Quản Lý Bảo Trì Cơ Bản
(Basic Maintenance Management Toolkits)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ "Quản Lý Bảo Trì Cơ Bản (Basic Maintenance Management Toolkits)" được xây dựng nhằm giúp doanh nghiệp tổ chức, vận hành và giám sát các hoạt động bảo trì hiệu quả, giảm thiểu hỏng hóc thiết bị và tối ưu hóa chi phí vận hành. Bộ toolkits cung cấp các biểu mẫu chuẩn hóa phục vụ toàn bộ chu trình bảo trì – từ lập kế hoạch, thực hiện, giám sát đến cải tiến liên tục. Đây là công cụ hữu ích cho doanh nghiệp sản xuất, nhà máy, tòa nhà, cơ sở hạ tầng, hoặc đơn vị có nhiều tài sản, thiết bị cần quản lý tập ...

2. Đối tượng sử dụng:
- Trưởng phòng bảo trì, kỹ sư thiết bị, trưởng nhóm kỹ thuật.
- Bộ phận vận hành, cơ điện, sản xuất, hoặc quản lý tòa nhà.
- Phòng kế hoạch, quản lý tài sản, mua sắm và an toàn lao động.
- Các chuyên viên cải tiến quy trình, Kaizen, hoặc ISO 9001/55001.
- Giảng viên nội bộ hoặc chuyên viên đào tạo về bảo trì thiết bị.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Maintenance Policy, Strategy & Organization
Objective: To establish a clear maintenance policy, organizational structure, and strategic objectives aligned with production goals.
1. BMM-0101_Maintenance_Policy_and_Objectives.docx
2. BMM-0102_Maintenance_Strategy_Plan.docx
3. BMM-0103_Maintenance_Organization_Structure.docx
4. BMM-0104_Maintenance_Roles_and_Responsibilities.xlsx
5. BMM-0105_Maintenance_Committee_Charter.docx
6. BMM-0106_Maintenance_Budget_Plan.xlsx
7. BMM-0107_Communication_and_Escalation_Plan.docx

Part 2. Equipment Inventory & Maintenance Master Data
Objective: To create a standardized database of equipment and assets, ensuring accurate tracking and planning of maintenance activities.
1. BMM-0201_Equipment_Master_List.xlsx
2. BMM-0202_Asset_Tagging_and_Location_Tracking_Sheet.xlsx
3. BMM-0203_Equipment_Specification_Sheet.docx
4. BMM-0204_Maintenance_Hierarchy_Structure.xlsx
5. BMM-0205_Spare_Parts_List.xlsx
6. BMM-0206_Equipment_History_Record_Template.docx
7. BMM-0207_Equipment_Classification_and_Priority_Matrix.xlsx

Part 3. Preventive Maintenance Planning
Objective: To define preventive maintenance schedules, checklists, and tracking tools that ensure equipment reliability and minimize downtime.
1. BMM-0301_Preventive_Maintenance_Schedule.xlsx
2. BMM-0302_Maintenance_Inspection_Checklist.docx
3. BMM-0303_Maintenance_Task_List.xlsx
4. BMM-0304_Maintenance_Procedure_Guide.docx
5. BMM-0305_Maintenance_Plan_Approval_Form.docx
6. BMM-0306_Spare_Part_Requirement_Planning_Sheet.xlsx
7. BMM-0307_PM_Work_Order_Tracking_Log.xlsx

Part 4. Corrective & Breakdown Maintenance Management
Objective: To provide systematic tools for managing breakdowns, identifying root causes, and documenting corrective actions.
1. BMM-0401_Breakdown_Report_Form.docx
2. BMM-0402_Corrective_Action_Request_Form.docx
3. BMM-0403_Breakdown_Tracking_Log.xlsx
4. BMM-0404_Failure_Cause_Analysis_Sheet.xlsx
5. BMM-0405_Downtime_Record_and_Analysis.xlsx
6. BMM-0406_Repair_Parts_Usage_Log.xlsx
7. BMM-0407_Action_Closure_and_Verification_Form.docx

Part 5. Maintenance Work Execution & Scheduling
Objective: To plan, assign, and monitor maintenance work efficiently while maintaining operational continuity.
1. BMM-0501_Work_Order_Request_Form.docx
2. BMM-0502_Work_Order_Schedule_Planner.xlsx
3. BMM-0503_Work_Assignment_Sheet.xlsx
4. BMM-0504_Daily_Maintenance_Log.xlsx
5. BMM-0505_Technician_Time_Sheet.xlsx
6. BMM-0506_Job_Completion_Report.docx
7. BMM-0507_Maintenance_Scheduling_Dashboard.xlsx

Part 6. Spare Parts & Inventory Control
Objective: To manage spare parts, materials, and consumables efficiently, ensuring availability while controlling inventory costs.
1. BMM-0601_Spare_Parts_Inventory_Register.xlsx
2. BMM-0602_Reorder_Point_Calculation_Sheet.xlsx
3. BMM-0603_Spare_Parts_Issue_Form.docx
4. BMM-0604_Stock_Receipt_and_Return_Log.xlsx
5. BMM-0605_Parts_Consumption_Analysis_Report.xlsx
6. BMM-0606_Supplier_Performance_Evaluation_Form.docx
7. BMM-0607_Material_Request_and_Approval_Form.docx

Part 7. Maintenance Performance Monitoring & Reporting
Objective: To monitor, analyze, and report maintenance performance through KPIs and trend analysis.
1. BMM-0701_Maintenance_KPI_Dashboard.xlsx
2. BMM-0702_MTBF_and_MTTR_Analysis_Sheet.xlsx
3. BMM-0703_Maintenance_Cost_Tracking_Sheet.xlsx
4. BMM-0704_Monthly_Performance_Report_Template.docx
5. BMM-0705_Equipment_Availability_Report.xlsx
6. BMM-0706_Preventive_Maintenance_Completion_Log.xlsx
7. BMM-0707_Trend_Analysis_and_Action_Plan.xlsx

Part 8. Safety, Risk & Compliance in Maintenance
Objective: To ensure maintenance activities are performed safely, in compliance with standards and risk control measures.
1. BMM-0801_Safety_Checklist_Before_Maintenance.docx
2. BMM-0802_Lockout_Tagout_Procedure_Form.docx
3. BMM-0803_Risk_Assessment_Form.xlsx
4. BMM-0804_Permit_to_Work_Form.docx
5. BMM-0805_Safety_Incident_Report_Form.docx
6. BMM-0806_Equipment_Inspection_Log.xlsx
7. BMM-0807_Compliance_Audit_Checklist.docx

Part 9. Continuous Improvement & Training
Objective: To capture lessons learned, analyze recurring issues, and develop workforce competency in maintenance practices.
1. BMM-0901_Lessons_Learned_Log.xlsx
2. BMM-0902_Maintenance_Training_Record.docx
3. BMM-0903_Skill_Assessment_Form.xlsx
4. BMM-0904_Continuous_Improvement_Action_Log.xlsx
5. BMM-0905_Technical_Knowledge_Sharing_Form.docx
6. BMM-0906_Best_Practice_Documentation_Template.docx
7. BMM-0907_Maintenance_Audit_and_Review_Report.docx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Mỗi biểu mẫu được thiết kế theo quy trình PDCA (Plan – Do – Check – Act) trong quản lý bảo trì.
- Biểu mẫu định dạng .docx được dùng cho mô tả, quy trình, báo cáo, và phê duyệt; trong khi .xlsx dùng cho lập kế hoạch, theo dõi, thống kê và phân tích.
- Toàn bộ dữ liệu cần được cập nhật, lưu trữ định kỳ và tích hợp vào hệ thống quản lý tài sản (CMMS hoặc ERP).
- Việc áp dụng cần tuân thủ chuẩn an toàn, quy trình ISO 9001/45001/55001 hoặc tiêu chuẩn nội bộ.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Xây dựng chính sách và cơ cấu tổ chức bảo trì (Part 1).
- Bước 2: Kiểm kê thiết bị, xây dựng cơ sở dữ liệu và phân loại (Part 2).
- Bước 3: Thiết lập kế hoạch bảo trì định kỳ và kiểm tra phòng ngừa (Part 3).
- Bước 4: Tổ chức ghi nhận, phân tích và xử lý sự cố (Part 4).
- Bước 5: Theo dõi công việc bảo trì, sử dụng vật tư và báo cáo hiệu suất (Part 5–7).
- Bước 6: Đảm bảo an toàn, tuân thủ và đào tạo đội ngũ bảo trì (Part 8–9).

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Giảm thiểu hỏng hóc đột xuất, tối ưu hóa lịch bảo trì và giảm chi phí vận hành.
- Nâng cao tuổi thọ thiết bị, hiệu suất sản xuất và tính sẵn sàng vận hành.
- Chuẩn hóa quy trình bảo trì và cải thiện năng lực nhân sự kỹ thuật.
- Đảm bảo an toàn lao động, tuân thủ pháp lý và tiêu chuẩn quốc tế.
- Hình thành văn hóa bảo trì chủ động và cải tiến liên tục trong toàn doanh nghiệp.