Bộ Công Cụ Kỹ Năng Quản Lý Theo Quy Trình
(Management by Process Toolkits)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ “Kỹ Năng Quản Lý Theo Quy Trình (Management by Process Toolkits)” được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản trị dựa trên quy trình chuẩn hóa, đo lường hiệu quả và cải tiến liên tục. Bộ công cụ này cung cấp các biểu mẫu, hướng dẫn và bảng theo dõi giúp tổ chức xác định, thiết kế, vận hành và đánh giá quy trình một cách khoa học, đảm bảo tính nhất quán, minh bạch và hiệu quả trong toàn bộ hoạt động.

2. Đối tượng sử dụng:
- Ban lãnh đạo, quản lý cấp trung và trưởng bộ phận phụ trách vận hành, chất lượng, và cải tiến quy trình.
- Bộ phận ISO, Lean, Kaizen, hoặc Continuous Improvement trong doanh nghiệp.
- Nhân sự, quản lý dự án, quản lý sản xuất, dịch vụ khách hàng – những người trực tiếp tham gia hoặc chịu trách nhiệm về hiệu quả quy trình.
- Chuyên viên tư vấn, giảng viên nội bộ hoặc đội ngũ đào tạo muốn huấn luyện nhân viên theo tư duy “quản lý theo quy trình”.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Process Management Framework & Governance
Objective: To define a unified framework for managing processes, governance structure, and process ownership.
1. MBP-0101_Process_Management_Framework_Guide.docx
2. MBP-0102_Process_Governance_Model.docx
3. MBP-0103_Process_Ownership_and_Responsibility_Matrix.xlsx
4. MBP-0104_Process_Classification_Hierarchy.xlsx
5. MBP-0105_Process_Management_Policy_Template.docx
6. MBP-0106_Process_Committee_Charter.docx
7. MBP-0107_Process_Audit_and_Compliance_Log.xlsx

Part 2. Process Identification & Mapping
Objective: To identify, document, and visualize all key business processes across departments.
1. MBP-0201_Process_Inventory_Template.xlsx
2. MBP-0202_Process_Mapping_Guidelines.docx
3. MBP-0203_Swimlane_Process_Map_Template.xlsx
4. MBP-0204_Cross-Functional_Process_Flowchart.xlsx
5. MBP-0205_Standard_Process_Description_Form.docx
6. MBP-0206_Process_Boundary_Definition_Worksheet.docx
7. MBP-0207_Process_Stakeholder_Analysis_Sheet.xlsx

Part 3. Process Design & Standardization
Objective: To design efficient, standardized processes that ensure consistency and quality.
1. MBP-0301_Process_Design_Framework.docx
2. MBP-0302_Process_Input_Output_Model.xlsx
3. MBP-0303_SIPOC_Diagram_Template.xlsx
4. MBP-0304_Standard_Operating_Procedure_Template.docx
5. MBP-0305_Process_Control_Points_Analysis_Sheet.xlsx
6. MBP-0306_Process_Improvement_Suggestion_Form.docx
7. MBP-0307_Standardization_Checklist.xlsx

Part 4. Process Performance Measurement
Objective: To define performance indicators, collect data, and monitor process effectiveness.
1. MBP-0401_Process_KPI_Definition_Sheet.xlsx
2. MBP-0402_Process_Performance_Dashboard.xlsx
3. MBP-0403_KPI_Target_Setting_Template.docx
4. MBP-0404_Performance_Data_Collection_Log.xlsx
5. MBP-0405_Process_Monitoring_and_Reporting_Form.docx
6. MBP-0406_Process_Deviation_Tracking_Sheet.xlsx
7. MBP-0407_Performance_Improvement_Action_Plan.docx

Part 5. Process Risk & Control Management
Objective: To identify, assess, and control risks within critical business processes.
1. MBP-0501_Process_Risk_Identification_Form.docx
2. MBP-0502_Risk_Assessment_Matrix.xlsx
3. MBP-0503_Control_Measures_and_Mitigation_Plan.docx
4. MBP-0504_Risk_Heatmap_Dashboard.xlsx
5. MBP-0505_Process_Control_Checklist.docx
6. MBP-0506_Process_Incident_Log.xlsx
7. MBP-0507_Risk_Review_and_Approval_Form.docx

Part 6. Process Improvement & Optimization (Kaizen/Lean)
Objective: To apply continuous improvement principles for efficiency and waste elimination.
1. MBP-0601_Continuous_Improvement_Framework.docx
2. MBP-0602_Lean_Process_Assessment_Sheet.xlsx
3. MBP-0603_Process_Improvement_Project_Charter.docx
4. MBP-0604_Waste_Identification_Checklist.xlsx
5. MBP-0605_Value_Stream_Mapping_Template.xlsx
6. MBP-0606_Improvement_Tracking_Log.xlsx
7. MBP-0607_Process_Optimization_Report.docx

Part 7. Process Change Management
Objective: To manage and control the implementation of process changes across departments.
1. MBP-0701_Process_Change_Request_Form.docx
2. MBP-0702_Change_Impact_Assessment_Sheet.xlsx
3. MBP-0703_Process_Change_Approval_Workflow.docx
4. MBP-0704_Change_Implementation_Plan.xlsx
5. MBP-0705_Change_Communication_Template.docx
6. MBP-0706_Training_and_Transition_Checklist.xlsx
7. MBP-0707_Post-Implementation_Review_Form.docx

Part 8. Process Documentation & Knowledge Management
Objective: To ensure accurate process documentation, version control, and knowledge sharing.
1. MBP-0801_Process_Documentation_Standard_Guide.docx
2. MBP-0802_Version_Control_Log.xlsx
3. MBP-0803_Process_Document_Index_Register.xlsx
4. MBP-0804_Knowledge_Sharing_Portal_Structure.docx
5. MBP-0805_Lesson_Learned_Template.docx
6. MBP-0806_Standard_Forms_and_Templates_Register.xlsx
7. MBP-0807_Document_Review_Approval_Form.docx

Part 9. Cross-Functional Alignment & Integration
Objective: To align inter-departmental processes and enhance end-to-end collaboration.
1. MBP-0901_Process_Interface_Alignment_Sheet.xlsx
2. MBP-0902_Departmental_Roles_and_Responsibilities_Matrix.docx
3. MBP-0903_Service_Level_Agreement_Template.docx
4. MBP-0904_Hand-Off_Process_Log.xlsx
5. MBP-0905_Communication_Flow_Map.xlsx
6. MBP-0906_Inter-Department_Process_Assessment_Form.docx
7. MBP-0907_Process_Integration_Improvement_Plan.docx

Part 10. Continuous Process Review & Audit
Objective: To ensure that processes remain effective, compliant, and continuously improved.
1. MBP-1001_Process_Audit_Checklist.docx
2. MBP-1002_Process_Compliance_Assessment_Form.xlsx
3. MBP-1003_Periodic_Review_Schedule.xlsx
4. MBP-1004_Audit_Findings_Log.xlsx
5. MBP-1005_Corrective_Action_Request_Form.docx
6. MBP-1006_Process_Review_Summary_Report.docx
7. MBP-1007_Long_Term_Improvement_Tracking_Dashboard.xlsx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Các biểu mẫu định dạng .docx được dùng cho lập kế hoạch, mô tả quy trình, ban hành chính sách và báo cáo đánh giá.
- Các biểu mẫu định dạng .xlsx dùng để phân tích dữ liệu, theo dõi hiệu suất, đo lường KPI và quản lý rủi ro.
- Quy tắc mã hóa “MBP” giúp thống nhất toàn bộ hệ thống biểu mẫu, đảm bảo dễ quản lý và truy xuất.
- Bộ công cụ hỗ trợ triển khai các hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, Lean Management và Continuous Improvement.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Xác định các quy trình chính và phụ trong tổ chức.
- Bước 2: Áp dụng các biểu mẫu nhận diện và thiết kế quy trình chuẩn.
- Bước 3: Thiết lập KPI cho từng quy trình để đo lường hiệu quả hoạt động.
- Bước 4: Thực hiện quản lý rủi ro, cải tiến liên tục và đánh giá định kỳ.
- Bước 5: Tích hợp vào hệ thống quản lý tổng thể (QMS/IMS) và theo dõi cải tiến bằng các báo cáo định lượng.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Thiết lập hệ thống quy trình chuẩn hóa, minh bạch và đo lường được.
- Nâng cao hiệu quả vận hành và loại bỏ lãng phí trong toàn tổ chức.
- Tăng cường tính nhất quán và khả năng phối hợp giữa các bộ phận.
- Giảm rủi ro, cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ và năng suất tổng thể.
- Hình thành văn hóa làm việc dựa trên quy trình và cải tiến liên tục.