Bộ Công Cụ Phân Công Và Ủy Thác Công Việc
(Delegation & Task Assignment Toolkits)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ “Phân Công Và Ủy Thác Công Việc (Delegation and Task Assignment Toolkits)” được thiết kế dành cho các nhà quản lý, trưởng nhóm và lãnh đạo doanh nghiệp nhằm giúp họ nâng cao kỹ năng phân công, ủy quyền và giám sát công việc một cách hiệu quả. Bộ công cụ này không chỉ giúp tối ưu hóa năng suất làm việc, mà còn phát triển năng lực lãnh đạo, trao quyền và xây dựng văn hóa tin tưởng trong tổ chức.

2. Đối tượng sử dụng:
- Ban Giám đốc, các cấp quản lý, trưởng phòng, trưởng nhóm.
- Nhân sự phụ trách đào tạo, phát triển lãnh đạo (L&D, HRBP).
- Các cá nhân đang rèn luyện kỹ năng lãnh đạo, giao việc và huấn luyện nhân viên.
- Doanh nghiệp có quy mô lớn cần triển khai hệ thống giao việc và ủy quyền chuẩn hóa.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Delegation Mindset & Principles
Objective: To develop the right leadership mindset for effective delegation, understanding the value, purpose, and psychological foundations behind trust and empowerment.
1. DTA-0101_Delegation_Principles_Guide.docx
2. DTA-0102_Delegation_Self_Assessment_Form.xlsx
3. DTA-0103_Managerial_Control_vs_Trust_Matrix.xlsx
4. DTA-0104_Delegation_Readiness_Checklist.docx
5. DTA-0105_Common_Barriers_to_Delegation_and_Solutions.docx
6. DTA-0106_Manager_Delegation_Competency_Scorecard.xlsx
7. DTA-0107_Delegation_Benefits_Communication_Plan.docx

Part 2. Task Identification & Prioritization
Objective: To identify tasks suitable for delegation, classify workload, and prioritize based on strategic value, urgency, and complexity.
1. DTA-0201_Task_Identification_Template.xlsx
2. DTA-0202_Task_Prioritization_Matrix.xlsx
3. DTA-0203_Delegation_Decision_Guide.docx
4. DTA-0204_Delegation_Potential_Assessment_Tool.xlsx
5. DTA-0205_Task_Complexity_and_Risk_Evaluation_Sheet.xlsx
6. DTA-0206_Tasks_to_Delegate_Log.xlsx
7. DTA-0207_Delegation_Pipeline_Tracking_Form.xlsx

Part 3. Selecting the Right Person for Delegation
Objective: To ensure tasks are assigned to the most suitable employee based on capability, workload, and growth opportunity.
1. DTA-0301_Delegation_Candidate_Selection_Form.xlsx
2. DTA-0302_Competency_vs_Task_Match_Matrix.xlsx
3. DTA-0303_Delegation_Suitability_Checklist.docx
4. DTA-0304_Delegation_Candidate_Profile_Sheet.xlsx
5. DTA-0305_Delegation_Risk_and_Readiness_Assessment.xlsx
6. DTA-0306_Employee_Readiness_Scoring_Model.xlsx
7. DTA-0307_Manager_Decision_Log_for_Delegation.docx

Part 4. Delegation Planning & Communication
Objective: To define clear delegation plans including objectives, deliverables, timelines, accountability, and communication flow.
1. DTA-0401_Delegation_Planning_Form.docx
2. DTA-0402_Task_Assignment_Communication_Template.docx
3. DTA-0403_Roles_and_Responsibilities_Matrix.xlsx
4. DTA-0404_Delegation_Briefing_Template.docx
5. DTA-0405_Task_Assignment_Timeline_Tracker.xlsx
6. DTA-0406_Delegation_Agreement_Form.docx
7. DTA-0407_Delegation_Confirmation_and_Commitment_Sheet.xlsx

Part 5. Monitoring & Follow-Up System
Objective: To monitor progress, maintain control without micromanagement, and ensure delegated work stays on track.
1. DTA-0501_Delegation_Progress_Tracker.xlsx
2. DTA-0502_Task_Status_Update_Form.docx
3. DTA-0503_Performance_Follow_Up_Checklist.docx
4. DTA-0504_Delegation_Control_Dashboard.xlsx
5. DTA-0505_Task_Completion_Milestone_Log.xlsx
6. DTA-0506_Delegation_Risk_Monitoring_Form.docx
7. DTA-0507_Delegation_Progress_Review_Meeting_Minutes.docx

Part 6. Coaching, Feedback & Support
Objective: To empower delegated employees with proper coaching, provide feedback, and create a supportive environment for growth.
1. DTA-0601_Delegation_Coaching_Plan_Template.docx
2. DTA-0602_Feedback_Session_Guide.docx
3. DTA-0603_Managerial_Support_Log.xlsx
4. DTA-0604_Delegation_Performance_Improvement_Plan.docx
5. DTA-0605_Employee_Self_Reflection_Form.docx
6. DTA-0606_Delegation_Follow_Up_Schedule.xlsx
7. DTA-0607_Recognition_and_Appreciation_Log.xlsx

Part 7. Evaluation & Lessons Learned
Objective: To assess the effectiveness of delegation decisions, extract lessons learned, and continuously improve delegation skills.
1. DTA-0701_Delegation_Effectiveness_Evaluation_Form.xlsx
2. DTA-0702_Manager_Delegation_Reflection_Template.docx
3. DTA-0703_Delegation_Success_Case_Study_Form.docx
4. DTA-0704_Delegation_Performance_Report.xlsx
5. DTA-0705_Delegation_Improvement_Action_Plan.docx
6. DTA-0706_Post_Delegation_Feedback_Survey.xlsx
7. DTA-0707_Lessons_Learned_Summary_Report.docx

Part 8. Organizational Delegation Framework & Governance
Objective: To establish company-wide delegation policies, reporting structures, and governance to ensure consistency and accountability.
1. DTA-0801_Delegation_Policy_and_Procedure_Manual.docx
2. DTA-0802_Delegation_Governance_Structure_Chart.docx
3. DTA-0803_Authority_and_Accountability_Matrix.xlsx
4. DTA-0804_Delegation_Limit_Guideline.docx
5. DTA-0805_RACI_Model_for_Delegation.xlsx
6. DTA-0806_Delegation_Audit_Checklist.docx
7. DTA-0807_Delegation_Performance_Dashboard.xlsx

Part 9. Training, Communication & Cultural Integration
Objective: To create a strong delegation culture by training managers, improving communication, and integrating delegation principles into daily operations.
1. DTA-0901_Delegation_Training_Needs_Assessment.xlsx
2. DTA-0902_Delegation_Workshop_Agenda.docx
3. DTA-0903_Manager_Training_Evaluation_Form.xlsx
4. DTA-0904_Internal_Delegation_Communication_Plan.docx
5. DTA-0905_Delegation_Success_Story_Template.docx
6. DTA-0906_Delegation_Townhall_Presentation.pptx
7. DTA-0907_Delegation_Culture_Assessment_Survey.xlsx

Part 10. Continuous Improvement & Best Practices
Objective: To track performance metrics, review outcomes, and ensure continuous improvement of delegation effectiveness across departments.
1. DTA-1001_Delegation_Performance_Indicators_Dashboard.xlsx
2. DTA-1002_Delegation_Audit_Report_Template.docx
3. DTA-1003_Continuous_Improvement_Action_Log.xlsx
4. DTA-1004_Delegation_Maturity_Model_Assessment.docx
5. DTA-1005_Delegation_Review_Schedule.xlsx
6. DTA-1006_Annual_Delegation_Review_Form.docx
7. DTA-1007_Best_Practices_and_Recommendations_Report.docx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Các biểu mẫu .docx được sử dụng cho hướng dẫn, chính sách, quy trình và đánh giá định tính.
- Các biểu mẫu .xlsx được dùng để theo dõi tiến độ, phân tích dữ liệu và đánh giá định lượng.
- Phân công công việc cần gắn với năng lực và quyền hạn của nhân viên, tránh ủy thác vượt năng lực.
- Mọi hoạt động giao việc cần được ghi nhận, theo dõi, và phản hồi kịp thời.
- Thường xuyên đánh giá hiệu quả và rút kinh nghiệm để hoàn thiện kỹ năng giao việc.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Giai đoạn 1: Đào tạo nhận thức cho các cấp quản lý về tư duy giao việc và ủy quyền.
- Giai đoạn 2: Thiết lập quy trình giao việc chuẩn theo từng cấp độ quản lý.
- Giai đoạn 3: Áp dụng các mẫu biểu theo từng phần trong bộ toolkits để đảm bảo đồng nhất.
- Giai đoạn 4: Tổ chức theo dõi, đánh giá và hỗ trợ nhân viên trong quá trình thực hiện.
- Giai đoạn 5: Tổng kết, đánh giá và cải tiến liên tục quy trình phân công – ủy thác.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Nâng cao hiệu quả lãnh đạo và năng suất làm việc nhóm.
- Tăng cường sự chủ động, trách nhiệm và tinh thần làm chủ của nhân viên.
- Giảm tải công việc cho cấp quản lý, tập trung vào chiến lược thay vì tác vụ.
- Xây dựng văn hóa tin tưởng, hợp tác và trao quyền trong toàn doanh nghiệp.
- Hình thành quy trình giao việc chuẩn hóa, minh bạch và đo lường được hiệu quả.