BỘ CÔNG CỤ KỸ NĂNG QUẢN LÝ THÔNG TIN
(INFORMATION MANAGEMENT SKILLS TOOLKITS)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ “Kỹ năng Quản lý Thông tin (Information Management Skills Toolkits)” được thiết kế nhằm giúp các cấp quản lý và nhân viên trong doanh nghiệp xây dựng, duy trì và khai thác hệ thống thông tin hiệu quả. Bộ công cụ này bao gồm các biểu mẫu, hướng dẫn và bảng theo dõi nhằm hỗ trợ quá trình quản lý vòng đời thông tin – từ thu thập, lưu trữ, chia sẻ đến phân tích, bảo mật và cải tiến liên tục.

2. Đối tượng sử dụng:
- Cấp quản lý và lãnh đạo các phòng ban cần tổ chức và quản lý thông tin nội bộ.
- Bộ phận IT, Data Management, Compliance, và Risk Management.
- Nhân viên hành chính, nhân sự, kế toán hoặc các bộ phận có trách nhiệm lưu trữ, xử lý và chia sẻ thông tin.
- Các nhóm dự án cần theo dõi, báo cáo và quản lý luồng thông tin trong tổ chức.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Information Governance & Strategy
Objective: To establish the enterprise-wide information governance framework, define ownership, and align information strategy with organizational goals.
1. IMS-0101_Information_Governance_Policy.docx
2. IMS-0102_Information_Strategy_Plan.docx
3. IMS-0103_Data_Classification_and_Access_Matrix.xlsx
4. IMS-0104_Information_Roles_and_Responsibilities.docx
5. IMS-0105_Information_Asset_Register.xlsx
6. IMS-0106_Data_Lifecycle_Management_Guidelines.docx
7. IMS-0107_Information_Steering_Committee_Terms_of_Reference.docx

Part 2. Information Collection & Recording
Objective: To ensure consistent, accurate, and efficient methods of collecting, capturing, and recording business information across departments.
1. IMS-0201_Information_Collection_Procedure.docx
2. IMS-0202_Data_Capture_Form_Template.xlsx
3. IMS-0203_Information_Source_Inventory.xlsx
4. IMS-0204_Record_Entry_Validation_Checklist.docx
5. IMS-0205_Standardized_Data_Input_Form.xlsx
6. IMS-0206_Information_Entry_Error_Log.xlsx
7. IMS-0207_Record_Management_Guidelines.docx

Part 3. Information Storage & Security Management
Objective: To protect, organize, and manage stored information to ensure confidentiality, integrity, and availability.
1. IMS-0301_Information_Storage_Standard.docx
2. IMS-0302_Data_Backup_and_Retention_Schedule.xlsx
3. IMS-0303_Information_Security_Control_Matrix.xlsx
4. IMS-0304_Access_Control_Request_Form.docx
5. IMS-0305_Data_Encryption_Procedure.docx
6. IMS-0306_Secure_File_Sharing_Log.xlsx
7. IMS-0307_Incident_Log_for_Data_Breach.xlsx

Part 4. Information Sharing & Communication
Objective: To enhance collaboration and ensure that critical information is shared efficiently, securely, and appropriately within and across teams.
1. IMS-0401_Internal_Information_Sharing_Policy.docx
2. IMS-0402_Information_Sharing_Request_Form.docx
3. IMS-0403_Stakeholder_Communication_Log.xlsx
4. IMS-0404_Cross_Department_Information_Flow_Map.xlsx
5. IMS-0405_Email_and_Document_Sharing_Guidelines.docx
6. IMS-0406_Collaboration_Tool_Usage_Protocol.docx
7. IMS-0407_Information_Distribution_Audit_Form.xlsx

Part 5. Information Retrieval & Utilization
Objective: To ensure that business information is easy to find, accessible to authorized users, and effectively used for analysis and decision-making.
1. IMS-0501_Information_Retrieval_Procedure.docx
2. IMS-0502_Data_Index_and_Metadata_Catalog.xlsx
3. IMS-0503_Search_and_Access_Request_Log.xlsx
4. IMS-0504_Information_Utilization_Report_Template.docx
5. IMS-0505_Information_Query_Tracking_Sheet.xlsx
6. IMS-0506_Reference_Document_Catalog.xlsx
7. IMS-0507_Knowledge_Access_Control_Policy.docx

Part 6. Information Analysis & Reporting
Objective: To transform raw data into actionable insights and ensure consistent, reliable, and visually clear reporting of information.
1. IMS-0601_Data_Analysis_Framework.docx
2. IMS-0602_Information_Analysis_Worksheet.xlsx
3. IMS-0603_Business_Information_Report_Template.docx
4. IMS-0604_KPI_and_Metrics_Dashboard.xlsx
5. IMS-0605_Trend_and_Pattern_Analysis_Sheet.xlsx
6. IMS-0606_Information_Interpretation_Guide.docx
7. IMS-0607_Information_Report_Approval_Form.docx

Part 7. Information Retention & Disposal
Objective: To maintain compliance with legal and business retention requirements and ensure safe disposal of obsolete or sensitive data.
1. IMS-0701_Record_Retention_Policy.docx
2. IMS-0702_Information_Retention_Schedule.xlsx
3. IMS-0703_Information_Disposal_Authorization_Form.docx
4. IMS-0704_Disposal_Log_and_Audit_Tracker.xlsx
5. IMS-0705_Data_Destruction_Procedure.docx
6. IMS-0706_Compliance_Checklist_for_Data_Retention.xlsx
7. IMS-0707_Audit_Trail_of_Disposed_Records.xlsx

Part 8. Information Quality & Accuracy Control
Objective: To ensure all corporate information is accurate, reliable, and consistent through systematic validation and verification processes.
1. IMS-0801_Information_Quality_Assurance_Policy.docx
2. IMS-0802_Data_Validation_Checklist.xlsx
3. IMS-0803_Error_Correction_Log.xlsx
4. IMS-0804_Data_Cleansing_Procedure.docx
5. IMS-0805_Information_Accuracy_Monitoring_Report.xlsx
6. IMS-0806_Periodic_Information_Audit_Form.docx
7. IMS-0807_Information_Integrity_Improvement_Plan.docx

Part 9. Information Compliance & Audit
Objective: To ensure compliance with regulatory, legal, and organizational standards in managing and securing information assets.
1. IMS-0901_Information_Compliance_Policy.docx
2. IMS-0902_Audit_Plan_for_Information_Management.xlsx
3. IMS-0903_Compliance_Checklist.xlsx
4. IMS-0904_Audit_Findings_and_Action_Plan.docx
5. IMS-0905_Non_Conformance_Report_Form.docx
6. IMS-0906_Regulatory_Requirements_Tracking_Sheet.xlsx
7. IMS-0907_Audit_Closure_Report.docx

Part 10. Information Improvement & Innovation
Objective: To continuously enhance information management practices, integrate new technologies, and promote knowledge-driven innovation.
1. IMS-1001_Information_Improvement_Plan.docx
2. IMS-1002_New_Technology_Assessment_Form.xlsx
3. IMS-1003_Knowledge_Sharing_Session_Log.xlsx
4. IMS-1004_Lessons_Learned_Repository.xlsx
5. IMS-1005_Information_Management_Maturity_Assessment.xlsx
6. IMS-1006_Continuous_Improvement_Tracking_Sheet.xlsx
7. IMS-1007_Innovation_Proposal_Form.docx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Sử dụng thống nhất mã code “IMS” để quản lý và truy xuất biểu mẫu dễ dàng.
- Tùy theo phạm vi công việc, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phần phù hợp hoặc triển khai toàn bộ để đồng bộ hệ thống quản lý thông tin.
- Mỗi file .docx dùng để ban hành chính sách, quy trình, biểu mẫu hành chính.
- Mỗi file .xlsx dùng để thu thập dữ liệu, theo dõi, đo lường và báo cáo.
- Đảm bảo tính bảo mật, quyền truy cập và phân quyền rõ ràng khi sử dụng biểu mẫu.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Xây dựng nhóm quản trị thông tin gồm đại diện các phòng ban.
- Bước 2: Rà soát hiện trạng quản lý thông tin và xác định điểm yếu cần cải thiện.
- Bước 3: Áp dụng bộ template theo từng Part tương ứng với quy trình thực tế.
- Bước 4: Đào tạo nhân viên sử dụng biểu mẫu thống nhất.
- Bước 5: Giám sát, đánh giá hiệu quả sử dụng và cập nhật định kỳ để tối ưu.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Thông tin trong doanh nghiệp được tổ chức, lưu trữ và chia sẻ hiệu quả.
- Giảm thiểu rủi ro mất mát, sai lệch hoặc rò rỉ thông tin.
- Tăng khả năng truy xuất, phân tích và sử dụng thông tin để ra quyết định.
- Đáp ứng yêu cầu tuân thủ pháp lý và tiêu chuẩn nội bộ.
- Xây dựng văn hóa dữ liệu và nền tảng thông tin hỗ trợ chuyển đổi số toàn doanh nghiệp.