Bộ Công Cụ Kỹ Năng Phản Hồi Tích Cực
(Positive Feedback Skills Toolkits)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ Positive Feedback Skills Toolkits được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa phản hồi tích cực, khuyến khích giao tiếp cởi mở, nâng cao tinh thần hợp tác và phát triển nhân viên. Bộ tài liệu này cung cấp hệ thống biểu mẫu, hướng dẫn và công cụ hỗ trợ giúp người quản lý và nhân viên áp dụng phản hồi đúng cách – mang tính xây dựng, kịp thời và tạo động lực. Qua đó, doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu suất, duy trì sự gắn kết và phát triển môi trường làm việc tích cực, chuyên nghiệp.

2. Đối tượng sử dụng:
- Các cấp quản lý, trưởng nhóm, giám sát viên chịu trách nhiệm đánh giá và phản hồi nhân viên.
- Bộ phận nhân sự, đào tạo (L&D), phát triển tổ chức (OD).
- Nhân viên mong muốn rèn luyện kỹ năng giao tiếp, phản hồi và nhận phản hồi tích cực.
- Các tổ chức đang xây dựng hoặc duy trì văn hóa doanh nghiệp dựa trên sự tôn trọng, minh bạch và phát triển con người.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Feedback Mindset & Culture Foundation
Objective: To establish a growth-oriented culture that encourages open, respectful, and positive feedback across all levels of the organization.
1. PFS-0101_Feedback_Culture_Policy.docx
2. PFS-0102_Organizational_Feedback_Framework.docx
3. PFS-0103_Feedback_Readiness_Assessment.xlsx
4. PFS-0104_Positive_Communication_Guideline.docx
5. PFS-0105_Feedback_Culture_Survey.xlsx
6. PFS-0106_Communication_Tone_Reference_Guide.docx
7. PFS-0107_Leadership_Feedback_Commitment_Form.docx

Part 2. Feedback Models & Training Materials
Objective: To provide standardized models, examples, and training aids for delivering feedback effectively and empathetically.
1. PFS-0201_Feedback_Model_Comparison_Guide.docx
2. PFS-0202_SBI_Feedback_Model_Template.docx
3. PFS-0203_SDESC_Feedback_Framework.docx
4. PFS-0204_Feedback_Scenario_Practice_Sheet.xlsx
5. PFS-0205_Feedback_Role_Play_Guide.docx
6. PFS-0206_Manager_Training_Session_Plan.docx
7. PFS-0207_Feedback_Skills_Assessment_Form.xlsx

Part 3. Feedback Planning & Preparation Tools
Objective: To help managers and employees prepare well-structured and constructive feedback sessions with clarity and purpose.
1. PFS-0301_Feedback_Planning_Template.docx
2. PFS-0302_Goal_oriented_Feedback_Plan.xlsx
3. PFS-0303_Feedback_Conversation_Script.docx
4. PFS-0304_Feedback_Timing_Tracker.xlsx
5. PFS-0305_Pre_Feedback_Reflection_Form.docx
6. PFS-0306_Manager_Feedback_Notes_Log.xlsx
7. PFS-0307_Feedback_Meeting_Agenda_Template.docx

Part 4. Delivering Feedback Effectively
Objective: To guide managers and employees on how to communicate feedback positively, focusing on behaviors, not personalities.
1. PFS-0401_Feedback_Conversation_Checklist.docx
2. PFS-0402_Positive_Language_Phrases_Guide.docx
3. PFS-0403_One_on_One_Feedback_Form.docx
4. PFS-0404_Feedback_Observation_Log.xlsx
5. PFS-0405_Effective_Feedback_Script_Scenarios.docx
6. PFS-0406_Real_Time_Feedback_Form.xlsx
7. PFS-0407_Feedback_Impact_Tracking_Sheet.xlsx

Part 5. 360-Degree & Peer Feedback Systems
Objective: To collect balanced insights from multiple perspectives to support comprehensive performance development.
1. PFS-0501_360_Feedback_Survey_Form.xlsx
2. PFS-0502_Peer_Feedback_Template.docx
3. PFS-0503_Upward_Feedback_Form.docx
4. PFS-0504_360_Feedback_Scoring_Sheet.xlsx
5. PFS-0505_Peer_Review_Analysis_Report.xlsx
6. PFS-0506_Individual_Feedback_Summary_Dashboard.xlsx
7. PFS-0507_360_Feedback_Action_Plan.docx

Part 6. Recognition & Positive Reinforcement
Objective: To ensure continuous motivation through appreciation and recognition-based feedback practices.
1. PFS-0601_Employee_Recognition_Form.docx
2. PFS-0602_Positive_Feedback_Message_Templates.docx
3. PFS-0603_Recognition_Log_Tracker.xlsx
4. PFS-0604_Achievement_Shoutout_Template.docx
5. PFS-0605_Team_Appreciation_Form.docx
6. PFS-0606_Motivation_and_Praise_Tracker.xlsx
7. PFS-0607_Recognition_Email_Samples.docx

Part 7. Constructive & Developmental Feedback
Objective: To balance positive feedback with constructive guidance that supports personal and professional growth.
1. PFS-0701_Developmental_Feedback_Form.docx
2. PFS-0702_Growth_Feedback_Template.xlsx
3. PFS-0703_Coaching_Feedback_Session_Plan.docx
4. PFS-0704_Skill_Improvement_Action_Plan.xlsx
5. PFS-0705_Performance_Gap_Feedback_Log.xlsx
6. PFS-0706_Developmental_Conversation_Guide.docx
7. PFS-0707_Improvement_Tracking_Report.xlsx

Part 8. Feedback Follow-Up & Monitoring
Objective: To ensure accountability and continuous improvement through structured tracking of feedback outcomes.
1. PFS-0801_Feedback_Follow_Up_Form.docx
2. PFS-0802_Action_Plan_Monitoring_Sheet.xlsx
3. PFS-0803_Feedback_Progress_Review_Form.docx
4. PFS-0804_Employee_Response_Log.xlsx
5. PFS-0805_Feedback_Impact_Analysis_Report.xlsx
6. PFS-0806_Manager_Follow_Up_Checklist.docx
7. PFS-0807_Continuous_Feedback_Tracking_Sheet.xlsx

Part 9. Feedback Analytics & Reporting
Objective: To evaluate the effectiveness of feedback practices through metrics, trends, and employee satisfaction analysis.
1. PFS-0901_Feedback_Effectiveness_Survey.xlsx
2. PFS-0902_Feedback_Statistics_Dashboard.xlsx
3. PFS-0903_Quarterly_Feedback_Analysis_Report.docx
4. PFS-0904_Manager_Feedback_Performance_Score.xlsx
5. PFS-0905_Employee_Sentiment_Summary.xlsx
6. PFS-0906_Organizational_Feedback_Trends_Report.docx
7. PFS-0907_Annual_Feedback_Impact_Summary.xlsx

Part 10. Continuous Feedback Culture & Improvement
Objective: To integrate feedback as an ongoing part of organizational culture, ensuring sustainability and behavioral improvement.
1. PFS-1001_Feedback_Culture_Improvement_Plan.docx
2. PFS-1002_Annual_Feedback_Review_Report.xlsx
3. PFS-1003_Employee_Experience_Survey.xlsx
4. PFS-1004_Feedback_Engagement_Scorecard.xlsx
5. PFS-1005_Culture_Improvement_Action_Form.docx
6. PFS-1006_Long_Term_Feedback_Strategy_Plan.docx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Tất cả các biểu mẫu nên được sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp để đảm bảo sự công bằng, minh bạch và hiệu quả.
- File .docx dành cho biểu mẫu hướng dẫn, kế hoạch, và tài liệu đào tạo.
- File .xlsx dùng cho biểu mẫu khảo sát, thống kê, theo dõi và báo cáo dữ liệu phản hồi.
- Khi triển khai phản hồi, cần chú trọng thái độ tích cực, tập trung vào hành vi chứ không phán xét con người.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Đánh giá hiện trạng văn hóa phản hồi trong tổ chức.
- Bước 2: Đào tạo các cấp quản lý và nhân viên về kỹ năng phản hồi tích cực.
- Bước 3: Áp dụng các biểu mẫu và quy trình phản hồi trong hoạt động hằng ngày, cuộc họp 1-1 hoặc đánh giá hiệu suất.
- Bước 4: Theo dõi tiến độ và kết quả phản hồi bằng các công cụ đo lường đi kèm.
- Bước 5: Cải tiến quy trình phản hồi dựa trên dữ liệu, phản hồi từ nhân viên và hiệu quả thực tế.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Hình thành văn hóa phản hồi tích cực, cởi mở và tôn trọng trong tổ chức.
- Tăng cường mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên, thúc đẩy sự gắn kết và tin tưởng.
- Nâng cao hiệu suất, tinh thần làm việc và sự hài lòng của nhân viên.
- Giúp lãnh đạo và nhân viên phát triển năng lực giao tiếp, huấn luyện và truyền động lực hiệu quả.
- Góp phần xây dựng môi trường làm việc tích cực và phát triển bền vững.