Bộ Công Cụ Kỹ Năng Quan Hệ Công Chúng
(Public Relations Skills Toolkits)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ “Kỹ Năng Quan Hệ Công Chúng (Public Relations Skills Toolkits)” được xây dựng nhằm trang bị cho các nhà quản lý, chuyên viên truyền thông và lãnh đạo doanh nghiệp những công cụ thực hành hiệu quả trong việc hoạch định, triển khai và đo lường các hoạt động PR (Quan hệ công chúng). Bộ toolkits này giúp doanh nghiệp củng cố hình ảnh thương hiệu, tăng cường uy tín với công chúng, kiểm soát khủng hoảng truyền thông và xây dựng mối quan hệ bền vững với các bên liên quan.

2. Đối tượng sử dụng:
- Giám đốc Truyền thông (CCO), Giám đốc Marketing (CMO).
- Chuyên viên PR, Truyền thông nội bộ, CSR và Quản lý thương hiệu.
- Lãnh đạo các phòng ban có liên quan đến quan hệ công chúng hoặc đại diện truyền thông.
- Doanh nghiệp đang phát triển chiến lược hình ảnh thương hiệu và cần đo lường hiệu quả truyền thông.
- Các tổ chức mong muốn tăng tính chuyên nghiệp trong quản trị truyền thông và khủng hoảng.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. PR Vision, Strategy & Objectives
Objective: To define a clear PR vision, establish communication goals, and align public relations strategy with corporate brand positioning.
1. PRS-0101_PR_Vision_and_Mission_Statement.docx
2. PRS-0102_Public_Relations_Strategy_Plan.docx
3. PRS-0103_PR_Objectives_and_KPIs.xlsx
4. PRS-0104_Target_Audience_Definition_Form.docx
5. PRS-0105_PR_Action_Plan_Template.xlsx
6. PRS-0106_PR_Timeline_and_Milestones.xlsx
7. PRS-0107_PR_Budget_Planner.xlsx

Part 2. Media Relations & Press Management
Objective: To manage relationships with media representatives, organize press events, and ensure consistent and professional media communication.
1. PRS-0201_Media_Contact_List_Template.xlsx
2. PRS-0202_Press_Release_Template.docx
3. PRS-0203_Media_Briefing_Pack.docx
4. PRS-0204_Press_Conference_Planning_Guide.docx
5. PRS-0205_Media_Coverage_Tracking_Sheet.xlsx
6. PRS-0206_Journalist_Engagement_Log.xlsx
7. PRS-0207_Media_Response_Protocol.docx

Part 3. Corporate Communication Management
Objective: To ensure consistent, aligned, and effective communication across internal and external stakeholders.
1. PRS-0301_Corporate_Communication_Policy.docx
2. PRS-0302_Internal_Communication_Plan.docx
3. PRS-0303_External_Communication_Guidelines.docx
4. PRS-0304_Stakeholder_Communication_Map.xlsx
5. PRS-0305_Message_Consistency_Checklist.docx
6. PRS-0306_Corporate_Announcement_Template.docx
7. PRS-0307_Communication_Impact_Assessment_Form.xlsx

Part 4. Crisis Communication & Issue Management
Objective: To manage and respond effectively to crises that may impact corporate reputation and stakeholder confidence.
1. PRS-0401_Crisis_Communication_Plan.docx
2. PRS-0402_Risk_Assessment_and_Threat_Matrix.xlsx
3. PRS-0403_Crisis_Response_Checklist.docx
4. PRS-0404_Spokesperson_Guideline_and_Script.docx
5. PRS-0405_Crisis_Log_and_Incident_Tracking_Sheet.xlsx
6. PRS-0406_Post_Crisis_Analysis_Report.docx
7. PRS-0407_Crisis_Lessons_Learned_Template.docx

Part 5. Brand Reputation & Image Management
Objective: To monitor, evaluate, and strengthen the company’s public image and reputation across all media channels.
1. PRS-0501_Brand_Reputation_Strategy_Plan.docx
2. PRS-0502_Brand_Health_Monitoring_Dashboard.xlsx
3. PRS-0503_Social_Media_Mention_Tracker.xlsx
4. PRS-0504_Online_Sentiment_Analysis_Sheet.xlsx
5. PRS-0505_Influencer_Engagement_Plan.docx
6. PRS-0506_Brand_Perception_Survey_Form.docx
7. PRS-0507_Reputation_Risk_Register.xlsx

Part 6. Event Management & Sponsorship
Objective: To organize and manage PR events, sponsorships, and public engagements to strengthen corporate visibility.
1. PRS-0601_Event_Strategy_and_Objectives_Form.docx
2. PRS-0602_Event_Budget_and_Logistics_Plan.xlsx
3. PRS-0603_Sponsorship_Proposal_Template.docx
4. PRS-0604_Event_Guest_List_and_Invitation_Tracker.xlsx
5. PRS-0605_Event_Script_and_Run_Down.docx
6. PRS-0606_Event_Feedback_Form.xlsx
7. PRS-0607_Post_Event_Report_Template.docx

Part 7. Digital PR & Social Media Management
Objective: To leverage digital platforms for communication, engagement, and reputation building.
1. PRS-0701_Social_Media_Content_Calendar.xlsx
2. PRS-0702_Digital_PR_Strategy_Plan.docx
3. PRS-0703_Online_Influencer_Collaboration_Form.docx
4. PRS-0704_Social_Media_Engagement_Tracker.xlsx
5. PRS-0705_Content_Performance_Analytics_Dashboard.xlsx
6. PRS-0706_Crisis_Response_on_Social_Media_Guide.docx
7. PRS-0707_Digital_Campaign_Review_Report.docx

Part 8. Community Relations & CSR Programs
Objective: To design, execute, and measure community and CSR initiatives that strengthen corporate social reputation.
1. PRS-0801_CSR_Strategy_and_Objectives_Plan.docx
2. PRS-0802_Community_Engagement_Activity_Schedule.xlsx
3. PRS-0803_CSR_Project_Budget_Template.xlsx
4. PRS-0804_Stakeholder_Feedback_Form.docx
5. PRS-0805_CSR_Impact_Assessment_Report.docx
6. PRS-0806_Community_Partnership_Agreement.docx
7. PRS-0807_Annual_CSR_Performance_Summary.xlsx

Part 9. PR Performance Measurement & Reporting
Objective: To evaluate the success and ROI of PR activities using data-driven metrics and performance dashboards.
1. PRS-0901_PR_Performance_KPI_Dashboard.xlsx
2. PRS-0902_Media_Coverage_Analysis_Report.docx
3. PRS-0903_Communication_Effectiveness_Survey.xlsx
4. PRS-0904_Campaign_Evaluation_Template.docx
5. PRS-0905_Monthly_PR_Activity_Report.xlsx
6. PRS-0906_PR_ROI_Calculation_Sheet.xlsx
7. PRS-0907_Quarterly_Executive_Summary_Report.docx

Part 10. Continuous Improvement & Knowledge Management
Objective: To document lessons learned, capture best practices, and enhance the PR function’s overall maturity.
1. PRS-1001_PR_Training_and_Development_Plan.xlsx
2. PRS-1002_Best_Practice_Repository.docx
3. PRS-1003_Post_Project_Review_Template.docx
4. PRS-1004_PR_Team_Skills_Assessment_Form.xlsx
5. PRS-1005_Lessons_Learned_Log.docx
6. PRS-1006_Continuous_Improvement_Action_Plan.xlsx
7. PRS-1007_Annual_PR_Capability_Development_Report.docx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Các file .docx dùng để lập kế hoạch, hướng dẫn, báo cáo, quy trình và chính sách truyền thông.
- Các file .xlsx dùng để quản lý dữ liệu, KPI, ngân sách, và phân tích hiệu quả.
- Cấu trúc bộ toolkits cho phép tùy chỉnh theo từng quy mô doanh nghiệp hoặc mô hình truyền thông nội bộ – bên ngoài.
- Cần triển khai có kế hoạch, đảm bảo tính nhất quán giữa PR, Marketing, và Brand Management.
- Cập nhật định kỳ để phản ánh sự thay đổi của môi trường truyền thông và hành vi công chúng.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Xây dựng chiến lược, mục tiêu và tầm nhìn PR tổng thể (Part 1).
- Bước 2: Thiết lập quy trình làm việc với báo chí, truyền thông, và quản trị khủng hoảng (Part 2–4).
- Bước 3: Quản trị hình ảnh thương hiệu, tổ chức sự kiện và hoạt động CSR (Part 5–8).
- Bước 4: Theo dõi, đo lường và cải tiến hiệu quả hoạt động PR (Part 9–10).

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Doanh nghiệp sở hữu hệ thống PR chuyên nghiệp, bài bản và có khả năng phản ứng nhanh trước khủng hoảng.
- Hình ảnh thương hiệu được củng cố, uy tín tăng cao trong mắt công chúng và truyền thông.
- Các hoạt động PR được đo lường rõ ràng, minh bạch và gắn liền với mục tiêu kinh doanh.
- Gia tăng sự phối hợp hiệu quả giữa PR, marketing, và CSR.
- Phát triển đội ngũ truyền thông chuyên nghiệp, có năng lực chiến lược và sáng tạo.