Bộ Công Cụ Quản Trị Tồn Kho Hiệu Quả
(Effective Inventory Management Toolkits)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ “Quản Trị Tồn Kho Hiệu quả (Effective Inventory Management Toolkits)” được xây dựng nhằm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho, nâng cao hiệu suất hoạt động, giảm thiểu chi phí và kiểm soát rủi ro trong chuỗi cung ứng. Bộ công cụ cung cấp các biểu mẫu, hướng dẫn, bảng theo dõi và công cụ phân tích giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác lượng tồn kho, dự báo nhu cầu, phối hợp với nhà cung cấp và cải thiện dòng chảy hàng hóa trong toàn hệ thống.
Bộ công cụ này đặc biệt phù hợp với các tổ chức quy mô lớn, có hệ thống kho phức tạp, nhiều cấp bậc quản lý và hoạt động logistics quốc tế.

2. Đối tượng sử dụng:
- Bộ phận quản lý kho, mua hàng, kế hoạch, tài chính và chuỗi cung ứng.
- Quản lý cấp trung, giám sát kho, chuyên viên lập kế hoạch tồn kho.
- Các doanh nghiệp sản xuất, thương mại, phân phối có nhu cầu tối ưu dòng hàng.
- Tư vấn viên và chuyên gia Lean, Six Sigma, Logistics muốn cải thiện quản trị tồn kho.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Inventory Strategy, Policy & Governance
Objective: To define inventory policies, align them with corporate strategy, and ensure governance consistency across all business units.
1. EIM-0101_Inventory_Management_Strategy_Document.docx
2. EIM-0102_Inventory_Policy_and_Procedure_Manual.docx
3. EIM-0103_Stock_Control_Framework.docx
4. EIM-0104_Inventory_Governance_Checklist.xlsx
5. EIM-0105_Inventory_Objectives_and_KPIs.xlsx
6. EIM-0106_Inventory_Management_Charter.docx
7. EIM-0107_Approval_Matrix_for_Stock_Decisions.xlsx

Part 2. Demand Planning & Forecasting
Objective: To accurately forecast customer demand and balance supply chain capacity to minimize stockouts and overstocking.
1. EIM-0201_Demand_Forecast_Template.xlsx
2. EIM-0202_Sales_Trend_Analysis_Sheet.xlsx
3. EIM-0203_Demand_Plan_Review_Form.docx
4. EIM-0204_Historical_Demand_Data_Log.xlsx
5. EIM-0205_Seasonality_Adjustment_Model.xlsx
6. EIM-0206_Promotion_Impact_Assessment_Form.docx
7. EIM-0207_Consensus_Forecasting_Meeting_Minutes.docx

Part 3. Procurement & Replenishment Management
Objective: To maintain optimal stock levels and ensure timely replenishment aligned with forecast accuracy.
1. EIM-0301_Reorder_Point_Calculator.xlsx
2. EIM-0302_Economic_Order_Quantity_Model.xlsx
3. EIM-0303_Replenishment_Cycle_Tracker.xlsx
4. EIM-0304_Purchase_Order_Form.docx
5. EIM-0305_Supplier_Lead_Time_Analysis_Sheet.xlsx
6. EIM-0306_Replenishment_Policy_Document.docx
7. EIM-0307_Supplier_Performance_Scorecard.xlsx

Part 4. Stock Categorization & Prioritization
Objective: To segment inventory based on value, velocity, and importance for improved control and planning.
1. EIM-0401_ABC_Classification_Model.xlsx
2. EIM-0402_XYZ_Analysis_Sheet.xlsx
3. EIM-0403_FSN_(Fast_Slow_NonMoving)_Report.xlsx
4. EIM-0404_Inventory_Prioritization_Guide.docx
5. EIM-0405_Stock_Segmentation_Dashboard.xlsx
6. EIM-0406_Inventory_Value_Analysis_Sheet.xlsx
7. EIM-0407_Slow_Moving_Stock_Review_Form.docx

Part 5. Warehouse Operations & Stock Control
Objective: To manage day-to-day warehouse activities, control stock movement, and improve operational efficiency.
1. EIM-0501_Warehouse_Layout_Plan.docx
2. EIM-0502_Receiving_and_Putaway_Procedure.docx
3. EIM-0503_Inventory_Transaction_Log.xlsx
4. EIM-0504_Stock_Adjustment_Form.docx
5. EIM-0505_Bin_Location_Tracking_Sheet.xlsx
6. EIM-0506_Warehouse_Capacity_Utilization_Report.xlsx
7. EIM-0507_Inventory_Transfer_Form.docx

Part 6. Inventory Accuracy & Audit Management
Objective: To ensure stock accuracy, reconcile variances, and maintain audit readiness at all times.
1. EIM-0601_Cycle_Count_Schedule.xlsx
2. EIM-0602_Inventory_Audit_Checklist.docx
3. EIM-0603_Discrepancy_Report_Form.docx
4. EIM-0604_Count_Variance_Analysis_Sheet.xlsx
5. EIM-0605_Corrective_Action_Log.xlsx
6. EIM-0606_Audit_Observation_Report.docx
7. EIM-0607_Stock_Accuracy_Dashboard.xlsx

Part 7. Inventory Costing & Financial Analysis
Objective: To evaluate inventory costs, optimize carrying cost, and improve financial transparency.
1. EIM-0701_Inventory_Cost_Tracking_Sheet.xlsx
2. EIM-0702_Carrying_Cost_Analysis_Model.xlsx
3. EIM-0703_Obsolete_Stock_Report.xlsx
4. EIM-0704_Cost_of_Goods_Sold_(COGS)_Calculator.xlsx
5. EIM-0705_WriteOff_Approval_Form.docx
6. EIM-0706_Inventory_Financial_Reconciliation_Log.xlsx
7. EIM-0707_Inventory_Valuation_Summary_Report.docx

Part 8. Supplier & Material Coordination
Objective: To enhance collaboration with suppliers and ensure reliable material flow across the supply chain.
1. EIM-0801_Supplier_Master_Data_Form.docx
2. EIM-0802_Supplier_Communication_Log.xlsx
3. EIM-0803_Supplier_OnTime_Delivery_Tracker.xlsx
4. EIM-0804_Material_Replenishment_Schedule.xlsx
5. EIM-0805_Supplier_Collaboration_Plan.docx
6. EIM-0806_VMI_(Vendor_Managed_Inventory)_Agreement.docx
7. EIM-0807_Supplier_KPI_Dashboard.xlsx

Part 9. Inventory Risk & Obsolescence Management
Objective: To identify and mitigate risks related to obsolete, excess, or damaged inventory.
1. EIM-0901_Inventory_Risk_Assessment_Form.docx
2. EIM-0902_Obsolete_Stock_Identification_List.xlsx
3. EIM-0903_Risk_Priority_Number_(RPN)_Matrix.xlsx
4. EIM-0904_Inventory_Disposal_Approval_Form.docx
5. EIM-0905_Root_Cause_Analysis_Template.docx
6. EIM-0906_Risk_Control_Action_Plan.xlsx
7. EIM-0907_Inventory_Risk_Dashboard.xlsx

Part 10. KPI, Reporting & Continuous Improvement
Objective: To track inventory KPIs, measure performance trends, and continuously improve stock control effectiveness.
1. EIM-1001_Inventory_Performance_KPI_Dashboard.xlsx
2. EIM-1002_Stock_Ageing_Report.xlsx
3. EIM-1003_Inventory_Turnover_Analysis_Sheet.xlsx
4. EIM-1004_Backorder_and_Fill_Rate_Tracker.xlsx
5. EIM-1005_Inventory_Performance_Review_Form.docx
6. EIM-1006_Continuous_Improvement_Action_Log.xlsx
7. EIM-1007_Annual_Inventory_Performance_Report.docx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Tất cả các biểu mẫu được mã hóa theo chuẩn “EIM” để đảm bảo đồng nhất và dễ quản lý.
- File .docx được sử dụng cho các quy trình, biểu mẫu, báo cáo, hướng dẫn và quy định.
- File .xlsx được sử dụng cho các bảng phân tích, theo dõi, tính toán, và lập kế hoạch.
- Mỗi phần có thể triển khai độc lập hoặc tích hợp theo quy trình quản trị tồn kho toàn diện.
- Nên cập nhật dữ liệu định kỳ và sử dụng trong các cuộc họp quản trị tồn kho hoặc đánh giá nội bộ.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Đánh giá thực trạng quản trị tồn kho của doanh nghiệp.
- Bước 2: Lựa chọn các phần template phù hợp với mục tiêu quản trị.
- Bước 3: Triển khai áp dụng biểu mẫu và đào tạo nhân viên sử dụng đồng bộ.
- Bước 4: Theo dõi, đo lường và cập nhật dữ liệu tồn kho định kỳ.
- Bước 5: Đánh giá kết quả, rút kinh nghiệm và cải tiến quy trình.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Kiểm soát hiệu quả hàng tồn kho, giảm chi phí lưu kho và vốn bị ứ đọng.
- Nâng cao khả năng dự báo, lập kế hoạch và ra quyết định.
- Giảm tỷ lệ hết hàng và hàng tồn dư thừa.
- Tăng hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận liên quan.
- Xây dựng hệ thống quản trị tồn kho hiện đại, chính xác và linh hoạt.