TRAIN THE TRAINER toolkits
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ “Tổ Trưởng Sản Xuất Chuyên Nghiệp (Professional Production Supervisor Toolkits)” được thiết kế nhằm hỗ trợ đội ngũ tổ trưởng, giám sát sản xuất trong việc điều hành công việc hàng ngày, quản lý nhân sự, kiểm soát chất lượng, an toàn, năng suất và giao tiếp với các cấp quản lý. Bộ toolkits giúp tiêu chuẩn hóa vai trò và kỹ năng của tổ trưởng, đảm bảo sự liên kết giữa mục tiêu sản xuất và chiến lược vận hành của doanh nghiệp.

2. Đối tượng sử dụng:
- Tổ trưởng sản xuất, giám sát chuyền, trưởng nhóm ca.
- Quản đốc phân xưởng, trưởng bộ phận sản xuất, QA/QC, kỹ thuật, bảo trì.
- Phòng HR, Lean/Kaizen, HSE và các bộ phận đào tạo nội bộ.
- Doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn, đa ca hoặc có nhiều dây chuyền sản xuất.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Supervisor Roles, Responsibilities & Daily Leadership
Objective: To define the supervisor’s role, responsibilities, and core leadership routines on the production floor.
1. PPS-0101_Supervisor_Roles_and_Responsibilities.docx
2. PPS-0102_Supervisor_Competency_Requirements.docx
3. PPS-0103_Daily_Leadership_Checklist.docx
4. PPS-0104_Shift_Handover_Log.docx
5. PPS-0105_Daily_Workshop_Briefing_Form.docx
6. PPS-0106_Supervisor_Work_Diary_Template.xlsx
7. PPS-0107_Supervisor_Development_Plan.docx

Part 2. Production Planning & Task Management
Objective: To plan, allocate, and track daily and weekly production tasks effectively.
1. PPS-0201_Daily_Production_Plan.xlsx
2. PPS-0202_Weekly_Schedule_Template.xlsx
3. PPS-0203_Task_Assignment_Form.docx
4. PPS-0204_Shift_Target_vs_Actual_Report.xlsx
5. PPS-0205_Daily_Progress_Tracking_Sheet.xlsx
6. PPS-0206_Task_Completion_Log.xlsx
7. PPS-0207_Production_Bottleneck_Alert_Form.docx

Part 3. Workforce Management & Team Supervision
Objective: To effectively assign manpower, manage attendance, and monitor team performance.
1. PPS-0301_Manpower_Allocation_Sheet.xlsx
2. PPS-0302_Attendance_and_Late_Log.xlsx
3. PPS-0303_Workforce_Productivity_Report.xlsx
4. PPS-0304_Skill_Training_Record.xlsx
5. PPS-0305_Worker_Feedback_Form.docx
6. PPS-0306_Overtime_Request_and_Approval_Form.docx
7. PPS-0307_Employee_Performance_Scorecard.xlsx

Part 4. Quality Control & Process Compliance
Objective: To ensure product quality and adherence to standard operating procedures (SOPs).
1. PPS-0401_Quality_Checklist.docx
2. PPS-0402_Inspection_Record_Template.xlsx
3. PPS-0403_Defect_Log_and_Analysis_Sheet.xlsx
4. PPS-0404_Non_Conformance_Report.docx
5. PPS-0405_Corrective_Action_Follow_Up_Log.xlsx
6. PPS-0406_5S_Audit_Checksheet.xlsx
7. PPS-0407_Process_Compliance_Observation_Form.docx

Part 5. Equipment & Maintenance Coordination
Objective: To coordinate equipment usage, monitor downtime, and report maintenance issues.
1. PPS-0501_Equipment_Status_Log.xlsx
2. PPS-0502_Downtime_Tracking_Sheet.xlsx
3. PPS-0503_Breakdown_Report_Form.docx
4. PPS-0504_Preventive_Maintenance_Schedule.xlsx
5. PPS-0505_Machine_Inspection_Checklist.docx
6. PPS-0506_Maintenance_Request_Form.docx
7. PPS-0507_Equipment_Efficiency_Report.xlsx

Part 6. Production Performance Monitoring
Objective: To track productivity, efficiency, and KPI performance for the production line.
1. PPS-0601_Production_KPI_List.docx
2. PPS-0602_KPI_Tracking_Dashboard.xlsx
3. PPS-0603_Production_Output_vs_Target_Chart.xlsx
4. PPS-0604_Cycle_Time_Analysis_Sheet.xlsx
5. PPS-0605_Efficiency_Loss_Report.docx
6. PPS-0606_Daily_Performance_Summary_Report.xlsx
7. PPS-0607_Continuous_Improvement_Tracking_Sheet.xlsx

Part 7. Safety & Workplace Management
Objective: To ensure a safe and organized working environment for all staff.
1. PPS-0701_Safety_Walk_Checklist.docx
2. PPS-0702_Incident_Report_Form.docx
3. PPS-0703_Risk_Assessment_Matrix.xlsx
4. PPS-0704_PPE_Inspection_Log.xlsx
5. PPS-0705_Hazard_Identification_Log.docx
6. PPS-0706_Emergency_Response_Plan.docx
7. PPS-0707_Safety_Training_Record.xlsx

Part 8. Communication & Reporting
Objective: To facilitate effective communication and documentation between supervisors, operators, and management.
1. PPS-0801_Shift_Report_Template.docx
2. PPS-0802_Issue_Escalation_Form.docx
3. PPS-0803_Daily_Production_Summary.xlsx
4. PPS-0804_Meeting_Minutes_Template.docx
5. PPS-0805_Action_Item_Tracking_Log.xlsx
6. PPS-0806_Internal_Communication_Log.docx
7. PPS-0807_Managerial_Feedback_Form.docx

Part 9. Continuous Improvement & Problem Solving
Objective: To support problem-solving, eliminate waste, and drive process improvement initiatives.
1. PPS-0901_Problem_Identification_Form.docx
2. PPS-0902_5Whys_Analysis_Template.docx
3. PPS-0903_Fishbone_Diagram_Template.xlsx
4. PPS-0904_Action_Plan_Template.xlsx
5. PPS-0905_Kaizen_Idea_Tracking_Sheet.xlsx
6. PPS-0906_Improvement_Project_Charter.docx
7. PPS-0907_Lessons_Learned_Form.docx

Part 10. Team Motivation & Development
Objective: To promote employee engagement, recognition, and skill development at the workshop level.
1. PPS-1001_Team_Motivation_Tracker.xlsx
2. PPS-1002_Employee_Recognition_Record.docx
3. PPS-1003_Team_Building_Plan.docx
4. PPS-1004_Training_Needs_Assessment_Form.xlsx
5. PPS-1005_Coaching_and_Feedback_Form.docx
6. PPS-1006_Team_Performance_Improvement_Plan.docx
7. PPS-1007_Employee_Suggestion_Log.xlsx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Mỗi biểu mẫu được thiết kế dựa trên quy trình làm việc tiêu chuẩn trong các nhà máy quy mô lớn.
- File .docx dùng để ghi nhận, báo cáo, hoặc mô tả quy trình; file .xlsx dùng để thống kê, đo lường và theo dõi chỉ số.
- Các tổ trưởng cần cập nhật dữ liệu hàng ngày để phục vụ báo cáo cho cấp quản lý trực tiếp.
- Các biểu mẫu phải được sử dụng thống nhất trên toàn bộ dây chuyền sản xuất nhằm đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Xác định vai trò, phạm vi và trách nhiệm của tổ trưởng trong từng khu vực sản xuất.
- Bước 2: Áp dụng các biểu mẫu liên quan đến lãnh đạo, kế hoạch và nhân sự (Part 1–3).
- Bước 3: Tiêu chuẩn hóa quy trình, chất lượng và bảo trì (Part 4–6).
- Bước 4: Tăng cường quản lý an toàn, giao tiếp và cải tiến liên tục (Part 7–9).
- Bước 5: Thúc đẩy văn hóa phát triển đội nhóm, huấn luyện và ghi nhận đóng góp (Part 10).

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Nâng cao năng lực quản lý của tổ trưởng, đảm bảo hoạt động ổn định và hiệu quả.
- Giảm sai lỗi sản xuất, tăng năng suất và chất lượng.
- Cải thiện khả năng phối hợp giữa các bộ phận và ca làm việc.
- Xây dựng đội ngũ tổ trưởng chuyên nghiệp, có khả năng dẫn dắt và huấn luyện nhân viên.
- Hình thành văn hóa làm việc chủ động, có trách nhiệm và liên tục cải tiến trong toàn bộ phân xưởng.