Bộ Công Cụ Chuẩn Mực Đạo Đức Nghề Mua Hàng
(Procurement Ethics Standards Toolkits)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ “Chuẩn mực Đạo đức Nghề Mua hàng (Procurement Ethics Standards Toolkits)” được xây dựng nhằm giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch, liêm chính và chuyên nghiệp trong toàn bộ hoạt động mua sắm. Bộ công cụ này tập trung vào việc thiết lập hệ thống chuẩn mực đạo đức, phòng ngừa xung đột lợi ích, kiểm soát hành vi ứng xử với nhà cung cấp, và đảm bảo tuân thủ các quy định nội bộ cũng như tiêu chuẩn quốc tế về đạo đức nghề nghiệp.
Các biểu mẫu và công cụ trong bộ này giúp doanh nghiệp củng cố niềm tin với đối tác, bảo vệ uy tín tổ chức và tăng cường văn hóa đạo đức trong chuỗi cung ứng.

2. Đối tượng sử dụng:
- Bộ phận mua hàng, cung ứng, và chuỗi cung ứng trong doanh nghiệp.
- Phòng pháp chế, kiểm soát nội bộ và kiểm toán.
- Quản lý cấp trung, giám đốc điều hành, và lãnh đạo phụ trách quan hệ đối tác.
- Các chuyên gia tư vấn, chuyên viên tuân thủ (Compliance Officers) hoặc thành viên hội đồng đạo đức doanh nghiệp.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Procurement Ethics Vision, Policy & Code of Conduct
Objective: To establish a unified ethical framework for procurement operations, ensuring integrity, transparency, and fairness across all supplier interactions.
1. PES-0101_Procurement_Ethics_Policy_Statement.docx
2. PES-0102_Code_of_Conduct_for_Procurement_Professionals.docx
3. PES-0103_Supplier_Code_of_Conduct.docx
4. PES-0104_Procurement_Ethical_Guidelines.docx
5. PES-0105_Ethical_Principles_Declaration_Form.docx
6. PES-0106_Ethics_Policy_Acknowledgment_Form.docx
7. PES-0107_Procurement_Ethics_Training_Plan.xlsx

Part 2. Conflict of Interest & Gift Declaration Management
Objective: To manage conflicts of interest, gift offers, and hospitality declarations in a transparent and accountable manner.
1. PES-0201_Conflict_of_Interest_Declaration_Form.docx
2. PES-0202_Gift_and_Hospitality_Declaration_Form.docx
3. PES-0203_Conflict_of_Interest_Register.xlsx
4. PES-0204_Gift_Log_and_Approval_Register.xlsx
5. PES-0205_Risk_Assessment_for_Conflict_Situations.xlsx
6. PES-0206_Conflict_Resolution_Action_Plan.docx
7. PES-0207_Ethics_Compliance_Approval_Form.docx

Part 3. Supplier Ethics & Compliance Management
Objective: To ensure all suppliers adhere to ethical, environmental, and social responsibility standards in line with corporate policies.
1. PES-0301_Supplier_Ethics_Assessment_Form.docx
2. PES-0302_Supplier_Compliance_Self_Declaration_Form.docx
3. PES-0303_Supplier_Ethics_Audit_Checklist.xlsx
4. PES-0304_Supplier_Compliance_Scoring_Sheet.xlsx
5. PES-0305_Supplier_Ethics_Performance_Report.xlsx
6. PES-0306_Corrective_Action_Request_Form.docx
7. PES-0307_Supplier_Integrity_Agreement.docx

Part 4. Training, Awareness & Communication
Objective: To promote ethical awareness among procurement staff, ensuring consistent behavior and understanding of organizational values.
1. PES-0401_Procurement_Ethics_Training_Manual.docx
2. PES-0402_Ethics_Awareness_Session_Plan.docx
3. PES-0403_Ethics_Training_Attendance_Log.xlsx
4. PES-0404_Ethics_Communication_Plan.docx
5. PES-0405_Internal_Campaign_Content_Schedule.xlsx
6. PES-0406_Ethical_Behavior_Assessment_Survey.xlsx
7. PES-0407_Employee_Feedback_Form_on_Ethical_Climate.docx

Part 5. Reporting & Whistleblowing Procedures
Objective: To establish confidential and safe channels for reporting unethical behavior and ensure appropriate investigation and follow-up.
1. PES-0501_Whistleblowing_Policy_and_Procedure.docx
2. PES-0502_Ethics_Incident_Report_Form.docx
3. PES-0503_Whistleblower_Confidentiality_Agreement.docx
4. PES-0504_Ethics_Case_Tracking_Register.xlsx
5. PES-0505_Ethics_Investigation_Report_Template.docx
6. PES-0506_Ethics_Corrective_Action_Tracker.xlsx
7. PES-0507_Ethics_Incident_Resolution_Log.xlsx

Part 6. Monitoring, Audit & Compliance Review
Objective: To monitor, audit, and evaluate ethical compliance performance within procurement processes.
1. PES-0601_Ethics_Audit_Plan_Template.docx
2. PES-0602_Internal_Compliance_Audit_Checklist.xlsx
3. PES-0603_Ethics_Audit_Schedule.xlsx
4. PES-0604_Compliance_Scoring_Dashboard.xlsx
5. PES-0605_Ethical_Performance_Review_Form.docx
6. PES-0606_Compliance_Findings_and_Action_Log.xlsx
7. PES-0607_Annual_Ethics_Compliance_Report.docx

Part 7. Risk Management & Preventive Measures
Objective: To identify, evaluate, and mitigate ethical risks in procurement activities through preventive and corrective frameworks.
1. PES-0701_Ethical_Risk_Identification_Form.docx
2. PES-0702_Ethics_Risk_Assessment_Matrix.xlsx
3. PES-0703_Ethical_Vulnerability_Map.xlsx
4. PES-0704_Preventive_Action_Plan_Template.docx
5. PES-0705_Ethical_Risk_Monitoring_Log.xlsx
6. PES-0706_Risk_Communication_Template.docx
7. PES-0707_Risk_Mitigation_Tracking_Sheet.xlsx

Part 8. Leadership Accountability & Culture Reinforcement
Objective: To ensure management commitment and foster a culture of ethical responsibility within procurement operations.
1. PES-0801_Leadership_Ethics_Commitment_Statement.docx
2. PES-0802_Managerial_Ethics_Review_Form.docx
3. PES-0803_Ethics_Leadership_Scorecard.xlsx
4. PES-0804_Team_Ethical_Performance_Report.xlsx
5. PES-0805_Ethics_Culture_Assessment_Survey.xlsx
6. PES-0806_Ethics_Improvement_Action_Plan.docx
7. PES-0807_Leadership_Ethics_Dashboard.xlsx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Tất cả biểu mẫu tuân theo chuẩn mã code “PES” giúp quản lý dễ dàng và đồng nhất.
- File .docx được dùng cho chính sách, quy trình, biểu mẫu cam kết và tài liệu đào tạo.
- File .xlsx được dùng cho các công cụ đo lường, đánh giá, bảng điểm và theo dõi tuân thủ.
- Mỗi doanh nghiệp có thể tùy chỉnh nội dung theo quy định đạo đức nội bộ hoặc tiêu chuẩn quốc tế (như ISO 37001, OECD Guidelines…).
- Khuyến nghị sử dụng kết hợp cả phần chính sách và phần giám sát để đạt hiệu quả toàn diện.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Thiết lập Hội đồng Đạo đức hoặc người phụ trách chính sách đạo đức nghề nghiệp.
- Bước 2: Triển khai chương trình đào tạo và ký cam kết đạo đức với toàn bộ nhân viên mua hàng.
- Bước 3: Thiết lập hệ thống khai báo xung đột lợi ích và nhật ký quà tặng minh bạch.
- Bước 4: Đưa quy trình báo cáo sai phạm và điều tra đạo đức vào thực tiễn hoạt động.
- Bước 5: Tổ chức kiểm toán, đánh giá định kỳ và cập nhật biện pháp phòng ngừa rủi ro.
- Bước 6: Định kỳ công bố báo cáo tuân thủ và kết quả cải thiện văn hóa đạo đức trong doanh nghiệp.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Xây dựng hình ảnh bộ phận mua hàng liêm chính, minh bạch và chuyên nghiệp.
- Ngăn ngừa xung đột lợi ích, hành vi tham nhũng và rủi ro đạo đức.
- Tăng cường niềm tin và uy tín của doanh nghiệp với nhà cung cấp và đối tác.
- Góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp dựa trên đạo đức và trách nhiệm xã hội.
- Đảm bảo tuân thủ luật pháp, chuẩn mực quốc tế và tiêu chuẩn quản trị hiện đại.