Bộ Công Cụ Quản Lý Cửa Hàng Chuyên Nghiệp
(Professional Store Management Toolkits)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ “Quản Lý Cửa Hàng Chuyên Nghiệp (Professional Store Management Toolkits)” được thiết kế nhằm giúp các doanh nghiệp bán lẻ, chuỗi cửa hàng hoặc hệ thống phân phối nâng cao hiệu quả quản trị vận hành, tiêu chuẩn dịch vụ và trải nghiệm khách hàng tại điểm bán. Bộ toolkits này bao gồm đầy đủ các biểu mẫu, kế hoạch, checklist và dashboard phục vụ cho việc lập kế hoạch, vận hành, kiểm soát, đào tạo và cải tiến liên tục hoạt động cửa hàng.

2. Đối tượng sử dụng:
- Ban giám đốc, giám đốc vận hành, giám đốc chuỗi cửa hàng (Retail/Operation Director).
- Quản lý vùng (Area/Regional Manager), quản lý cửa hàng (Store Manager).
- Bộ phận nhân sự, tài chính, chăm sóc khách hàng, bán hàng và trưng bày sản phẩm.
- Doanh nghiệp có nhiều điểm bán cần chuẩn hóa quy trình và đo lường hiệu quả hoạt động.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Store Vision, Strategy & Goals
Objective: To define the store’s business vision, align operational goals with corporate strategy, and set measurable performance targets.
1. PSM-0101_Store_Vision_and_Mission_Statement.docx
2. PSM-0102_Store_Business_Strategy_Plan.docx
3. PSM-0103_Annual_Sales_and_Profit_Targets.xlsx
4. PSM-0104_Store_Performance_KPI_Setting_Template.xlsx
5. PSM-0105_Customer_Satisfaction_Objectives.docx
6. PSM-0106_Market_Positioning_Analysis_Sheet.xlsx
7. PSM-0107_Operational_Goals_Action_Plan.docx

Part 2. Store Organization & Staffing Management
Objective: To structure the store organization, define clear roles, and manage manpower efficiently.
1. PSM-0201_Store_Organization_Structure.docx
2. PSM-0202_Job_Description_Templates_for_Store_Roles.docx
3. PSM-0203_Staffing_Plan_and_Schedule.xlsx
4. PSM-0204_Employee_Shift_Schedule_Template.xlsx
5. PSM-0205_Workforce_Planning_Guide.docx
6. PSM-0206_Role_and_Responsibility_Matrix.xlsx
7. PSM-0207_Store_Team_Contact_List.xlsx

Part 3. Store Operations Management
Objective: To manage day-to-day store operations efficiently, ensuring service quality and operational consistency.
1. PSM-0301_Daily_Store_Operation_Checklist.docx
2. PSM-0302_Opening_and_Closing_Procedures.docx
3. PSM-0303_Store_Cleaning_and_Maintenance_Schedule.xlsx
4. PSM-0304_Equipment_Check_and_Log_Form.xlsx
5. PSM-0305_Operational_Incident_Report_Form.docx
6. PSM-0306_Store_Safety_Inspection_Checklist.docx
7. PSM-0307_Store_Operational_Manual.docx

Part 4. Inventory & Stock Control
Objective: To ensure optimal inventory levels, minimize losses, and improve stock accuracy.
1. PSM-0401_Inventory_Management_Policy.docx
2. PSM-0402_Stock_Replenishment_Form.xlsx
3. PSM-0403_Inventory_Count_Sheet.xlsx
4. PSM-0404_Damaged_Goods_Report.docx
5. PSM-0405_Stock_Discrepancy_Log.xlsx
6. PSM-0406_Warehouse_to_Store_Transfer_Form.docx
7. PSM-0407_Inventory_Performance_Dashboard.xlsx

Part 5. Sales & Revenue Management
Objective: To track, analyze, and improve sales performance across product lines, staff, and stores.
1. PSM-0501_Daily_Sales_Report.xlsx
2. PSM-0502_Product_Sales_Performance_Tracker.xlsx
3. PSM-0503_Sales_Target_vs_Achievement_Dashboard.xlsx
4. PSM-0504_Promotional_Sales_Tracker.xlsx
5. PSM-0505_Sales_Forecasting_Template.xlsx
6. PSM-0506_Sales_Audit_Form.docx
7. PSM-0507_Sales_Improvement_Action_Plan.docx

Part 6. Customer Experience & Service Quality
Objective: To standardize service quality and enhance customer satisfaction through consistent store-level experiences.
1. PSM-0601_Customer_Service_Standards.docx
2. PSM-0602_Store_Experience_Audit_Form.docx
3. PSM-0603_Customer_Feedback_Form.xlsx
4. PSM-0604_Customer_Complaint_Log.xlsx
5. PSM-0605_Service_Quality_Assessment_Report.docx
6. PSM-0606_Store_Ambience_Checklist.xlsx
7. PSM-0607_Store_Experience_Improvement_Plan.docx

Part 7. Visual Merchandising & Product Display
Objective: To ensure consistent brand presentation and maximize visual impact across store locations.
1. PSM-0701_Visual_Merchandising_Guidelines.docx
2. PSM-0702_Product_Display_Checklist.xlsx
3. PSM-0703_Planogram_Template.xlsx
4. PSM-0704_Display_Audit_Form.docx
5. PSM-0705_Seasonal_Theme_Planning_Sheet.xlsx
6. PSM-0706_Display_Material_Inventory_Tracker.xlsx
7. PSM-0707_Brand_Consistency_Assessment_Form.docx

Part 8. Store Financial & Cost Management
Objective: To monitor and manage store-level financial performance, costs, and profitability.
1. PSM-0801_Store_Budget_Planning_Template.xlsx
2. PSM-0802_Expense_Tracking_Sheet.xlsx
3. PSM-0803_Cost_Control_Checklist.docx
4. PSM-0804_Profit_and_Loss_Statement_Template.xlsx
5. PSM-0805_Cash_Handling_Procedure.docx
6. PSM-0806_Daily_Cash_Reconciliation_Sheet.xlsx
7. PSM-0807_Monthly_Financial_Summary_Report.docx

Part 9. Staff Training & Performance Development
Objective: To continuously improve employee skills, motivation, and store productivity.
1. PSM-0901_Training_Plan_Template.xlsx
2. PSM-0902_Employee_Skills_Assessment_Form.docx
3. PSM-0903_Training_Attendance_Log.xlsx
4. PSM-0904_Field_Coaching_Form.docx
5. PSM-0905_Employee_Performance_Review_Sheet.xlsx
6. PSM-0906_Store_Team_Recognition_Program.docx
7. PSM-0907_Individual_Development_Plan.docx

Part 10. Performance Monitoring & Continuous Improvement
Objective: To track performance indicators, audit store operations, and implement continuous improvement initiatives.
1. PSM-1001_Store_KPI_Monitoring_Dashboard.xlsx
2. PSM-1002_Performance_Audit_Checklist.docx
3. PSM-1003_Store_Review_Report_Template.docx
4. PSM-1004_Corrective_Action_Plan.xlsx
5. PSM-1005_Performance_Improvement_Tracker.xlsx
6. PSM-1006_Best_Practice_Sharing_Form.docx
7. PSM-1007_Annual_Store_Evaluation_Report.docx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Bộ toolkits được chuẩn hóa cho hệ thống chuỗi cửa hàng lớn, đảm bảo tính nhất quán về quy trình và tiêu chuẩn dịch vụ.
- File .docx dùng cho hướng dẫn, quy trình và báo cáo; file .xlsx dùng cho đo lường, kế hoạch và phân tích dữ liệu.
- Các biểu mẫu có thể được tùy chỉnh theo loại hình kinh doanh (bán lẻ, F&B, dịch vụ).
- Nên cập nhật định kỳ theo chiến lược kinh doanh và thay đổi nhu cầu thị trường.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Xây dựng tầm nhìn, chiến lược và cấu trúc cửa hàng (Part 1–2).
- Bước 2: Chuẩn hóa quy trình vận hành, kiểm soát tồn kho và bán hàng (Part 3–5).
- Bước 3: Nâng cao trải nghiệm khách hàng và hình ảnh thương hiệu tại điểm bán (Part 6–7).
- Bước 4: Kiểm soát tài chính, chi phí và phát triển đội ngũ nhân sự (Part 8–9).
- Bước 5: Đánh giá hiệu quả và thực hiện cải tiến liên tục (Part 10).

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Hệ thống quản lý cửa hàng chuyên nghiệp, đồng bộ và hiệu quả hơn.
- Tăng doanh thu, giảm thất thoát hàng hóa và chi phí vận hành.
- Cải thiện sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.
- Xây dựng đội ngũ nhân sự có năng lực, cam kết và gắn bó lâu dài.
- Củng cố hình ảnh thương hiệu và sức cạnh tranh của doanh nghiệp.