Bộ Công Cụ Phân Tích Nguyên Nhân Cốt Lõi Sự Cố (RCFA)
(Root Cause Failure Analysis (RCFA) Toolkits)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ “Phân Tích Nguyên Nhân Cốt Lõi Sự Cố (RCFA) (Root Cause Failure Analysis (RCFA) Toolkits)” được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp xác định, phân tích và xử lý triệt để các nguyên nhân gốc rễ của sự cố trong quá trình vận hành, bảo trì hoặc sản xuất.
Bộ toolkits này hỗ trợ doanh nghiệp triển khai chương trình RCFA một cách hệ thống, giúp ngăn ngừa sự cố tái diễn, nâng cao độ tin cậy thiết bị và cải thiện hiệu suất hoạt động tổng thể.

2. Đối tượng sử dụng:
- Ban giám đốc, giám đốc kỹ thuật, giám đốc bảo trì hoặc vận hành.
- Trưởng bộ phận bảo trì, kỹ sư tin cậy, kỹ sư sản xuất và QA/QC.
- Nhóm RCFA, nhóm an toàn, nhóm cải tiến liên tục (Continuous Improvement).
- Các chuyên gia tư vấn hoặc giảng viên đào tạo nội bộ về Reliability Engineering và RCA.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. RCFA Program Framework & Governance
Objective: To establish the structure, objectives, and governance for implementing an effective RCFA program.
1. RCFA-0101_RCFA_Program_Policy_and_Objectives.docx
2. RCFA-0102_RCFA_Process_Flowchart.docx
3. RCFA-0103_RCFA_Implementation_Plan.xlsx
4. RCFA-0104_RCFA_Roles_and_Responsibilities_Matrix.xlsx
5. RCFA-0105_RCFA_Team_Charter_Template.docx
6. RCFA-0106_RCFA_Communication_Plan.docx
7. RCFA-0107_RCFA_Audit_and_Compliance_Checklist.xlsx

Part 2. Incident Data Collection & Failure Notification
Objective: To capture accurate failure data and standardize the reporting process of incidents.
1. RCFA-0201_Incident_Notification_Form.docx
2. RCFA-0202_Failure_Event_Description_Template.docx
3. RCFA-0203_Data_Collection_Checklist.xlsx
4. RCFA-0204_Initial_Incident_Assessment_Form.docx
5. RCFA-0205_Failure_Log_Register.xlsx
6. RCFA-0206_Evidence_Collection_Record.docx
7. RCFA-0207_Incident_Prioritization_and_Categorization_Sheet.xlsx

Part 3. Failure Analysis & Evidence Review
Objective: To perform detailed examination of physical, operational, and procedural causes of failures.
1. RCFA-0301_Failure_Analysis_Methodology_Guide.docx
2. RCFA-0302_Component_Inspection_Report.docx
3. RCFA-0303_Photographic_Evidence_Log.xlsx
4. RCFA-0304_Failure_Mode_and_Effect_Analysis_(FMEA)_Template.xlsx
5. RCFA-0305_Test_Results_and_Material_Analysis_Form.docx
6. RCFA-0306_Process_Deviation_Log.xlsx
7. RCFA-0307_Lab_Investigation_Summary_Report.docx

Part 4. Root Cause Identification Tools
Objective: To systematically identify the underlying causes using structured problem-solving techniques.
1. RCFA-0401_5Whys_Analysis_Form.docx
2. RCFA-0402_Fishbone_(Ishikawa)_Diagram_Template.xlsx
3. RCFA-0403_Fault_Tree_Analysis_(FTA)_Worksheet.xlsx
4. RCFA-0404_Cause_and_Effect_Matrix.xlsx
5. RCFA-0405_Barrier_Analysis_Template.docx
6. RCFA-0406_Human_Factor_Analysis_Form.docx
7. RCFA-0407_Root_Cause_Summary_Report.docx

Part 5. Risk Assessment & Impact Evaluation
Objective: To assess the business, safety, and operational impacts of identified root causes.
1. RCFA-0501_Risk_Assessment_Matrix.xlsx
2. RCFA-0502_Impact_Assessment_Form.docx
3. RCFA-0503_Probability_vs_Severity_Evaluation_Sheet.xlsx
4. RCFA-0504_Safety_and_Environmental_Impact_Checklist.docx
5. RCFA-0505_Risk_Prioritization_Index.xlsx
6. RCFA-0506_Economic_Impact_Analysis_Template.xlsx
7. RCFA-0507_Criticality_Classification_Form.docx

Part 6. Corrective and Preventive Action (CAPA) Management
Objective: To implement, track, and verify actions that prevent recurrence of similar failures.
1. RCFA-0601_CAPA_Action_Plan_Template.docx
2. RCFA-0602_Corrective_Action_Log.xlsx
3. RCFA-0603_Action_Priority_Assignment_Matrix.xlsx
4. RCFA-0604_Preventive_Measure_Implementation_Report.docx
5. RCFA-0605_Verification_and_Validation_Form.docx
6. RCFA-0606_Change_Control_Log.xlsx
7. RCFA-0607_Action_Closure_Summary_Report.docx

Part 7. Performance Monitoring & KPI Dashboard
Objective: To monitor the effectiveness of implemented actions and overall RCFA performance.
1. RCFA-0701_RCFA_KPI_Definition_Guide.docx
2. RCFA-0702_RCFA_Tracking_Dashboard.xlsx
3. RCFA-0703_Action_Completion_Progress_Report.xlsx
4. RCFA-0704_Repeated_Failure_Trend_Chart.xlsx
5. RCFA-0705_Mean_Time_Between_Failures_(MTBF)_Tracker.xlsx
6. RCFA-0706_RCFA_Success_Criteria_Evaluation_Form.docx
7. RCFA-0707_Continuous_Improvement_Summary_Report.docx

Part 8. Reporting & Management Review
Objective: To document RCFA findings, communicate outcomes, and ensure management oversight.
1. RCFA-0801_RCFA_Investigation_Report_Template.docx
2. RCFA-0802_Executive_Summary_Report.docx
3. RCFA-0803_RCFA_Review_Meeting_Minutes.docx
4. RCFA-0804_Presentation_Slides_Template.pptx
5. RCFA-0805_Audit_Report_and_Findings_Log.xlsx
6. RCFA-0806_Lessons_Learned_Database.xlsx
7. RCFA-0807_Management_Review_Checklist.docx

Part 9. Knowledge Retention & Continuous Improvement
Objective: To ensure long-term learning, prevent reoccurrence, and embed RCFA into organizational culture.
1. RCFA-0901_Failure_Case_Library_Database.xlsx
2. RCFA-0902_Lessons_Learned_Template.docx
3. RCFA-0903_Preventive_Action_Sharing_Form.docx
4. RCFA-0904_Training_Material_on_RCFA_Best_Practices.docx
5. RCFA-0905_Continuous_Improvement_Tracker.xlsx
6. RCFA-0906_Periodic_Audit_and_Review_Schedule.xlsx
7. RCFA-0907_Annual_RCFA_Performance_Report.docx

Part 10. Integration with Reliability & Maintenance Systems
Objective: To align RCFA practices with reliability, maintenance, and quality improvement systems.
1. RCFA-1001_RCM_and_RCFA_Integration_Guide.docx
2. RCFA-1002_Cross_Functional_Collaboration_Template.docx
3. RCFA-1003_Maintenance_Data_Integration_Log.xlsx
4. RCFA-1004_Asset_Reliability_Improvement_Plan.xlsx
5. RCFA-1005_Failure_Mode_Database.xlsx
6. RCFA-1006_Reliability_Improvement_Report.docx
7. RCFA-1007_Performance_Sustainability_Audit_Form.docx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Các biểu mẫu RCFA được thiết kế theo chuẩn công nghiệp và có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực (sản xuất, dầu khí, điện, hóa chất, v.v.).
- File .docx dùng để lập quy trình, ghi nhận và báo cáo; file .xlsx dùng để phân tích dữ liệu, thống kê và theo dõi KPI.
- Mọi hoạt động RCFA phải dựa trên bằng chứng thực tế và được xác minh khách quan.
- Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận: kỹ thuật, bảo trì, chất lượng, và an toàn trong quá trình phân tích nguyên nhân.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Xây dựng chính sách và quy trình RCFA chuẩn hóa (Part 1).
- Bước 2: Thiết lập hệ thống thu thập dữ liệu và thông báo sự cố (Part 2).
- Bước 3: Phân tích, đánh giá và xác định nguyên nhân gốc (Part 3–4).
- Bước 4: Đánh giá rủi ro và xác định mức độ tác động (Part 5).
- Bước 5: Thực hiện hành động khắc phục – phòng ngừa và theo dõi tiến độ (Part 6–7).
- Bước 6: Báo cáo, chia sẻ bài học kinh nghiệm và cải tiến liên tục (Part 8–10).

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Giảm thiểu sự cố lặp lại, nâng cao độ tin cậy của thiết bị và quy trình.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu tri thức giúp học hỏi từ các sự cố quá khứ.
- Nâng cao năng lực phân tích, tư duy hệ thống và phối hợp nhóm của đội ngũ kỹ thuật.
- Tăng hiệu quả bảo trì, giảm thời gian dừng máy và chi phí vận hành.
- Tạo nền tảng cho hệ thống quản lý độ tin cậy (Reliability-Centered Maintenance – RCM) bền vững.