Bộ Công Cụ Quản Lý Thiết Bị Và Tài Sản
(Equipment & Asset Management Toolkits)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ "Quản Lý Thiết Bị Và Tài Sản (Equipment & Asset Management Toolkits)" được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp xây dựng, kiểm soát và tối ưu hóa toàn bộ vòng đời của tài sản – từ khâu mua sắm, vận hành, bảo trì đến thanh lý. Bộ toolkits này cung cấp hệ thống biểu mẫu chuẩn hóa giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tối ưu chi phí đầu tư, đảm bảo tuân thủ quy định và nâng cao hiệu quả khai thác tài sản. Đây là công cụ hữu hiệu cho các doanh nghiệp quy mô lớn có hàng nghìn thiết bị và hệ thống phức tạp cần quản lý chặt chẽ và chuyên nghiệp.

2. Đối tượng sử dụng:
- Ban lãnh đạo, giám đốc kỹ thuật, giám đốc vận hành.
- Bộ phận quản lý tài sản, bảo trì, thiết bị, cơ điện, CNTT.
- Các phòng ban kế toán, tài chính, mua sắm và kho vận.
- Bộ phận quản trị rủi ro, an toàn, và tuân thủ (compliance).
- Đội ngũ Lean/Kaizen, chuyên viên cải tiến liên tục hoặc ISO 55001.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Asset Management Strategy & Governance
Objective: To define the organizational direction, governance structure, and policies that guide asset management across the enterprise.
1. EAM-0101_Asset_Management_Policy.docx
2. EAM-0102_Asset_Management_Strategy_Plan.docx
3. EAM-0103_Asset_Governance_Framework.docx
4. EAM-0104_Asset_Objectives_and_KPIs.xlsx
5. EAM-0105_Roles_and_Responsibilities_Matrix.xlsx
6. EAM-0106_Asset_Committee_Charter.docx
7. EAM-0107_Stakeholder_Communication_Plan.docx

Part 2. Asset Inventory & Classification
Objective: To establish a standardized system for identifying, classifying, and tracking all equipment and assets across locations.
1. EAM-0201_Asset_Register_Template.xlsx
2. EAM-0202_Asset_Tagging_and_Labeling_Guide.docx
3. EAM-0203_Asset_Categorization_Matrix.xlsx
4. EAM-0204_Serial_Number_and_Location_Tracking_Sheet.xlsx
5. EAM-0205_Asset_Physical_Verification_Form.docx
6. EAM-0206_Asset_Master_Data_Update_Form.xlsx
7. EAM-0207_Asset_Change_Log.xlsx

Part 3. Procurement & Commissioning Management
Objective: To manage the acquisition, inspection, and commissioning of new assets ensuring compliance with quality, safety, and budgetary standards.
1. EAM-0301_Equipment_Procurement_Request_Form.docx
2. EAM-0302_Technical_Specification_Sheet.xlsx
3. EAM-0303_Vendor_Comparison_Evaluation_Form.xlsx
4. EAM-0304_Purchase_Order_Tracking_Log.xlsx
5. EAM-0305_Equipment_Installation_Checklist.docx
6. EAM-0306_Commissioning_Approval_Form.docx
7. EAM-0307_Acceptance_Test_Report_Template.docx

Part 4. Preventive & Predictive Maintenance Management
Objective: To develop and implement preventive and predictive maintenance programs ensuring equipment reliability and minimizing unplanned downtime.
1. EAM-0401_Preventive_Maintenance_Schedule.xlsx
2. EAM-0402_Maintenance_Checklist_Template.docx
3. EAM-0403_Work_Order_Request_Form.docx
4. EAM-0404_Maintenance_Activity_Log.xlsx
5. EAM-0405_Predictive_Maintenance_Data_Sheet.xlsx
6. EAM-0406_Spare_Parts_Inventory_List.xlsx
7. EAM-0407_Maintenance_Cost_Tracking_Sheet.xlsx

Part 5. Equipment Operation & Utilization
Objective: To ensure optimal equipment operation, monitor utilization levels, and record performance efficiency.
1. EAM-0501_Equipment_Operation_Log.xlsx
2. EAM-0502_Utilization_Rate_Calculation_Sheet.xlsx
3. EAM-0503_Operator_Check_Sheet.docx
4. EAM-0504_Equipment_Efficiency_Report.xlsx
5. EAM-0505_OEE_(Overall_Equipment_Effectiveness)_Dashboard.xlsx
6. EAM-0506_Downtime_Tracking_Log.xlsx
7. EAM-0507_Shift_Performance_Summary_Report.docx

Part 6. Asset Risk, Safety & Compliance Management
Objective: To identify, assess, and mitigate risks associated with equipment failure, operational hazards, and compliance obligations.
1. EAM-0601_Asset_Risk_Assessment_Form.docx
2. EAM-0602_Risk_Register_and_Control_Matrix.xlsx
3. EAM-0603_Safety_Compliance_Checklist.docx
4. EAM-0604_Incident_Report_Form.docx
5. EAM-0605_Inspection_and_Audit_Log.xlsx
6. EAM-0606_Regulatory_Compliance_Tracker.xlsx
7. EAM-0607_Risk_Treatment_Action_Plan.xlsx

Part 7. Asset Financial Management & Depreciation Tracking
Objective: To track asset value, depreciation, budget allocation, and lifecycle costs to support financial decision-making.
1. EAM-0701_Asset_Depreciation_Schedule.xlsx
2. EAM-0702_Asset_Cost_Allocation_Report.xlsx
3. EAM-0703_Capital_Expenditure_Request_Form.docx
4. EAM-0704_Financial_Reconciliation_Log.xlsx
5. EAM-0705_Asset_Disposal_Request_Form.docx
6. EAM-0706_Disposal_Approval_and_Record_Form.docx
7. EAM-0707_Asset_Value_Adjustment_Register.xlsx

Part 8. Asset Performance Monitoring & Reporting
Objective: To continuously evaluate asset performance using KPIs and dashboards, supporting data-driven improvement.
1. EAM-0801_Asset_Performance_Dashboard.xlsx
2. EAM-0802_Maintenance_KPI_Tracking_Sheet.xlsx
3. EAM-0803_Cost_vs_Benefit_Analysis_Template.xlsx
4. EAM-0804_Asset_Reliability_Report.docx
5. EAM-0805_Performance_Review_Meeting_Minutes.docx
6. EAM-0806_Continuous_Improvement_Log.xlsx
7. EAM-0807_Annual_Performance_Summary_Report.docx

Part 9. Lifecycle Management & Continuous Improvement
Objective: To manage the full asset lifecycle — from acquisition to disposal — and ensure continual optimization of asset performance and ROI.
1. EAM-0901_Asset_Lifecycle_Map.docx
2. EAM-0902_Lifecycle_Cost_Analysis_Sheet.xlsx
3. EAM-0903_Asset_Replacement_Plan.xlsx
4. EAM-0904_Continuous_Improvement_Action_Log.xlsx
5. EAM-0905_Best_Practice_Documentation_Form.docx
6. EAM-0906_Audit_and_Review_Report.docx
7. EAM-0907_Asset_Optimization_Plan.xlsx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Các biểu mẫu phải được áp dụng xuyên suốt vòng đời tài sản, từ lúc hình thành, vận hành, đến thanh lý.
- Biểu mẫu định dạng .docx dùng để mô tả, phê duyệt hoặc lập quy trình; biểu mẫu .xlsx dùng để ghi chép, tính toán, và phân tích dữ liệu tài sản.
- Toàn bộ dữ liệu phải được cập nhật chính xác, nhất quán và định kỳ rà soát theo quy trình ISO 55001 hoặc tiêu chuẩn nội bộ.
- Việc triển khai phải có sự phối hợp giữa các bộ phận: kỹ thuật, tài chính, mua sắm và an toàn.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Xây dựng chiến lược quản lý tài sản tổng thể và chính sách nội bộ dựa trên bộ toolkits.
- Bước 2: Tiến hành kiểm kê và phân loại toàn bộ tài sản theo Part 2.
- Bước 3: Áp dụng các biểu mẫu bảo trì, vận hành và giám sát hiệu suất (Part 4–5–8).
- Bước 4: Thực hiện quản lý rủi ro, an toàn và tuân thủ theo Part 6.
- Bước 5: Theo dõi chi phí, khấu hao và giá trị tài sản qua Part 7.
- Bước 6: Định kỳ đánh giá hiệu quả và cải tiến liên tục theo Part 9.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Hệ thống quản lý tài sản minh bạch, dễ kiểm soát và truy xuất nguồn gốc.
- Giảm thiểu rủi ro hỏng hóc, ngừng máy và thất thoát tài sản.
- Nâng cao tuổi thọ thiết bị và hiệu quả đầu tư (ROI).
- Chuẩn hóa quy trình bảo trì, vận hành và kiểm kê tài sản.
- Cung cấp cơ sở dữ liệu mạnh mẽ cho báo cáo tài chính, rủi ro và chiến lược đầu tư dài hạn.