BỘ Công Cụ Kỹ Năng Quản Lý Kỹ Thuật
(Technical Management Skills Toolkits)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ “Kỹ Năng Quản Lý Kỹ Thuật (Technical Management Skills Toolkits)” được thiết kế nhằm hỗ trợ các nhà quản lý kỹ thuật, trưởng bộ phận kỹ sư, và các chuyên viên kỹ thuật cấp trung trong việc quản lý con người, dự án, chất lượng, rủi ro, và cải tiến kỹ thuật. Bộ toolkits giúp chuẩn hóa năng lực lãnh đạo kỹ thuật, tăng cường hiệu suất nhóm, tối ưu hóa quy trình và đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn vận hành trong môi trường sản xuất và kỹ thuật quy mô lớn.

2. Đối tượng sử dụng:
- Trưởng bộ phận kỹ thuật, kỹ sư trưởng, quản lý dự án kỹ thuật.
- Quản đốc phân xưởng, giám sát bảo trì, quản lý thiết bị.
- Chuyên viên kỹ thuật, chuyên viên QA/QC, chuyên viên an toàn và R&D.
- Các doanh nghiệp sản xuất, kỹ thuật, năng lượng, cơ khí, công nghiệp phụ trợ.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Technical Leadership & Team Development
Objective: To define leadership competencies for technical managers and develop strong, capable engineering teams.
1. TMS-0101_Technical_Manager_Roles_and_Responsibilities.docx
2. TMS-0102_Technical_Leadership_Competency_Framework.docx
3. TMS-0103_Team_Skill_Assessment_Matrix.xlsx
4. TMS-0104_Technical_Team_Development_Plan.docx
5. TMS-0105_Individual_Development_Plan_Template.xlsx
6. TMS-0106_Coaching_and_Mentoring_Log.docx
7. TMS-0107_Technical_Team_Communication_Guide.docx

Part 2. Project & Engineering Management
Objective: To ensure efficient management of engineering projects, resources, and timelines.
1. TMS-0201_Project_Charter_Template.docx
2. TMS-0202_Project_Schedule_Plan.xlsx
3. TMS-0203_Project_Risk_Register.xlsx
4. TMS-0204_Project_Cost_Estimation_Sheet.xlsx
5. TMS-0205_Engineering_Change_Request_Form.docx
6. TMS-0206_Design_Review_Checklist.docx
7. TMS-0207_Project_Status_Report_Template.docx

Part 3. Technical Planning & Resource Allocation
Objective: To optimize technical resource planning, allocation, and workload balancing.
1. TMS-0301_Technical_Resource_Plan.xlsx
2. TMS-0302_Workload_Distribution_Chart.xlsx
3. TMS-0303_Capacity_Planning_Sheet.xlsx
4. TMS-0304_Technical_Role_Assignment_Form.docx
5. TMS-0305_Engineering_Tasks_Tracking_Log.xlsx
6. TMS-0306_Resource_Utilization_Report.xlsx
7. TMS-0307_Technical_Support_Shift_Schedule.xlsx

Part 4. Performance Management & KPI Tracking
Objective: To measure and improve technical team and individual performance through structured KPIs.
1. TMS-0401_Technical_KPI_Definition_Sheet.docx
2. TMS-0402_KPI_Tracking_Dashboard.xlsx
3. TMS-0403_Performance_Evaluation_Form.docx
4. TMS-0404_Team_Performance_Scorecard.xlsx
5. TMS-0405_Technical_Output_vs_Target_Report.xlsx
6. TMS-0406_Productivity_Improvement_Tracker.xlsx
7. TMS-0407_Performance_Review_Meeting_Minutes.docx

Part 5. Technical Problem Solving & RCA (Root Cause Analysis)
Objective: To systematically identify, analyze, and resolve technical issues to prevent recurrence.
1. TMS-0501_Problem_Identification_Form.docx
2. TMS-0502_5Whys_Analysis_Template.docx
3. TMS-0503_Fishbone_Diagram_Template.xlsx
4. TMS-0504_Root_Cause_Analysis_Report.docx
5. TMS-0505_Corrective_Action_Tracking_Log.xlsx
6. TMS-0506_Failure_Mode_and_Effect_Analysis_(FMEA)_Sheet.xlsx
7. TMS-0507_Preventive_Action_Plan_Template.docx

Part 6. Risk & Compliance Management
Objective: To manage technical, operational, and compliance risks effectively.
1. TMS-0601_Technical_Risk_Register.xlsx
2. TMS-0602_Operational_Risk_Assessment_Form.docx
3. TMS-0603_Regulatory_Compliance_Checklist.docx
4. TMS-0604_Risk_Mitigation_Action_Plan.xlsx
5. TMS-0605_Incident_Log_and_Response_Record.xlsx
6. TMS-0606_Engineering_Safety_Audit_Template.docx
7. TMS-0607_Risk_Review_Meeting_Report.docx

Part 7. Quality Assurance & Process Standardization
Objective: To ensure consistent quality, compliance, and process efficiency across technical operations.
1. TMS-0701_Quality_Management_Policy.docx
2. TMS-0702_Standard_Operating_Procedure_(SOP)_Template.docx
3. TMS-0703_Technical_Inspection_Checklist.xlsx
4. TMS-0704_Defect_Log_and_Trend_Analysis.xlsx
5. TMS-0705_Process_Improvement_Action_Plan.xlsx
6. TMS-0706_Technical_Audit_Report.docx
7. TMS-0707_Continuous_Improvement_Tracker.xlsx

Part 8. Communication, Reporting & Coordination
Objective: To standardize communication, reporting, and coordination between departments.
1. TMS-0801_Technical_Meeting_Minutes_Template.docx
2. TMS-0802_Status_Update_Report_Template.docx
3. TMS-0803_Technical_Issue_Escalation_Form.docx
4. TMS-0804_Cross_Department_Coordination_Log.xlsx
5. TMS-0805_Action_Item_Tracking_Sheet.xlsx
6. TMS-0806_Internal_Communication_Record.docx
7. TMS-0807_Weekly_Technical_Summary_Report.xlsx

Part 9. Innovation & Continuous Improvement
Objective: To promote innovation, technical excellence, and process optimization within teams.
1. TMS-0901_Technical_Innovation_Idea_Form.docx
2. TMS-0902_Kaizen_Improvement_Tracking_Sheet.xlsx
3. TMS-0903_Process_Reengineering_Plan.docx
4. TMS-0904_Technology_Evaluation_Scorecard.xlsx
5. TMS-0905_Best_Practices_Documentation_Template.docx
6. TMS-0906_R&D_Project_Tracking_Log.xlsx
7. TMS-0907_Technology_Roadmap_Plan.xlsx

Part 10. Knowledge Management & Documentation
Objective: To retain and manage technical knowledge, documents, and lessons learned effectively.
1. TMS-1001_Technical_Document_Index.xlsx
2. TMS-1002_Document_Change_Control_Form.docx
3. TMS-1003_Technical_Knowledge_Sharing_Log.xlsx
4. TMS-1004_Lessons_Learned_Template.docx
5. TMS-1005_Technical_Training_Record.xlsx
6. TMS-1006_Technical_Reference_Library_Register.xlsx
7. TMS-1007_Archive_and_Retention_Policy.docx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Sử dụng các biểu mẫu .docx cho nội dung hướng dẫn, báo cáo và mô tả quy trình.
- Sử dụng các biểu mẫu .xlsx cho việc lập kế hoạch, theo dõi số liệu, và đánh giá hiệu suất.
- Tất cả các biểu mẫu được mã hóa theo chuẩn “TMS” giúp thống nhất quản lý tài liệu trong toàn hệ thống kỹ thuật.
- Cập nhật định kỳ theo chu kỳ đánh giá nội bộ hoặc theo yêu cầu của ISO/Lean.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Phân tích vai trò, trách nhiệm và năng lực hiện có của đội ngũ kỹ thuật.
- Bước 2: Chuẩn hóa quy trình quản lý kỹ thuật, lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực.
- Bước 3: Thiết lập hệ thống KPI kỹ thuật và cơ chế theo dõi hiệu suất.
- Bước 4: Đào tạo đội ngũ về RCA, Kaizen và kỹ năng lãnh đạo kỹ thuật.
- Bước 5: Tích hợp công cụ này vào hệ thống quản lý chất lượng và sản xuất hiện có.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Chuẩn hóa toàn bộ hoạt động kỹ thuật, nâng cao năng lực lãnh đạo của đội ngũ kỹ sư.
- Giảm thiểu rủi ro, sai sót kỹ thuật và chi phí bảo trì.
- Tăng cường năng suất, chất lượng và tốc độ ra quyết định kỹ thuật.
- Xây dựng văn hóa cải tiến liên tục và phát triển tri thức trong tổ chức.
- Hỗ trợ doanh nghiệp duy trì tiêu chuẩn ISO, Lean, TPM, và các chứng nhận kỹ thuật quốc tế.