Bộ Công Cụ Quản Lý Tài Sản - Nguồn Lực Vật Chất
(Asset & Physical Resource Management Toolkits)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ "Quản Lý Tài Sản - Nguồn Lực Vật Chất (Asset & Physical Resource Management Toolkits)" được thiết kế nhằm giúp các doanh nghiệp quy mô lớn quản lý hiệu quả toàn bộ tài sản hữu hình, thiết bị, cơ sở vật chất và nguồn lực vật chất của mình. Bộ toolkits này hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xây dựng chiến lược quản lý tài sản, kiểm soát vòng đời, theo dõi bảo trì – khấu hao, tối ưu chi phí và đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý. Mục tiêu cuối cùng là tăng hiệu suất sử dụng tài sản, giảm thất thoát, ...

2. Đối tượng sử dụng:
- Ban lãnh đạo, giám đốc vận hành, giám đốc tài chính.
- Bộ phận quản lý tài sản, cơ sở vật chất, kế toán, kiểm toán nội bộ.
- Bộ phận bảo trì, kỹ thuật, quản lý kho và cung ứng.
- Các phòng ban sử dụng tài sản, thiết bị, phương tiện trong hoạt động sản xuất hoặc văn phòng.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Asset Management Strategy & Policy Framework
Objective: To define the organization’s asset management vision, policy, and governance framework aligned with business objectives.
1. APM-0101_Asset_Management_Policy.docx
2. APM-0102_Asset_Strategy_and_Objectives.docx
3. APM-0103_Asset_Governance_Structure.xlsx
4. APM-0104_Asset_Lifecycle_Management_Framework.docx
5. APM-0105_Roles_and_Responsibilities_Matrix.xlsx
6. APM-0106_Asset_Management_Plan_Template.docx
7. APM-0107_Asset_Risk_and_Compliance_Policy.docx

Part 2. Asset Inventory & Classification Management
Objective: To establish and maintain an accurate, up-to-date record of all physical assets, equipment, and resources.
1. APM-0201_Asset_Register_Template.xlsx
2. APM-0202_Asset_Tagging_and_Coding_Guide.docx
3. APM-0203_Asset_Category_and_Class_List.xlsx
4. APM-0204_Location_Wise_Asset_List.xlsx
5. APM-0205_New_Asset_Registration_Form.docx
6. APM-0206_Asset_Transfer_and_Assignment_Form.docx
7. APM-0207_Asset_Inventory_Audit_Log.xlsx

Part 3. Asset Procurement & Acquisition Process
Objective: To ensure assets are procured efficiently, cost-effectively, and in compliance with procurement policies.
1. APM-0301_Asset_Requisition_Form.docx
2. APM-0302_Procurement_Plan_Template.xlsx
3. APM-0303_Vendor_Selection_Evaluation_Form.xlsx
4. APM-0304_Purchase_Order_Approval_Form.docx
5. APM-0305_Delivery_and_Inspection_Report.docx
6. APM-0306_Capital_Expenditure_Approval_Sheet.xlsx
7. APM-0307_New_Asset_Onboarding_Checklist.docx

Part 4. Asset Maintenance & Service Management
Objective: To manage maintenance activities for all equipment and physical resources, ensuring reliability and minimal downtime.
1. APM-0401_Preventive_Maintenance_Schedule.xlsx
2. APM-0402_Maintenance_Request_Form.docx
3. APM-0403_Work_Order_Tracking_Sheet.xlsx
4. APM-0404_Corrective_Maintenance_Log.xlsx
5. APM-0405_Spare_Parts_Inventory_List.xlsx
6. APM-0406_Maintenance_Vendor_Contract_Template.docx
7. APM-0407_Maintenance_Cost_Tracking_Sheet.xlsx

Part 5. Asset Utilization & Performance Monitoring
Objective: To track asset usage, optimize resource allocation, and monitor key performance indicators (KPIs).
1. APM-0501_Asset_Utilization_Report.xlsx
2. APM-0502_Equipment_Downtime_Log.xlsx
3. APM-0503_Asset_Performance_KPI_Dashboard.xlsx
4. APM-0504_Usage_Efficiency_Analysis.xlsx
5. APM-0505_Resource_Allocation_Plan.docx
6. APM-0506_Asset_Capacity_and_Load_Tracking_Sheet.xlsx
7. APM-0507_Performance_Improvement_Action_Plan.docx

Part 6. Asset Depreciation & Financial Tracking
Objective: To ensure proper financial control through depreciation calculation, valuation, and budget reporting of physical assets.
1. APM-0601_Asset_Depreciation_Schedule.xlsx
2. APM-0602_Asset_Financial_Valuation_Report.docx
3. APM-0603_Capital_vs_Operating_Expense_Tracker.xlsx
4. APM-0604_Fixed_Asset_Reconciliation_Form.xlsx
5. APM-0605_Budget_Variance_Analysis_Report.xlsx
6. APM-0606_Disposal_and_Writeoff_Approval_Form.docx
7. APM-0607_Asset_Audit_and_Compliance_Report.docx

Part 7. Asset Disposal & Decommissioning
Objective: To manage the safe and compliant disposal, resale, or recycling of obsolete or damaged assets.
1. APM-0701_Asset_Disposal_Request_Form.docx
2. APM-0702_Asset_Decommissioning_Plan.docx
3. APM-0703_Disposal_Approval_Tracker.xlsx
4. APM-0704_Asset_Sale_Quotation_Comparison.xlsx
5. APM-0705_Disposal_Record_and_Scrap_Report.xlsx
6. APM-0706_Certificate_of_Destruction_Template.docx
7. APM-0707_Asset_Removal_Audit_Form.docx

Part 8. Physical Resource Management & Facility Support
Objective: To manage and allocate physical facilities, equipment, and workplace resources efficiently.
1. APM-0801_Facility_Management_Checklist.docx
2. APM-0802_Office_Equipment_Request_Form.docx
3. APM-0803_Workspace_Allocation_Log.xlsx
4. APM-0804_Facility_Maintenance_Schedule.xlsx
5. APM-0805_Energy_Consumption_Tracker.xlsx
6. APM-0806_Physical_Resource_Inventory_Sheet.xlsx
7. APM-0807_Facility_Safety_Inspection_Form.docx

Part 9. Risk, Compliance & Audit Management
Objective: To identify, assess, and mitigate risks associated with asset loss, misuse, or non-compliance with policies.
1. APM-0901_Asset_Risk_Assessment_Template.xlsx
2. APM-0902_Compliance_Checklist_for_Assets.docx
3. APM-0903_Asset_Security_Control_Register.xlsx
4. APM-0904_Internal_Audit_Schedule_and_Log.xlsx
5. APM-0905_Incident_Reporting_Form.docx
6. APM-0906_Audit_Findings_and_Corrective_Action_Log.xlsx
7. APM-0907_Asset_Control_Improvement_Plan.docx

Part 10. Training, Improvement & Sustainability Management
Objective: To enhance staff capability in asset management and promote sustainable use of physical resources.
1. APM-1001_Asset_Management_Training_Plan.xlsx
2. APM-1002_Training_Attendance_Record.xlsx
3. APM-1003_Skill_Assessment_Form.docx
4. APM-1004_Sustainability_Policy_and_Guidelines.docx
5. APM-1005_Energy_and_Resource_Saving_Log.xlsx
6. APM-1006_Continuous_Improvement_Action_Plan.xlsx
7. APM-1007_Annual_Asset_Review_Report.docx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Bộ toolkits được xây dựng dựa trên các chuẩn quản lý tài sản hiện đại (ISO 55000, Lean Asset Management).
- File .docx được dùng cho biểu mẫu định tính (hướng dẫn, kế hoạch, quy trình, báo cáo), trong khi file .xlsx dùng cho biểu mẫu dữ liệu, thống kê, phân tích.
- Mỗi doanh nghiệp cần tùy chỉnh thông tin (loại tài sản, mã, danh mục, chỉ tiêu) phù hợp với thực tế vận hành.
- Đảm bảo cập nhật dữ liệu tài sản định kỳ (tháng/quý/năm) để đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn hệ thống.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Thiết lập chính sách và cơ cấu quản lý tài sản (Part 1).
- Bước 2: Thực hiện kiểm kê, phân loại và mã hóa tài sản (Part 2).
- Bước 3: Chuẩn hóa quy trình mua sắm, ghi nhận và bàn giao tài sản (Part 3).
- Bước 4: Quản lý bảo trì, hiệu suất và khấu hao tài sản (Part 4–6).
- Bước 5: Kiểm soát rủi ro, tuân thủ và đánh giá định kỳ (Part 9).
- Bước 6: Tổ chức đào tạo, cải tiến và xây dựng văn hóa sử dụng tài sản bền vững (Part 10).

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Doanh nghiệp kiểm soát toàn diện vòng đời tài sản, giảm thất thoát và chi phí vận hành.
- Quy trình quản lý tài sản minh bạch, có khả năng truy xuất nguồn gốc và báo cáo tức thời.
- Nâng cao hiệu quả sử dụng thiết bị, tăng tuổi thọ và giá trị đầu tư.
- Hỗ trợ ra quyết định đầu tư, bảo trì và thay thế tài sản dựa trên dữ liệu chính xác.
- Xây dựng hệ thống quản lý tài sản chuyên nghiệp, tuân thủ quy định và hướng tới phát triển bền vững.