Công Cụ Quản Lý Hồ Sơ Tài Liệu
(Document Management Skills Toolkits)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ Document Management Toolkits được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp thiết lập và duy trì hệ thống quản lý hồ sơ – tài liệu hiệu quả, đồng bộ và tuân thủ quy định. Bộ công cụ này hỗ trợ người quản lý và nhân viên nắm vững quy trình soạn thảo, phê duyệt, lưu trữ, kiểm soát phiên bản và tiêu hủy tài liệu, đảm bảo sự minh bạch, bảo mật và đáp ứng các tiêu chuẩn quản trị quốc tế (ISO, GDPR, v.v.).

2. Đối tượng sử dụng:
- Cán bộ quản lý, trưởng bộ phận hành chính, văn thư – lưu trữ, nhân sự và chất lượng.
- Bộ phận ISO, IT Governance, Compliance, Risk Management.
- Các phòng ban có nhu cầu chuẩn hóa quy trình quản lý và lưu trữ hồ sơ.
- Nhân viên hành chính hoặc thư ký điều hành phụ trách xử lý, soạn thảo và kiểm soát tài liệu.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Document Management Policy & Framework
Objective: To establish a consistent governance framework, policy, and standards for managing organizational documents and records.
1. DMS-0101_Document_Management_Policy.docx
2. DMS-0102_Document_Control_Framework.docx
3. DMS-0103_Document_Classification_Standard.docx
4. DMS-0104_Document_Lifecycle_Overview.docx
5. DMS-0105_Document_Management_Strategy_Plan.docx
6. DMS-0106_Information_Handling_Guidelines.docx
7. DMS-0107_Document_Management_Audit_Checklist.xlsx

Part 2. Document Creation & Version Control
Objective: To ensure consistent document creation, formatting, identification, and version control across all departments.
1. DMS-0201_Document_Template_Standard.docx
2. DMS-0202_Document_Numbering_Structure_Guide.docx
3. DMS-0203_Version_Control_Log.xlsx
4. DMS-0204_Document_Change_Request_Form.docx
5. DMS-0205_Document_Approval_Form.docx
6. DMS-0206_Document_Amendment_Record.xlsx
7. DMS-0207_Template_Document_Revision_Register.xlsx

Part 3. Document Review, Approval & Authorization
Objective: To define and implement a clear process for reviewing, approving, and authorizing documents before release.
1. DMS-0301_Document_Review_Procedure.docx
2. DMS-0302_Review_Checklist_Template.docx
3. DMS-0303_Document_Approval_Workflow.xlsx
4. DMS-0304_Authorization_Signature_Record.docx
5. DMS-0305_Document_Change_Approval_Form.docx
6. DMS-0306_Document_Release_Register.xlsx
7. DMS-0307_Document_Approval_Matrix.xlsx

Part 4. Document Distribution & Access Control
Objective: To manage the secure and efficient distribution of documents and control access based on user roles and confidentiality levels.
1. DMS-0401_Document_Distribution_List.xlsx
2. DMS-0402_Document_Access_Control_Policy.docx
3. DMS-0403_Access_Request_Form.docx
4. DMS-0404_Document_Issue_Record.xlsx
5. DMS-0405_Confidential_Document_Register.xlsx
6. DMS-0406_Access_Permission_Log.xlsx
7. DMS-0407_Secure_Document_Sharing_Guideline.docx

Part 5. Document Storage & Retrieval Systems
Objective: To define standardized methods for storing, organizing, and retrieving physical and electronic documents efficiently.
1. DMS-0501_Document_Storage_Policy.docx
2. DMS-0502_Document_Filing_System_Structure.xlsx
3. DMS-0503_Document_Archive_Log.xlsx
4. DMS-0504_Record_Retention_Schedule.xlsx
5. DMS-0505_Storage_Location_Register.xlsx
6. DMS-0506_Document_Retrieval_Request_Form.docx
7. DMS-0507_File_Indexing_System_Guide.docx

Part 6. Electronic Document & Records Management System (EDRMS)
Objective: To establish electronic document handling processes, metadata management, and digital workflow automation.
1. DMS-0601_EDRMS_Implementation_Guide.docx
2. DMS-0602_Digital_Document_Metadata_Template.xlsx
3. DMS-0603_Scanning_and_Digitization_Policy.docx
4. DMS-0604_EDRMS_User_Access_Control_Matrix.xlsx
5. DMS-0605_EDRMS_Usage_Log_Report.xlsx
6. DMS-0606_Electronic_File_Naming_Convention.docx
7. DMS-0607_Digital_Archiving_Procedure.docx

Part 7. Record Retention, Archiving & Disposal
Objective: To ensure proper classification, retention, and disposal of records in compliance with legal and regulatory standards.
1. DMS-0701_Record_Retention_Policy.docx
2. DMS-0702_Document_Destruction_Authorization_Form.docx
3. DMS-0703_Records_Disposal_Log.xlsx
4. DMS-0704_Record_Retention_Schedule.xlsx
5. DMS-0705_Archive_Box_Inventory_List.xlsx
6. DMS-0706_Document_Disposal_Procedure.docx
7. DMS-0707_Compliance_Audit_Report_Template.docx

Part 8. Compliance, Security & Risk Management
Objective: To mitigate risks and ensure compliance with data protection, information security, and corporate standards.
1. DMS-0801_Document_Security_Policy.docx
2. DMS-0802_Data_Privacy_Compliance_Checklist.xlsx
3. DMS-0803_Risk_Assessment_Template.xlsx
4. DMS-0804_Document_Audit_Report_Form.docx
5. DMS-0805_Security_Incident_Log.xlsx
6. DMS-0806_Data_Breach_Response_Form.docx
7. DMS-0807_Compliance_Review_Summary_Report.xlsx

Part 9. Document Management Training & Awareness
Objective: To develop staff competencies in document handling, version control, and information security awareness.
1. DMS-0901_Training_Needs_Assessment_Form.xlsx
2. DMS-0902_Document_Management_Training_Plan.docx
3. DMS-0903_User_Training_Materials.docx
4. DMS-0904_Training_Attendance_Log.xlsx
5. DMS-0905_Competency_Assessment_Form.xlsx
6. DMS-0906_Document_Control_Awareness_Poster.docx
7. DMS-0907_Training_Feedback_Form.xlsx

Part 10. Continuous Improvement & Audit Reporting
Objective: To ensure the ongoing improvement of document management systems and reporting for audit and compliance.
1. DMS-1001_Continuous_Improvement_Plan.docx
2. DMS-1002_Internal_Audit_Checklist.xlsx
3. DMS-1003_Audit_Findings_Report.docx
4. DMS-1004_Document_Improvement_Tracker.xlsx
5. DMS-1005_Annual_Review_Report_Template.docx
6. DMS-1006_Corrective_Action_Register.xlsx
7. DMS-1007_Management_Review_Meeting_Minutes.docx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- File .docx được sử dụng cho chính sách, quy trình, hướng dẫn và các mẫu biểu cần phê duyệt hoặc ký tên.
- File .xlsx dùng cho các biểu mẫu quản lý, bảng theo dõi, log ghi nhận và công cụ kiểm soát dữ liệu.
- Các tài liệu cần được mã hóa theo chuẩn thống nhất DMS-XXXX để dễ dàng quản lý và truy xuất.
- Mỗi tài liệu phải được kiểm soát phiên bản và cập nhật định kỳ để đảm bảo tính chính xác.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Đánh giá hiện trạng hệ thống tài liệu trong tổ chức (phân tán, trùng lặp, thiếu kiểm soát).
- Bước 2: Xây dựng chính sách quản lý hồ sơ và đào tạo đội ngũ phụ trách.
- Bước 3: Thiết lập hệ thống lưu trữ và đánh số tài liệu theo cấu trúc chuẩn hóa.
- Bước 4: Áp dụng kiểm soát truy cập và bảo mật thông tin theo phân quyền.
- Bước 5: Thực hiện kiểm tra, đánh giá định kỳ và cải tiến liên tục.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Doanh nghiệp có hệ thống quản lý tài liệu khoa học, đồng bộ và minh bạch.
- Giảm thiểu rủi ro thất lạc, sai sót hoặc rò rỉ thông tin.
- Đáp ứng yêu cầu tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế (ISO 9001, ISO 27001…).
- Nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc và khả năng chia sẻ thông tin nội bộ.
- Tạo nền tảng vững chắc cho chuyển đổi số và hệ thống quản trị thông tin hiện đại.