BỘ CÔNG CỤ QUẢN LÝ KHO HÀNG HIỆU QUẢ
(EFFECTIVE WAREHOUSE MANAGEMENT TOOLKITS)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ “Quản lý Kho hàng Hiệu quả (Effective Warehouse Management Toolkits)” được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kho, giảm thiểu chi phí, cải thiện năng suất và nâng cao độ chính xác trong quản lý hàng hóa. Bộ công cụ cung cấp đầy đủ các biểu mẫu, quy trình, bảng kiểm soát và công cụ theo dõi hiệu suất để quản lý toàn diện các hoạt động trong kho – từ bố trí mặt bằng, nhập hàng, lưu trữ, xuất hàng, đến kiểm toán và cải tiến liên tục.
Đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp có nhiều kho, trung tâm phân phối hoặc mạng lưới logistics quy mô lớn.

2. Đối tượng sử dụng:
- Quản lý kho, trưởng bộ phận logistics, nhân viên vận hành kho.
- Bộ phận kế hoạch, mua hàng, kiểm soát tồn kho, và tài chính.
- Quản lý cấp trung và cấp cao phụ trách chuỗi cung ứng và hậu cần.
- Các chuyên gia tư vấn, Lean/5S, hoặc doanh nghiệp đang áp dụng ERP/TMS.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Warehouse Strategy, Vision & Policy
Objective: To define warehouse objectives, align them with corporate logistics strategy, and establish a unified warehouse governance framework.
1. EWM-0101_Warehouse_Strategy_and_Objectives.docx
2. EWM-0102_Warehouse_Policy_and_Procedure_Manual.docx
3. EWM-0103_Warehouse_Governance_Framework.docx
4. EWM-0104_Warehouse_Role_and_Responsibility_Matrix.xlsx
5. EWM-0105_Operational_Goal_Setting_Template.xlsx
6. EWM-0106_Warehouse_Compliance_Checklist.xlsx
7. EWM-0107_Warehouse_Improvement_Action_Plan.docx

Part 2. Warehouse Layout & Infrastructure Design
Objective: To design an efficient warehouse layout that maximizes storage capacity, reduces travel time, and supports safety and workflow efficiency.
1. EWM-0201_Warehouse_Layout_Plan_Template.docx
2. EWM-0202_Storage_Area_Design_Guide.docx
3. EWM-0203_Space_Utilization_Analysis_Sheet.xlsx
4. EWM-0204_Pick_Path_Optimization_Tool.xlsx
5. EWM-0205_Equipment_and_Facility_Inventory_List.xlsx
6. EWM-0206_Safety_Signage_and_Zone_Plan.docx
7. EWM-0207_Facility_Improvement_Proposal_Form.docx

Part 3. Inbound Operations Management
Objective: To streamline the inbound process including receiving, inspection, and put-away to ensure accuracy and speed.
1. EWM-0301_Inbound_Receiving_Procedure.docx
2. EWM-0302_Inbound_Inspection_Checklist.xlsx
3. EWM-0303_Receiving_Report_Template.docx
4. EWM-0304_Putaway_Assignment_Sheet.xlsx
5. EWM-0305_Inbound_Exceptions_Log.xlsx
6. EWM-0306_Supplier_Delivery_Schedule_Tracker.xlsx
7. EWM-0307_Inbound_Process_Performance_Scorecard.xlsx

Part 4. Storage, Slotting & Inventory Control
Objective: To maintain accurate storage management and optimize space allocation for different SKUs.
1. EWM-0401_Slotting_Strategy_Plan.docx
2. EWM-0402_Bin_Location_Master.xlsx
3. EWM-0403_Storage_Utilization_Report.xlsx
4. EWM-0404_Inventory_Control_Procedure.docx
5. EWM-0405_Stock_Adjustment_Form.docx
6. EWM-0406_Cycle_Count_Schedule.xlsx
7. EWM-0407_Warehouse_Inventory_Audit_Form.docx

Part 5. Picking, Packing & Dispatch Management
Objective: To ensure efficient order fulfillment, accuracy, and timely dispatch through standardized procedures.
1. EWM-0501_Picking_List_Template.xlsx
2. EWM-0502_Picking_and_Packing_SOP.docx
3. EWM-0503_Pick_Accuracy_Checklist.xlsx
4. EWM-0504_Packaging_Material_Usage_Log.xlsx
5. EWM-0505_Dispatch_Schedule_Tracker.xlsx
6. EWM-0506_Shipping_Label_Template.docx
7. EWM-0507_Dispatch_Confirmation_Form.docx

Part 6. Warehouse Safety, Security & Compliance
Objective: To maintain safety standards, ensure security of goods, and comply with health, safety, and environmental regulations.
1. EWM-0601_Warehouse_Safety_Inspection_Checklist.xlsx
2. EWM-0602_Safety_Training_Record_Form.docx
3. EWM-0603_Hazard_Assessment_Sheet.xlsx
4. EWM-0604_Incident_Report_Form.docx
5. EWM-0605_Warehouse_Security_Protocol.docx
6. EWM-0606_Emergency_Response_Plan.docx
7. EWM-0607_Compliance_Audit_Log.xlsx

Part 7. Equipment & Maintenance Management
Objective: To ensure proper maintenance, inspection, and tracking of warehouse equipment and assets.
1. EWM-0701_Equipment_Inventory_Register.xlsx
2. EWM-0702_Preventive_Maintenance_Schedule.xlsx
3. EWM-0703_Equipment_Inspection_Form.docx
4. EWM-0704_Maintenance_Request_Form.docx
5. EWM-0705_Repair_Log_and_Cost_Tracker.xlsx
6. EWM-0706_Equipment_Performance_Report.xlsx
7. EWM-0707_Asset_Disposal_Authorization_Form.docx

Part 8. KPI Monitoring & Performance Improvement
Objective: To measure warehouse performance through key KPIs and identify improvement areas using Lean and 5S principles.
1. EWM-0801_Warehouse_KPI_Dashboard.xlsx
2. EWM-0802_Pick_Accuracy_and_Order_Cycle_Time_Tracker.xlsx
3. EWM-0803_OnTime_Dispatch_Performance_Sheet.xlsx
4. EWM-0804_Warehouse_Utilization_Rate_Report.xlsx
5. EWM-0805_Labor_Productivity_Tracker.xlsx
6. EWM-0806_Continuous_Improvement_Action_Plan.docx
7. EWM-0807_5S_Audit_Checklist.xlsx

Part 9. Warehouse Cost Control & Budgeting
Objective: To control and monitor warehouse costs, manage budgets, and improve operational profitability.
1. EWM-0901_Warehouse_Budget_Plan.xlsx
2. EWM-0902_Cost_Category_Analysis_Sheet.xlsx
3. EWM-0903_Expense_Tracking_Log.xlsx
4. EWM-0904_Warehouse_Profitability_Report.xlsx
5. EWM-0905_Cost_Saving_Action_Plan.docx
6. EWM-0906_Energy_Usage_Tracker.xlsx
7. EWM-0907_Operational_Cost_Dashboard.xlsx

Part 10. Reporting, Audit & Continuous Improvement
Objective: To establish reporting mechanisms, conduct audits, and ensure continuous warehouse improvement.
1. EWM-1001_Warehouse_Operations_Report_Template.docx
2. EWM-1002_Inventory_Audit_Report.xlsx
3. EWM-1003_Operational_Review_Form.docx
4. EWM-1004_Audit_Findings_Log.xlsx
5. EWM-1005_Root_Cause_Analysis_Form.docx
6. EWM-1006_Annual_Performance_Report_Template.docx
7. EWM-1007_Continuous_Improvement_Tracker.xlsx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Tất cả biểu mẫu đều tuân theo mã code “EWM” thống nhất, đảm bảo dễ tra cứu và quản lý.
- File .docx sử dụng cho quy trình, chính sách, biểu mẫu và hướng dẫn thao tác.
- File .xlsx sử dụng cho các công cụ theo dõi, phân tích, đo lường và đánh giá KPI.
- Có thể triển khai từng phần hoặc kết hợp toàn bộ chuỗi quản trị kho tổng thể.
- Dữ liệu cần được cập nhật định kỳ, đảm bảo tính chính xác và hỗ trợ ra quyết định nhanh.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Đánh giá hiện trạng kho và năng lực vận hành.
- Bước 2: Lựa chọn phần template phù hợp với từng quy trình kho cụ thể.
- Bước 3: Triển khai đào tạo nhân sự vận hành, cập nhật quy trình chuẩn.
- Bước 4: Ứng dụng file theo dõi KPI và báo cáo định kỳ để đo hiệu quả.
- Bước 5: Rà soát, cải tiến và cập nhật bộ toolkits định kỳ hàng quý hoặc hàng năm.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Tăng hiệu quả quản lý kho, giảm chi phí lưu kho và tăng năng suất lao động.
- Nâng cao độ chính xác dữ liệu, giảm lỗi nhập xuất và sai lệch tồn kho.
- Đảm bảo an toàn, tuân thủ quy định và giảm thiểu rủi ro trong vận hành.
- Cải thiện khả năng phối hợp giữa các bộ phận logistics, mua hàng và tài chính.
- Xây dựng hệ thống quản trị kho chuyên nghiệp, chuẩn hóa và liên tục cải tiến.