SOẠN THẢO VĂN BẢN
(Business Writing Toolkits)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ Business Writing Toolkits được thiết kế nhằm giúp nhân viên, quản lý và lãnh đạo trong doanh nghiệp nâng cao kỹ năng viết chuyên nghiệp, rõ ràng, thuyết phục và chuẩn mực theo môi trường kinh doanh hiện đại. Bộ công cụ này bao gồm các mẫu biểu, hướng dẫn và checklist giúp người dùng soạn thảo email, báo cáo, biên bản, thư tín, và các loại văn bản hành chính – thương mại một cách hiệu quả và thống nhất trong toàn tổ chức.

2. Đối tượng sử dụng:
- Nhân viên hành chính, thư ký, nhân viên văn phòng, nhân viên kinh doanh.
- Trưởng nhóm, giám sát viên, quản lý bộ phận.
- Các chuyên viên nhân sự, marketing, truyền thông hoặc đào tạo.
- Các lãnh đạo doanh nghiệp, giám đốc điều hành cần nâng cao kỹ năng viết báo cáo, đề xuất, chính sách và thư tín nội bộ – đối ngoại.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Writing Fundamentals & Tone of Communication
Objective: To help employees understand business writing principles, tone, and audience-appropriate language for effective communication.
1. BWS-0101_Business_Writing_Guidelines.docx
2. BWS-0102_Tone_and_Style_Reference_Guide.docx
3. BWS-0103_Writing_Self_Assessment_Form.xlsx
4. BWS-0104_Professional_Language_Checklist.docx
5. BWS-0105_Common_Writing_Errors_Correction_Sheet.xlsx
6. BWS-0106_Briefing_Note_Template.docx
7. BWS-0107_Corporate_Correspondence_Standards.docx

Part 2. Email & Digital Communication Writing
Objective: To improve clarity, structure, and professionalism in internal and external email and digital message writing.
1. BWS-0201_Email_Writing_Structure_Template.docx
2. BWS-0202_Email_Tone_Guide_for_Managers.docx
3. BWS-0203_Professional_Email_Checklist.docx
4. BWS-0204_Email_Response_Tracker.xlsx
5. BWS-0205_Standard_Business_Email_Samples.docx
6. BWS-0206_Customer_Response_Email_Template.docx
7. BWS-0207_Follow_Up_Email_Log.xlsx

Part 3. Report & Proposal Writing
Objective: To guide managers and employees in preparing structured, logical, and persuasive reports and proposals that drive decisions.
1. BWS-0301_Business_Report_Template.docx
2. BWS-0302_Executive_Summary_Template.docx
3. BWS-0303_Proposal_Structure_Guide.docx
4. BWS-0304_Data_Summary_Table.xlsx
5. BWS-0305_Recommendation_Report_Template.docx
6. BWS-0306_Project_Proposal_Tracking_Sheet.xlsx
7. BWS-0307_Performance_Report_Format.docx

Part 4. Meeting Minutes & Internal Documentation
Objective: To ensure that all business meetings and internal records are written clearly, accurately, and consistently.
1. BWS-0401_Meeting_Agenda_Template.docx
2. BWS-0402_Meeting_Minutes_Template.docx
3. BWS-0403_Action_Item_Tracker.xlsx
4. BWS-0404_Internal_Memo_Template.docx
5. BWS-0405_Briefing_Note_Summary.docx
6. BWS-0406_FollowUp_Log.xlsx
7. BWS-0407_Meeting_Evaluation_Form.docx

Part 5. Business Correspondence & Official Letters
Objective: To develop proper formats and tone for business letters, memos, and official written communications.
1. BWS-0501_Business_Letter_Template.docx
2. BWS-0502_Request_Letter_Format.docx
3. BWS-0503_Complaint_Response_Letter_Template.docx
4. BWS-0504_Official_Notice_Template.docx
5. BWS-0505_Customer_Appreciation_Letter.docx
6. BWS-0506_Supplier_Communication_Log.xlsx
7. BWS-0507_External_Communication_Tracker.xlsx

Part 6. Policy, SOP & Instructional Writing
Objective: To help managers and administrators write clear, structured, and easy-to-follow policies, procedures, and instructions.
1. BWS-0601_Policy_Writing_Guide.docx
2. BWS-0602_SOP_Template.docx
3. BWS-0603_Work_Instruction_Format.docx
4. BWS-0604_SOP_Revision_Log.xlsx
5. BWS-0605_Approval_and_Control_Sheet.xlsx
6. BWS-0606_Internal_Policy_Communication_Form.docx

Part 7. Persuasive & Executive Writing
Objective: To train managers and executives in persuasive writing that influences stakeholders and drives organizational initiatives.
1. BWS-0701_Persuasive_Message_Framework.docx
2. BWS-0702_Executive_Brief_Template.docx
3. BWS-0703_Presentation_Summary_Report.docx
4. BWS-0704_Stakeholder_Influence_Strategy.xlsx
5. BWS-0705_Executive_Proposal_Format.docx
6. BWS-0706_Communication_Impact_Assessment.xlsx

Part 8. Writing for Marketing & External Communication
Objective: To ensure clear, engaging, and brand-aligned writing for marketing, public relations, and corporate content.
1. BWS-0801_Marketing_Copywriting_Guide.docx
2. BWS-0802_Corporate_Press_Release_Template.docx
3. BWS-0803_Brand_Tone_and_Voice_Reference.docx
4. BWS-0804_Website_Content_Writing_Checklist.xlsx
5. BWS-0805_Social_Media_Content_Plan.xlsx
6. BWS-0806_Marketing_Content_Approval_Form.docx

Part 9. Review, Editing & Quality Control
Objective: To provide structured tools for reviewing, proofreading, and improving clarity and accuracy in all written documents.
1. BWS-0901_Document_Review_Checklist.docx
2. BWS-0902_Proofreading_Log.xlsx
3. BWS-0903_Writing_Quality_Assessment_Form.docx
4. BWS-0904_Grammar_and_Consistency_Check_Sheet.xlsx
5. BWS-0905_Revision_History_Log.xlsx
6. BWS-0906_Final_Approval_Signoff_Form.docx

Part 10. Writing Performance Evaluation & Improvement
Objective: To help HR and managers assess employees’ writing competence and provide continuous improvement plans.
1. BWS-1001_Writing_Skills_Assessment_Form.xlsx
2. BWS-1002_Employee_Writing_Evaluation_Form.docx
3. BWS-1003_Writing_Training_Needs_Analysis.xlsx
4. BWS-1004_Individual_Improvement_Plan.docx
5. BWS-1005_Writing_Performance_Tracker.xlsx
6. BWS-1006_Annual_Writing_Competency_Report.docx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Sử dụng các biểu mẫu phù hợp với từng loại văn bản (email, báo cáo, thư, chính sách, v.v.) để đảm bảo thống nhất và chuyên nghiệp.
- File .docx được dùng cho biểu mẫu mô tả, hướng dẫn hoặc soạn thảo nội dung chính.
- File .xlsx được dùng cho theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả và quản lý dữ liệu liên quan đến quá trình soạn thảo.
- Cần thường xuyên cập nhật và điều chỉnh biểu mẫu theo tiêu chuẩn thương hiệu, quy định nội bộ và ngữ cảnh tổ chức.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Xác định nhu cầu và cấp độ kỹ năng viết của các nhóm nhân viên.
- Bước 2: Tổ chức khóa đào tạo kỹ năng soạn thảo văn bản theo từng cấp bậc.
- Bước 3: Áp dụng các biểu mẫu trong quy trình làm việc thực tế (email, báo cáo, chính sách, v.v.).
- Bước 4: Bộ phận nhân sự và truyền thông theo dõi, kiểm tra chất lượng văn bản định kỳ.
- Bước 5: Đánh giá hiệu quả và cải tiến kỹ năng viết thông qua phản hồi và KPI.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Chuẩn hóa toàn bộ phong cách và cấu trúc văn bản trong doanh nghiệp.
- Tăng cường tính chuyên nghiệp, rõ ràng và thuyết phục trong các loại hình văn bản.
- Nâng cao năng lực giao tiếp bằng chữ viết của đội ngũ nhân viên.
- Giảm thiểu sai sót, hiểu nhầm hoặc thiếu sót trong trao đổi thông tin nội bộ và với khách hàng.
- Góp phần xây dựng hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp, minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động giao tiếp.