THỰC HÀNH 6S
(6S PRACTICE SKILLS TOOLKITS)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ "Thực Hành 6S (6S Practice Toolkits)" được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp xây dựng và duy trì một môi trường làm việc ngăn nắp, an toàn và hiệu quả dựa trên nguyên tắc 6S (Sort, Set in Order, Shine, Standardize, Sustain, Safety). Bộ công cụ này không chỉ là hệ thống biểu mẫu và tài liệu hướng dẫn mà còn là khung thực hành chuẩn, giúp mọi cấp bậc nhân viên hiểu rõ và áp dụng 6S vào công việc hằng ngày để tăng năng suất, giảm lãng phí, và nâng cao tinh thần làm việc nhóm.

2. Đối tượng sử dụng:
- Quản lý sản xuất, quản lý vận hành, và trưởng nhóm tại nhà máy hoặc văn phòng.
- Nhân viên kỹ thuật, bảo trì, QA/QC, EHS (môi trường, sức khỏe và an toàn lao động).
- Nhân viên văn phòng, kho, logistic, hành chính.
- Đội ngũ đào tạo nội bộ, chuyên viên Lean, Kaizen, hoặc 6 Sigma.
- Ban điều hành phụ trách quản trị chất lượng và cải tiến quy trình.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. 6S Awareness & Program Launch
Objective: To introduce the 6S philosophy, gain leadership commitment, and establish a structured plan for program rollout.
1. 6S-0101_6S_Introduction_and_Guidelines.docx
2. 6S-0102_6S_Implementation_Plan_Template.docx
3. 6S-0103_Leadership_Commitment_Declaration_Form.docx
4. 6S-0104_6S_Program_Communication_Plan.xlsx
5. 6S-0105_6S_Training_Schedule_and_Participants_List.xlsx
6. 6S-0106_6S_Launch_Event_Agenda.docx
7. 6S-0107_6S_Champion_Assignment_Matrix.xlsx

Part 2. Sort (Seiri)
Objective: To eliminate unnecessary items from the workplace and create a clear distinction between what is needed and what is not.
1. 6S-0201_Sort_Checklist.docx
2. 6S-0202_Red_Tag_Register.xlsx
3. 6S-0203_Unnecessary_Items_Disposal_Record.xlsx
4. 6S-0204_Work_Area_Sort_Assessment_Form.docx
5. 6S-0205_Item_Categorization_Guide.docx
6. 6S-0206_Red_Tag_Area_Monitoring_Log.xlsx
7. 6S-0207_Sort_Audit_Summary_Report.docx

Part 3. Set in Order (Seiton)
Objective: To arrange items efficiently so they are easy to locate, access, and return, improving workflow and reducing wasted motion.
1. 6S-0301_Workplace_Layout_Design_Template.xlsx
2. 6S-0302_Tool_Shadow_Board_Design_Guide.docx
3. 6S-0303_Material_Storage_Layout_Plan.xlsx
4. 6S-0304_Equipment_Labeling_Standard.docx
5. 6S-0305_Item_Location_Mapping_Sheet.xlsx
6. 6S-0306_Visual_Management_Symbols_and_Colors_Guide.docx
7. 6S-0307_Set_in_Order_Audit_Checklist.docx

Part 4. Shine (Seiso)
Objective: To establish cleaning and inspection routines to maintain equipment and workplace cleanliness while detecting abnormalities early.
1. 6S-0401_Cleaning_Schedule_and_Assignment_List.xlsx
2. 6S-0402_Cleaning_Inspection_Log.xlsx
3. 6S-0403_Workplace_Cleaning_Checklist.docx
4. 6S-0404_Machine_Cleaning_Standard_Procedure.docx
5. 6S-0405_Shine_Audit_Form.docx
6. 6S-0406_Before_After_Cleaning_Photo_Record.xlsx
7. 6S-0407_Cleaning_Tools_Control_List.xlsx

Part 5. Standardize (Seiketsu)
Objective: To create visual standards, standard operating procedures, and checklists to ensure consistent 6S practices across departments.
1. 6S-0501_Visual_Standard_Template.docx
2. 6S-0502_Standard_Work_Procedure_Form.docx
3. 6S-0503_Area_Inspection_Checklist.xlsx
4. 6S-0504_Visual_Management_Board_Template.docx
5. 6S-0505_Audit_Scoring_Sheet.xlsx
6. 6S-0506_Standardization_Meeting_Minutes.docx
7. 6S-0507_Visual_Signage_Inventory_List.xlsx

Part 6. Sustain (Shitsuke)
Objective: To build a culture of discipline and habit that sustains 6S practices through motivation, audits, and continuous engagement.
1. 6S-0601_Sustainability_Audit_Schedule.xlsx
2. 6S-0602_6S_Self_Audit_Form.docx
3. 6S-0603_Recognition_and_Reward_Log.xlsx
4. 6S-0604_Team_Scoreboard_Template.xlsx
5. 6S-0605_Monthly_Review_Report.docx
6. 6S-0606_Employee_Feedback_Form.docx
7. 6S-0607_Sustainability_Improvement_Plan.xlsx

Part 7. Safety (Anzen)
Objective: To integrate safety practices into every 6S activity, ensuring hazard identification, risk reduction, and safe working conditions.
1. 6S-0701_Safety_Risk_Assessment_Form.docx
2. 6S-0702_Hazard_Identification_Log.xlsx
3. 6S-0703_Safety_Inspection_Checklist.docx
4. 6S-0704_Safety_Training_Record.xlsx
5. 6S-0705_PPE_Inspection_Sheet.xlsx
6. 6S-0706_Safety_Incident_Report_Form.docx
7. 6S-0707_Safety_Improvement_Action_Plan.xlsx

Part 8. 6S Performance Measurement & Reporting
Objective: To monitor, measure, and report 6S performance metrics at individual, team, and organizational levels.
1. 6S-0801_6S_Audit_Score_Summary.xlsx
2. 6S-0802_6S_Performance_Dashboard.xlsx
3. 6S-0803_6S_KPI_Tracking_Sheet.xlsx
4. 6S-0804_Audit_Result_Trend_Analysis.xlsx
5. 6S-0805_Performance_Review_Meeting_Template.docx
6. 6S-0806_6S_Continuous_Improvement_Tracker.xlsx
7. 6S-0807_Audit_Findings_Action_Closure_Log.xlsx

Part 9. 6S Governance & Program Review
Objective: To establish management oversight, governance processes, and long-term review systems ensuring 6S program sustainability.
1. 6S-0901_6S_Policy_and_Governance_Document.docx
2. 6S-0902_6S_Committee_Terms_of_Reference.docx
3. 6S-0903_Roles_and_Responsibilities_Matrix.xlsx
4. 6S-0904_Program_Performance_Review_Report.docx
5. 6S-0905_6S_Maturity_Assessment_Tool.xlsx
6. 6S-0906_Audit_and_Compliance_Checklist.docx
7. 6S-0907_Annual_Improvement_Plan_Template.xlsx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Mỗi template được thiết kế theo đúng chu trình triển khai 6S: từ khởi động, phân loại, sắp xếp, làm sạch, tiêu chuẩn hóa, duy trì đến đảm bảo an toàn.
- Các biểu mẫu .docx được sử dụng cho mô tả, quy trình, báo cáo và biên bản; các biểu mẫu .xlsx dùng để theo dõi, đánh giá và đo lường kết quả.
- Cần đảm bảo thực hiện 6S một cách liên tục, có kiểm tra định kỳ và cải tiến sau mỗi chu kỳ.
- Dữ liệu và hình ảnh minh chứng cần được lưu trữ làm bằng chứng đánh giá.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Tổ chức đào tạo nhận thức 6S cho toàn bộ nhân viên.
- Bước 2: Thành lập Ban 6S và phân công trách nhiệm cụ thể cho từng khu vực.
- Bước 3: Sử dụng bộ template để triển khai từng bước từ Sort → Safety.
- Bước 4: Theo dõi, đánh giá kết quả thông qua các biểu mẫu .xlsx và báo cáo định kỳ.
- Bước 5: Tổng kết, công nhận thành tích, chia sẻ bài học và cải tiến liên tục để duy trì văn hóa 6S.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, an toàn và trực quan.
- Nâng cao năng suất lao động và hiệu quả vận hành.
- Giảm thiểu rủi ro, tai nạn, và lãng phí trong quá trình làm việc.
- Tăng cường tinh thần đồng đội và ý thức kỷ luật của nhân viên.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp và bền vững dựa trên nguyên tắc 6S.