Bộ Công Cụ Kỹ Năng Dẫn Chương Trình Chuyên Nghiệp
(Professional Facilitator Skills Toolkits)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ “Kỹ Năng Dẫn Chương Trình Chuyên Nghiệp (Professional Facilitator Skills Toolkits)” được thiết kế nhằm giúp các nhà quản lý, giảng viên nội bộ và người điều phối chương trình nâng cao khả năng dẫn dắt, tương tác và kiểm soát không khí trong các buổi họp, workshop, đào tạo hoặc sự kiện doanh nghiệp. Bộ công cụ cung cấp các biểu mẫu chuyên nghiệp giúp người dẫn chương trình chuẩn bị, thực hiện và đánh giá hiệu quả buổi dẫn dắt một cách khoa học, tạo ra trải nghiệm gắn kết và chuyên nghiệp cho người tham dự.

2. Đối tượng sử dụng:
- Các nhà quản lý, trưởng nhóm thường xuyên điều hành cuộc họp, workshop.
- Giảng viên nội bộ, huấn luyện viên, chuyên viên đào tạo (Trainer, Coach, Facilitator).
- Bộ phận HR, L&D phụ trách tổ chức và đánh giá các chương trình huấn luyện.
- Những cá nhân muốn nâng cao kỹ năng nói trước đám đông và dẫn dắt nhóm hiệu quả.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Facilitator Preparation & Planning
Objective: To prepare facilitators for successful sessions by clarifying objectives, audience, and logistics.
1. PFS-0101_Session_Objective_Definition_Form.docx
2. PFS-0102_Audience_Analysis_Template.xlsx
3. PFS-0103_Session_Agenda_Planning_Sheet.xlsx
4. PFS-0104_Material_Preparation_Checklist.docx
5. PFS-0105_Logistics_and_Equipment_Checklist.xlsx
6. PFS-0106_Pre-Session_Communication_Email_Template.docx
7. PFS-0107_Facilitator_Self_Confidence_Preparation_Form.docx

Part 2. Opening, Engagement & Ice-Breaking Techniques
Objective: To master techniques that capture attention, build connection, and set positive energy at the start of sessions.
1. PFS-0201_Icebreaker_Activities_Catalog.docx
2. PFS-0202_Session_Opening_Script_Template.docx
3. PFS-0203_Participant_Introduction_Sheet.xlsx
4. PFS-0204_Warm-up_Activity_Checklist.xlsx
5. PFS-0205_Facilitator_Voice_and_Body_Language_Guide.docx
6. PFS-0206_Participant_Engagement_Plan.docx
7. PFS-0207_Session_Motivation_Techniques_Form.docx

Part 3. Facilitation Techniques & Tools
Objective: To provide facilitators with structured tools and methods to guide discussions effectively.
1. PFS-0301_Facilitation_Techniques_Guidebook.docx
2. PFS-0302_Group_Discussion_Framework.docx
3. PFS-0303_Questioning_Technique_Matrix.xlsx
4. PFS-0304_Consensus_Building_Toolkit.docx
5. PFS-0305_Decision_Making_Models_Reference.xlsx
6. PFS-0306_Visual_Facilitation_Templates.docx
7. PFS-0307_Participant_Interaction_Tracking_Sheet.xlsx

Part 4. Handling Difficult Participants & Situations
Objective: To equip facilitators with strategies to handle challenges and maintain control of the environment.
1. PFS-0401_Challenging_Situations_Response_Guide.docx
2. PFS-0402_Difficult_Participant_Handling_Log.xlsx
3. PFS-0403_Behavioral_Observation_Form.xlsx
4. PFS-0404_Conflict_De-escalation_Scenarios.docx
5. PFS-0405_Negative_Energy_Recovery_Strategies.docx
6. PFS-0406_Facilitator_Emotional_Control_Checklist.docx
7. PFS-0407_Post-Incident_Reflection_Form.docx

Part 5. Communication & Influence Skills for Facilitators
Objective: To develop confident communication, persuasive influence, and emotional connection with the audience.
1. PFS-0501_Voice_Control_and_Tone_Training_Sheet.xlsx
2. PFS-0502_Body_Language_Effectiveness_Guide.docx
3. PFS-0503_Empathic_Communication_Checklist.docx
4. PFS-0504_Influence_Techniques_and_Storytelling_Guide.docx
5. PFS-0505_Presentation_Evaluation_Form.xlsx
6. PFS-0506_Participant_Feedback_Template.xlsx
7. PFS-0507_Facilitator_Self_Evaluation_Form.docx

Part 6. Group Dynamics & Energy Management
Objective: To maintain engagement, manage energy levels, and ensure participation throughout the session.
1. PFS-0601_Group_Energy_Tracking_Sheet.xlsx
2. PFS-0602_Engagement_Level_Assessment_Form.docx
3. PFS-0603_Activity_Scheduling_Timeline.xlsx
4. PFS-0604_Energy_Recovery_Techniques_Guide.docx
5. PFS-0605_Participation_Balance_Sheet.xlsx
6. PFS-0606_Interactive_Activity_Design_Template.docx
7. PFS-0607_Group_Dynamics_Observation_Log.xlsx

Part 7. Workshop & Meeting Facilitation Frameworks
Objective: To standardize facilitation across workshops, meetings, and corporate events.
1. PFS-0701_Workshop_Design_Framework.docx
2. PFS-0702_Meeting_Facilitation_Checklist.xlsx
3. PFS-0703_Brainstorming_Session_Template.docx
4. PFS-0704_Retrospective_Discussion_Guide.docx
5. PFS-0705_Action_Plan_Tracking_Sheet.xlsx
6. PFS-0706_Facilitated_Meeting_Minutes_Template.docx
7. PFS-0707_Facilitator_Impact_Assessment.xlsx

Part 8. Evaluation, Feedback & Continuous Improvement
Objective: To evaluate facilitation effectiveness and continuously improve facilitator performance.
1. PFS-0801_Participant_Feedback_Summary_Report.xlsx
2. PFS-0802_Session_Effectiveness_Assessment.docx
3. PFS-0803_Performance_Improvement_Plan.xlsx
4. PFS-0804_Post_Session_Reflection_Template.docx
5. PFS-0805_Peer_Observation_Form.docx
6. PFS-0806_Continuous_Learning_Action_Log.xlsx
7. PFS-0807_Facilitator_Development_Tracker.xlsx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Các biểu mẫu định dạng .docx dùng cho phần mô tả, hướng dẫn, kịch bản và phản hồi.
- Các biểu mẫu định dạng .xlsx dùng cho việc theo dõi, đánh giá, đo lường và tổng hợp dữ liệu.
- Tất cả biểu mẫu có mã tiền tố “PFS” để đảm bảo chuẩn hóa trong hệ thống đào tạo.
- Cần tuân thủ quy trình chuẩn bị – triển khai – đánh giá – cải tiến sau mỗi chương trình để đảm bảo tính liên tục và chuyên nghiệp.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Xác định đối tượng học viên và mục tiêu chương trình.
- Bước 2: Chuẩn bị tài liệu, thiết bị và không gian tổ chức phù hợp.
- Bước 3: Áp dụng các kỹ thuật mở đầu, tương tác và điều phối nhóm trong quá trình dẫn chương trình.
- Bước 4: Sử dụng biểu mẫu để theo dõi năng lượng nhóm, tương tác và phản hồi.
- Bước 5: Sau chương trình, tổng hợp dữ liệu đánh giá và cải tiến phương pháp dẫn dắt.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Người dẫn chương trình tự tin, kiểm soát tốt không khí và thời lượng buổi làm việc.
- Nâng cao khả năng thu hút, truyền cảm hứng và duy trì năng lượng tích cực.
- Đảm bảo các buổi họp, workshop, đào tạo đạt hiệu quả cao và đúng mục tiêu.
- Xây dựng đội ngũ Facilitator chuyên nghiệp, chuẩn hóa theo chuẩn doanh nghiệp.
- Cải thiện sự hài lòng của người tham dự và nâng cao chất lượng chương trình đào tạo.