BỘ CÔNG CỤ Quản Đốc Phân Xưởng
(Workshop Manager Toolkits)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ “Quản Đốc Phân Xưởng (Workshop Manager Toolkits)” được thiết kế nhằm hỗ trợ đội ngũ quản lý phân xưởng trong việc điều hành hoạt động sản xuất, kiểm soát năng suất, chất lượng, nhân sự và an toàn lao động. Bộ công cụ này giúp tiêu chuẩn hóa công tác quản lý hiện trường, nâng cao năng lực lãnh đạo của quản đốc, đồng thời tăng hiệu quả sản xuất và giảm thiểu sai lỗi trong vận hành.

2. Đối tượng sử dụng:
- Quản đốc phân xưởng, trưởng ca, tổ trưởng sản xuất.
- Quản lý cấp trung phụ trách vận hành, kỹ thuật, chất lượng, bảo trì.
- Các bộ phận HR, HSE, và Lean/Kaizen trong doanh nghiệp sản xuất.
- Các giảng viên nội bộ, chuyên gia đào tạo kỹ năng quản lý sản xuất.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Workshop Leadership, Roles & Responsibilities
Objective: To define the authority, accountability, and leadership scope of the Workshop Manager role.
1. WM-0101_Workshop_Manager_Roles_and_Responsibilities.docx
2. WM-0102_Workshop_Organization_Chart.docx
3. WM-0103_Workshop_Leadership_Competency_Framework.docx
4. WM-0104_RACI_Matrix_for_Workshop_Team.xlsx
5. WM-0105_Daily_Leadership_Task_Checklist.docx
6. WM-0106_Workshop_Communication_and_Briefing_Template.docx
7. WM-0107_Workshop_Management_Governance_Policy.docx

Part 2. Production Planning & Scheduling
Objective: To plan, allocate, and monitor production schedules effectively and align with capacity and demand.
1. WM-0201_Production_Schedule_Planning_Template.xlsx
2. WM-0202_Work_Order_Tracking_Log.xlsx
3. WM-0203_Shift_Assignment_Schedule.xlsx
4. WM-0204_Production_Load_vs_Capacity_Chart.xlsx
5. WM-0205_Scheduling_Change_Request_Form.docx
6. WM-0206_Weekly_Production_Planning_Report.docx
7. WM-0207_Daily_Schedule_Review_Checklist.docx

Part 3. Workforce Management & Performance Control
Objective: To optimize manpower utilization, assign tasks, and evaluate worker performance.
1. WM-0301_Workforce_Deployment_Plan.xlsx
2. WM-0302_Skill_Matrix_and_Training_Record.xlsx
3. WM-0303_Work_Assignment_Sheet.docx
4. WM-0304_Worker_Attendance_and_Productivity_Log.xlsx
5. WM-0305_Performance_Evaluation_Form.docx
6. WM-0306_Disciplinary_Action_Record.docx
7. WM-0307_Workforce_Efficiency_Tracking_Dashboard.xlsx

Part 4. Production Process Management
Objective: To standardize and monitor the production workflow to ensure consistency and efficiency.
1. WM-0401_Process_Standardization_Guide.docx
2. WM-0402_Production_Workflow_Diagram.docx
3. WM-0403_Standard_Operating_Procedure_(SOP)_Template.docx
4. WM-0404_Production_Parameter_Control_Log.xlsx
5. WM-0405_Process_Deviation_Report_Form.docx
6. WM-0406_Workshop_Bottleneck_Analysis_Sheet.xlsx
7. WM-0407_Continuous_Process_Improvement_Log.xlsx

Part 5. Quality Control & Defect Management
Objective: To identify and manage quality issues and ensure product conformity with standards.
1. WM-0501_Quality_Control_Checksheet.xlsx
2. WM-0502_Defect_Tracking_Log.xlsx
3. WM-0503_Non_Conformance_Report_(NCR).docx
4. WM-0504_Corrective_Action_Request_Form.docx
5. WM-0505_Inspection_Record_Template.xlsx
6. WM-0506_Pareto_Analysis_of_Defects.xlsx
7. WM-0507_Quality_Performance_Dashboard.xlsx

Part 6. Equipment & Maintenance Management
Objective: To maintain high equipment availability and prevent breakdowns through proactive maintenance.
1. WM-0601_Equipment_Register.xlsx
2. WM-0602_Preventive_Maintenance_Schedule.xlsx
3. WM-0603_Breakdown_Report_Form.docx
4. WM-0604_Equipment_Inspection_Checklist.docx
5. WM-0605_Spare_Parts_Inventory_Tracking_Sheet.xlsx
6. WM-0606_Maintenance_Cost_Log.xlsx
7. WM-0607_Equipment_Efficiency_(OEE)_Dashboard.xlsx

Part 7. Safety, Health & Environmental Management (SHE)
Objective: To ensure safe, compliant, and environmentally responsible operations in the workshop.
1. WM-0701_Safety_Inspection_Checklist.docx
2. WM-0702_Risk_Assessment_Matrix.xlsx
3. WM-0703_Incident_Report_Form.docx
4. WM-0704_Emergency_Response_Plan.docx
5. WM-0705_PPE_Inventory_and_Distribution_Log.xlsx
6. WM-0706_Safety_Training_Record.xlsx
7. WM-0707_Environmental_Compliance_Monitoring_Form.docx

Part 8. Productivity & KPI Performance Monitoring
Objective: To measure and visualize production efficiency and key performance indicators.
1. WM-0801_Production_KPI_Definition_Sheet.docx
2. WM-0802_KPI_Tracking_Dashboard.xlsx
3. WM-0803_Labor_Productivity_Analysis.xlsx
4. WM-0804_Cycle_Time_Monitoring_Sheet.xlsx
5. WM-0805_Efficiency_vs_Target_Comparison_Report.docx
6. WM-0806_Continuous_Improvement_KPI_Log.xlsx
7. WM-0807_Weekly_Performance_Review_Template.docx

Part 9. Material & Inventory Control
Objective: To control material flow, minimize waste, and ensure timely material availability.
1. WM-0901_Material_Request_Form.docx
2. WM-0902_Material_Issue_and_Return_Log.xlsx
3. WM-0903_Workshop_Inventory_Register.xlsx
4. WM-0904_Material_Consumption_Report.xlsx
5. WM-0905_Scrap_and_Waste_Tracking_Sheet.xlsx
6. WM-0906_Stock_Reconciliation_Form.docx
7. WM-0907_Inventory_Turnover_Dashboard.xlsx

Part 10. Communication, Meetings & Continuous Improvement
Objective: To facilitate effective communication, issue escalation, and continuous improvement within the workshop.
1. WM-1001_Daily_Toolbox_Meeting_Minutes.docx
2. WM-1002_Weekly_Production_Review_Report.docx
3. WM-1003_Issue_Escalation_Log.xlsx
4. WM-1004_Kaizen_Idea_Submission_Form.docx
5. WM-1005_Action_Item_Tracking_Sheet.xlsx
6. WM-1006_Lessons_Learned_Record.docx
7. WM-1007_Workshop_Continuous_Improvement_Plan.xlsx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Sử dụng bộ biểu mẫu này để tiêu chuẩn hóa toàn bộ hoạt động trong phân xưởng.
- File .docx dùng cho các nội dung quản lý, ghi nhận, báo cáo; file .xlsx dùng cho theo dõi dữ liệu, phân tích, KPI và lập kế hoạch.
- Mọi thông tin cần được cập nhật hàng ngày, đúng người, đúng thời điểm và có xác nhận của quản đốc.
- Các mẫu biểu có thể được tùy chỉnh nhưng không làm thay đổi cấu trúc quản lý chuẩn.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Xác định mục tiêu và phạm vi quản lý của phân xưởng.
- Bước 2: Triển khai các biểu mẫu lãnh đạo, kế hoạch và nhân sự (Part 1–3).
- Bước 3: Chuẩn hóa quy trình sản xuất, quản lý chất lượng, bảo trì và an toàn (Part 4–7).
- Bước 4: Thiết lập hệ thống đo lường năng suất, vật tư và cải tiến liên tục (Part 8–10).
- Bước 5: Đào tạo đội ngũ sử dụng biểu mẫu, đánh giá định kỳ và cải tiến theo thực tế.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Tăng tính chuyên nghiệp và tính chủ động của đội ngũ quản lý phân xưởng.
- Cải thiện hiệu suất sản xuất, giảm lỗi và giảm chi phí.
- Thiết lập hệ thống quản trị hiện trường minh bạch, đo lường được.
- Hỗ trợ triển khai các hệ thống Lean, TPM và Kaizen hiệu quả trong thực tế.