ Xử Lý Khủng Hoảng Truyền Thông
(Crisis Communication Management Toolkits)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ Crisis Communication Management Toolkits được thiết kế nhằm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả các tình huống khủng hoảng truyền thông. Bộ công cụ này cung cấp đầy đủ các biểu mẫu chuẩn hóa để chuẩn bị, phản ứng, truyền thông nội bộ và bên ngoài, phối hợp với các bên liên quan, và đánh giá phục hồi sau khủng hoảng. Việc sử dụng toolkits giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch, giảm thiểu rủi ro tổn hại danh tiếng, và bảo đảm sự ổn định trong quá trình khủng hoảng.

2. Đối tượng sử dụng

- Ban giám đốc, CEO, CFO, CCO, CMO và đội ngũ quản lý cấp cao.
- Bộ phận truyền thông, quan hệ công chúng (PR), quản lý rủi ro.
- Bộ phận nhân sự, pháp chế, quan hệ nhà đầu tư.
- Các quản lý cấp trung chịu trách nhiệm điều hành khủng hoảng tại đơn vị.

3. Nội dung bộ toolkits

Part 1. Crisis Preparedness & Strategic Planning
Objective: To prepare the organization for potential crises by setting guidelines, responsibilities, and strategic actions.

CCM_Crisis_Communication_Policy.docx
CCM_Roles_and_Responsibilities_Matrix.xlsx
CCM_Crisis_Risk_Assessment_Form.docx
CCM_Communication_Strategy_Plan.docx

Part 2. Crisis Communication Response Framework
Objective: To provide standardized templates for immediate communication during a crisis.

CCM_Crisis_Response_Action_Plan.docx
CCM_Initial_Incident_Report_Form.xlsx
CCM_Emergency_Contact_List.xlsx
CCM_Crisis_Command_Center_Guidelines.docx

Part 3. Internal Communication Management
Objective: To ensure timely and transparent internal communication with employees during a crisis.

CCM_Internal_Communication_Message_Template.docx
CCM_FAQ_for_Employees.docx
CCM_Internal_Update_Log.xlsx
CCM_Manager_Briefing_Checklist.docx

Part 4. External Communication & Media Handling
Objective: To manage media inquiries, press releases, and external messaging to protect corporate reputation.

CCM_Press_Release_Template.docx
CCM_Media_Response_Log.xlsx
CCM_Social_Media_Communication_Guidelines.docx
CCM_Key_Message_Framework.docx

Part 5. Stakeholder & Government Relations
Objective: To ensure effective communication with stakeholders, regulators, and government agencies.

CCM_Stakeholder_Notification_Template.docx
CCM_Regulatory_Reporting_Log.xlsx
CCM_Investor_Update_Letter.docx
CCM_Community_Engagement_Plan.docx

Part 6. Monitoring, Reporting & Recovery
Objective: To track communication effectiveness, report outcomes, and plan post-crisis recovery.

CCM_Crisis_Impact_Assessment.xlsx
CCM_Crisis_Response_Evaluation_Form.docx
CCM_Post_Crisis_Review_Report.docx
CCM_Lessons_Learned_Log.xlsx

4. Nguyên tắc sử dụng

- Các biểu mẫu định dạng .docx dùng cho chính sách, quy trình, báo cáo và nội dung truyền thông.
- Các biểu mẫu định dạng .xlsx dùng cho bảng dữ liệu, checklist, log theo dõi và phân tích tác động.
- Phải áp dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp và đảm bảo được rà soát định kỳ.
- Linh hoạt điều chỉnh nội dung để phù hợp với từng loại khủng hoảng (tài chính, truyền thông, sản phẩm, pháp lý…).

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp

- Thiết lập ban chỉ đạo khủng hoảng và phân công vai trò rõ ràng theo template.
- Đào tạo định kỳ cho nhân sự về quy trình truyền thông khủng hoảng.
- Sử dụng biểu mẫu phản ứng nhanh để đảm bảo thống nhất thông điệp khi xảy ra sự cố.
- Đưa dữ liệu từ các bảng log, dashboard vào hệ thống quản trị rủi ro của doanh nghiệp để đánh giá.
- Sau khủng hoảng, tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm và cập nhật lại các template.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng

- Doanh nghiệp có hệ thống phản ứng khủng hoảng chuẩn hóa, nhanh chóng và minh bạch.
- Giảm thiểu thiệt hại về danh tiếng, tài chính và pháp lý.
- Tăng cường niềm tin của nhân viên, khách hàng, nhà đầu tư và cộng đồng.
- Xây dựng được văn hóa quản trị rủi ro và ứng phó khủng hoảng chuyên nghiệp.
- Tạo nền tảng cho khả năng phục hồi nhanh chóng và cải tiến liên tục sau khủng hoảng.