Bộ Công Cụ Thực Hành Kỹ Năng HOURENSOU
(Hourensou Skills Toolkits)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ "Kỹ Năng HOURENSOU (Hourensou Skills Toolkits)" được thiết kế nhằm giúp các doanh nghiệp xây dựng văn hóa giao tiếp chuyên nghiệp, hiệu quả và có tính kỷ luật cao theo phong cách quản lý Nhật Bản. HOURENSOU bao gồm ba nguyên tắc: 報告 (Houkoku – Báo cáo), 連絡 (Renraku – Liên lạc) và 相談 (Soudan – Tham vấn). Bộ toolkits này giúp nhân viên, trưởng nhóm và quản lý rèn luyện khả năng truyền đạt thông tin chính xác, kịp thời và mang tính phối hợp cao trong mọi tình huống làm việc.

2. Đối tượng sử dụng:
- Cán bộ quản lý cấp trung và cấp cao trong doanh nghiệp.
- Trưởng nhóm, giám sát sản xuất, hoặc trưởng bộ phận hành chính – nhân sự.
- Nhân viên văn phòng, sản xuất, bán hàng và dịch vụ khách hàng.
- Các tổ chức có nhiều cấp bậc quản lý, cần cải thiện hiệu quả trao đổi thông tin nội bộ.
- Bộ phận đào tạo, huấn luyện nội bộ hoặc quản lý văn hóa doanh nghiệp.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Hourensou Concept, Policy & Training Framework
Objective: To define the organizational policy, purpose, and training standards for applying Hourensou communication culture.
1. HRS-0101_Hourensou_Communication_Guideline.docx
2. HRS-0102_Hourensou_Training_Overview_Plan.docx
3. HRS-0103_Hourensou_Principles_and_Rules.docx
4. HRS-0104_Hourensou_Role_and_Responsibility_Matrix.xlsx
5. HRS-0105_Hourensou_Policy_Declaration_Form.docx
6. HRS-0106_Training_Evaluation_Form.docx
7. HRS-0107_Hourensou_Implementation_Checklist.xlsx

Part 2. Houkoku – Reporting Skills & Templates
Objective: To ensure clear, accurate, and timely reporting of activities, progress, and problems within the organization.
1. HRS-0201_Report_to_Superior_Template.docx
2. HRS-0202_Project_Progress_Report.xlsx
3. HRS-0203_Incident_Report_Form.docx
4. HRS-0204_Daily_Work_Report_Template.xlsx
5. HRS-0205_Weekly_Performance_Report.docx
6. HRS-0206_Escalation_Report_Form.docx
7. HRS-0207_Reporting_Flowchart_and_Approval_Sheet.xlsx

Part 3. Renraku – Information Sharing & Coordination
Objective: To establish structured information sharing and coordination processes across departments and hierarchical levels.
1. HRS-0301_Internal_Communication_Log.xlsx
2. HRS-0302_Team_Information_Sharing_Form.docx
3. HRS-0303_Cross_Department_Coordination_Record.docx
4. HRS-0304_Change_Notification_Form.docx
5. HRS-0305_Information_Sharing_Tracking_Sheet.xlsx
6. HRS-0306_Meeting_Minutes_Template.docx
7. HRS-0307_Communication_Channel_Mapping.xlsx

Part 4. Soudan – Consulting & Problem-Solving Communication
Objective: To promote proactive consultation and collaborative decision-making between team members and leaders.
1. HRS-0401_Consultation_Request_Form.docx
2. HRS-0402_Advice_Record_Template.xlsx
3. HRS-0403_Problem_Solving_Discussion_Form.docx
4. HRS-0404_Issue_Escalation_Log.xlsx
5. HRS-0405_Decision_Making_Consultation_Form.docx
6. HRS-0406_Soudan_Session_Summary_Template.docx
7. HRS-0407_Action_Agreement_and_Followup_Log.xlsx

Part 5. Hourensou Application in Daily Operations
Objective: To integrate Hourensou communication into daily work routines, ensuring consistent reporting and coordination practices.
1. HRS-0501_Daily_Hourensou_Tracking_Sheet.xlsx
2. HRS-0502_Communication_Routine_Checklist.docx
3. HRS-0503_Team_Meeting_Reporting_Template.docx
4. HRS-0504_Issue_Log_and_Followup_Sheet.xlsx
5. HRS-0505_Manager_Supervision_Log.xlsx
6. HRS-0506_Employee_Communication_Assessment_Form.docx
7. HRS-0507_Hourensou_Practice_Scorecard.xlsx

Part 6. Leadership Feedback & Evaluation
Objective: To evaluate the effectiveness of Hourensou practices and leadership support across all levels of management.
1. HRS-0601_Hourensou_Feedback_Form.docx
2. HRS-0602_Manager_Evaluation_Checklist.xlsx
3. HRS-0603_Team_Communication_Assessment_Survey.xlsx
4. HRS-0604_Employee_Self_Reflection_Form.docx
5. HRS-0605_Leader_Coaching_Session_Log.xlsx
6. HRS-0606_Improvement_Action_Plan_Template.docx
7. HRS-0607_Hourensou_Annual_Assessment_Report.docx

Part 7. Hourensou Continuous Improvement & Best Practices
Objective: To ensure the long-term sustainability and continuous improvement of Hourensou communication within the company.
1. HRS-0701_Best_Practice_Collection_Form.docx
2. HRS-0702_Improvement_Suggestion_Log.xlsx
3. HRS-0703_Lessons_Learned_Report.docx
4. HRS-0704_Training_Impact_Analysis_Sheet.xlsx
5. HRS-0705_Hourensou_Culture_Survey.xlsx
6. HRS-0706_Annual_Improvement_Action_Plan.docx
7. HRS-0707_Recognition_and_Award_Record.xlsx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Bộ biểu mẫu này được áp dụng xuyên suốt trong quá trình giao tiếp nội bộ giữa các cấp nhân viên, nhóm và quản lý.
- File .docx được dùng cho biểu mẫu báo cáo, biểu mẫu thảo luận, đánh giá hoặc phản hồi.
- File .xlsx dùng cho theo dõi, thống kê, và đo lường hiệu quả giao tiếp hoặc thực hành Hourensou.
- Các hoạt động cần đảm bảo ba nguyên tắc “Báo cáo – Liên lạc – Tham vấn” được thực hiện đầy đủ, chính xác và đúng thời điểm.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Giới thiệu khái niệm Hourensou và xây dựng quy định áp dụng trong doanh nghiệp (Part 1).
- Bước 2: Triển khai đào tạo kỹ năng báo cáo (Houkoku), liên lạc (Renraku) và tham vấn (Soudan) cho từng cấp nhân viên (Part 2–4).
- Bước 3: Đưa Hourensou vào quy trình vận hành hàng ngày và hệ thống KPI đánh giá nhân viên (Part 5).
- Bước 4: Thiết lập cơ chế phản hồi và đánh giá năng lực lãnh đạo trong giao tiếp (Part 6).
- Bước 5: Duy trì cải tiến, ghi nhận điển hình tốt và lan tỏa văn hóa Hourensou trong toàn tổ chức (Part 7).

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Cải thiện tốc độ và chất lượng trao đổi thông tin trong toàn bộ doanh nghiệp.
- Tăng tính minh bạch, trách nhiệm và tinh thần hợp tác giữa các phòng ban.
- Giảm thiểu sai sót, chậm trễ hoặc xung đột do thông tin không được chia sẻ đúng cách.
- Phát triển kỹ năng giao tiếp quản lý chuyên nghiệp theo chuẩn Nhật Bản.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp dựa trên “Báo cáo – Liên lạc – Tham vấn” hiệu quả và bền vững.