THỰC HÀNH 5S
(5S PRACTICE SKILLS TOOLKITS)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ “Kỹ Năng Thực Hành 5S (5S Practice Toolkits)” được xây dựng nhằm giúp các doanh nghiệp áp dụng phương pháp 5S một cách hệ thống, hiệu quả và bền vững. Bộ tài liệu bao gồm các biểu mẫu, quy trình, bảng kiểm tra, và dashboard theo dõi giúp tổ chức chuẩn hóa, duy trì và cải tiến môi trường làm việc theo tinh thần 5S.
Phương pháp này không chỉ giúp cải thiện năng suất, chất lượng mà còn góp phần hình thành văn hóa làm việc ngăn nắp, kỷ luật và chuyên nghiệp trong toàn doanh nghiệp.

2. Đối tượng sử dụng:
- Quản lý sản xuất, quản đốc phân xưởng, trưởng nhóm 5S.
- Bộ phận chất lượng (QA/QC), an toàn (HSE), bảo trì, kho vận.
- Các chuyên viên cải tiến năng suất, quản lý Lean/Kaizen.
- Toàn bộ nhân viên tham gia chương trình 5S tại doanh nghiệp.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. 5S Awareness, Vision & Implementation Planning
Objective: To define the company’s 5S vision, establish implementation goals, and align the program with organizational strategy.
1. 5S-0101_5S_Implementation_Vision_and_Objectives.docx
2. 5S-0102_5S_Strategy_and_Action_Plan.docx
3. 5S-0103_5S_Implementation_Roadmap.xlsx
4. 5S-0104_5S_Project_Team_Charter.docx
5. 5S-0105_5S_Policy_and_Guidelines.docx
6. 5S-0106_5S_Awareness_Training_Material.docx
7. 5S-0107_5S_Communication_Plan.xlsx

Part 2. Sort (Seiri) – Eliminate Unnecessary Items
Objective: To identify and remove unnecessary items from the workplace, creating a clean and efficient work area.
1. 5S-0201_Sort_Checklist.docx
2. 5S-0202_Unnecessary_Item_List.xlsx
3. 5S-0203_Sort_Action_Log.xlsx
4. 5S-0204_Disposal_Record_Form.docx
5. 5S-0205_Sort_Improvement_Plan.docx
6. 5S-0206_Sort_Progress_Tracking_Sheet.xlsx
7. 5S-0207_Sort_Visual_Before_After_Report.docx

Part 3. Set in Order (Seiton) – Organize the Workplace
Objective: To arrange and label necessary items for easy access, efficiency, and visual control.
1. 5S-0301_Set_in_Order_Plan.docx
2. 5S-0302_Workspace_Layout_Map.xlsx
3. 5S-0303_Tool_and_Material_Location_List.xlsx
4. 5S-0304_Labeling_and_Color_Coding_Standard.docx
5. 5S-0305_Storage_Zone_Identification_Form.docx
6. 5S-0306_Organization_Improvement_Log.xlsx
7. 5S-0307_Visual_Management_Template.docx

Part 4. Shine (Seiso) – Clean and Inspect Regularly
Objective: To maintain cleanliness and prevent deterioration through regular inspection and cleaning routines.
1. 5S-0401_Cleaning_Checklist.docx
2. 5S-0402_Cleaning_Schedule.xlsx
3. 5S-0403_Inspection_and_Maintenance_Log.xlsx
4. 5S-0404_Assigned_Cleaning_Area_List.xlsx
5. 5S-0405_Shine_Action_Plan.docx
6. 5S-0406_Cleaning_Supplies_Inventory_Sheet.xlsx
7. 5S-0407_Cleaning_Responsibility_Matrix.docx

Part 5. Standardize (Seiketsu) – Create Visual Standards
Objective: To establish consistent workplace standards and ensure that 5S practices are maintained daily.
1. 5S-0501_Standardization_Procedure.docx
2. 5S-0502_Visual_Standard_Work_Instruction.docx
3. 5S-0503_Standardized_Work_Area_Checklist.xlsx
4. 5S-0504_Audit_Scoring_Sheet.xlsx
5. 5S-0505_Visual_Control_Board_Design_Template.docx
6. 5S-0506_Workplace_Standard_Guidebook.docx
7. 5S-0507_5S_Daily_Audit_Log.xlsx

Part 6. Sustain (Shitsuke) – Maintain Discipline and Culture
Objective: To sustain the 5S system through employee discipline, periodic reviews, and continuous improvement culture.
1. 5S-0601_Sustain_Policy_and_Guidelines.docx
2. 5S-0602_5S_Audit_Plan.xlsx
3. 5S-0603_5S_Scorecard_and_Rating_Sheet.xlsx
4. 5S-0604_Corrective_Action_Form.docx
5. 5S-0605_Reward_and_Recognition_Program.docx
6. 5S-0606_Team_Performance_Report.xlsx
7. 5S-0607_Continuous_Improvement_Record.docx

Part 7. 5S Audit, Review & Continuous Improvement
Objective: To evaluate, monitor, and continuously improve 5S implementation through audits and feedback.
1. 5S-0701_5S_Audit_Checklist.xlsx
2. 5S-0702_5S_Audit_Report_Template.docx
3. 5S-0703_5S_Performance_Tracking_Dashboard.xlsx
4. 5S-0704_5S_Audit_Summary_and_Action_Log.xlsx
5. 5S-0705_5S_Improvement_Plan.docx
6. 5S-0706_5S_Sustainability_Review_Report.docx
7. 5S-0707_5S_Improvement_Meeting_Minutes.docx

Part 8. Training, Awareness & Employee Engagement
Objective: To educate, involve, and empower employees to actively participate and sustain 5S practices.
1. 5S-0801_Training_Needs_Assessment_Form.xlsx
2. 5S-0802_5S_Training_Content_and_Presentation.docx
3. 5S-0803_Employee_Engagement_Plan.docx
4. 5S-0804_Participation_Tracking_Sheet.xlsx
5. 5S-0805_5S_Idea_Suggestion_Form.docx
6. 5S-0806_5S_Competition_Scoring_Sheet.xlsx
7. 5S-0807_Employee_Feedback_Survey.xlsx

Part 9. Visual Management & Workplace Communication
Objective: To create a transparent and visually managed workplace where performance and progress are clearly communicated.
1. 5S-0901_Visual_Management_Board_Template.docx
2. 5S-0902_5S_Progress_Display_Format.xlsx
3. 5S-0903_KPI_Tracking_Dashboard.xlsx
4. 5S-0904_5S_Communication_Poster_Template.docx
5. 5S-0905_5S_Visual_Inspection_Guide.docx
6. 5S-0906_Information_Sharing_Board_Layout.xlsx
7. 5S-0907_5S_Event_Communication_Log.xlsx

Part 10. 5S Integration with Lean & Safety Systems
Objective: To integrate 5S with Lean, Kaizen, and Safety Management for operational excellence.
1. 5S-1001_Lean_and_5S_Integration_Plan.docx
2. 5S-1002_Safety_Inspection_Checklist.xlsx
3. 5S-1003_5S_Kaizen_Improvement_Log.xlsx
4. 5S-1004_Safety_and_5S_Cross_Audit_Form.docx
5. 5S-1005_Operational_Efficiency_Tracking_Tool.xlsx
6. 5S-1006_Incident_Prevention_Plan.docx
7. 5S-1007_5S_and_Lean_Synergy_Report.docx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Sử dụng chuẩn mã “5S-” để đảm bảo quản lý đồng bộ.
- File .docx cho quy trình, biểu mẫu, báo cáo, kế hoạch.
- File .xlsx cho bảng kiểm, bảng chấm điểm, dashboard, dữ liệu.
- Các phần nên được áp dụng tuần tự từ Part 1 đến Part 10 để đảm bảo hiệu quả.
- Có thể tùy chỉnh nội dung biểu mẫu phù hợp với từng loại hình sản xuất hoặc dịch vụ.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Tổ chức đào tạo nhận thức 5S cho toàn bộ nhân viên.
- Bước 2: Thành lập Ban 5S, xác định phạm vi triển khai và kế hoạch hành động.
- Bước 3: Áp dụng từng bước 5S (Seiri – Seiton – Seiso – Seiketsu – Shitsuke).
- Bước 4: Theo dõi kết quả, thực hiện đánh giá định kỳ bằng checklist và dashboard.
- Bước 5: Tổ chức các hoạt động khen thưởng, thi đua 5S.
- Bước 6: Duy trì văn hóa 5S thông qua cải tiến liên tục và tích hợp với Lean, Safety.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Nâng cao năng suất và chất lượng công việc.
- Giảm thiểu lãng phí, sai sót và tai nạn lao động.
- Tăng cường tinh thần kỷ luật và tinh thần đồng đội.
- Xây dựng môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ, chuyên nghiệp.
- Hình thành văn hóa cải tiến liên tục (Kaizen) bền vững trong tổ chức.