Bộ Công Cụ Quản Lý Nhà Cung Cấp
(Supplier Management Toolkits)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ “Quản lý Nhà Cung cấp (Supplier Management Toolkits)” được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp xây dựng và quản trị hiệu quả hệ thống nhà cung cấp trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Bộ toolkits này hỗ trợ việc đánh giá, lựa chọn, kiểm soát rủi ro, theo dõi hiệu suất, và phát triển mối quan hệ hợp tác chiến lược với nhà cung cấp.
Các biểu mẫu và công cụ được chuẩn hóa theo thông lệ quốc tế, phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, đa ngành và nhiều cấp quản lý.

2. Đối tượng sử dụng:
- Bộ phận mua hàng, cung ứng, logistics và quản lý chuỗi cung ứng.
- Bộ phận chất lượng, tài chính, pháp lý và kiểm toán nội bộ.
- Quản lý cấp trung, giám đốc điều hành hoặc lãnh đạo chịu trách nhiệm quản lý quan hệ nhà cung cấp.
- Các chuyên gia tư vấn và kiểm toán viên đánh giá hệ thống quản lý nhà cung cấp theo tiêu chuẩn ISO hoặc ESG.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Supplier Strategy, Governance & Policy
Objective: To define a unified supplier management vision, governance model, and operational policies that align with business goals.
1. SMT-0101_Supplier_Management_Strategy.docx
2. SMT-0102_Supplier_Governance_Framework.docx
3. SMT-0103_Supplier_Policy_and_Procedure_Manual.docx
4. SMT-0104_Supplier_Roles_and_Responsibilities_Matrix.xlsx
5. SMT-0105_Supplier_Performance_Objectives.xlsx
6. SMT-0106_Supplier_Management_Goals_Alignment_Form.docx
7. SMT-0107_Supplier_Management_Improvement_Plan.docx

Part 2. Supplier Qualification & Onboarding
Objective: To ensure that suppliers are properly evaluated, qualified, and onboarded according to compliance and operational standards.
1. SMT-0201_Supplier_Qualification_Criteria_Form.docx
2. SMT-0202_Supplier_Prequalification_Checklist.xlsx
3. SMT-0203_Supplier_Onboarding_Plan.xlsx
4. SMT-0204_New_Supplier_Registration_Form.docx
5. SMT-0205_Supplier_Data_Collection_Template.xlsx
6. SMT-0206_Supplier_Document_Review_Log.xlsx
7. SMT-0207_Supplier_Approval_Notification_Form.docx

Part 3. Supplier Risk Management
Objective: To assess, categorize, and mitigate potential supplier-related risks to business operations, quality, and compliance.
1. SMT-0301_Supplier_Risk_Identification_Form.docx
2. SMT-0302_Supplier_Risk_Assessment_Matrix.xlsx
3. SMT-0303_Supplier_Risk_Register.xlsx
4. SMT-0304_Supplier_Risk_Mitigation_Plan.docx
5. SMT-0305_Supplier_Risk_Scoring_Tool.xlsx
6. SMT-0306_Risk_Monitoring_Log.xlsx
7. SMT-0307_Supplier_Incident_Report_Form.docx

Part 4. Supplier Performance Evaluation
Objective: To measure supplier performance through defined KPIs and ensure accountability and continuous improvement.
1. SMT-0401_Supplier_Performance_Evaluation_Form.docx
2. SMT-0402_Supplier_Scorecard_Template.xlsx
3. SMT-0403_Supplier_KPI_Tracker.xlsx
4. SMT-0404_Performance_Review_Schedule.xlsx
5. SMT-0405_Supplier_Nonconformance_Report.docx
6. SMT-0406_Supplier_Improvement_Action_Plan.docx
7. SMT-0407_Supplier_Performance_Dashboard.xlsx

Part 5. Supplier Relationship Management (SRM)
Objective: To build long-term, strategic partnerships through collaboration, communication, and mutual value creation.
1. SMT-0501_Supplier_Relationship_Management_Plan.docx
2. SMT-0502_Supplier_Engagement_Log.xlsx
3. SMT-0503_Supplier_Communication_Plan.docx
4. SMT-0504_Supplier_Feedback_Form.docx
5. SMT-0505_Supplier_Collaboration_Scorecard.xlsx
6. SMT-0506_Supplier_Business_Review_Agenda.docx
7. SMT-0507_Supplier_Partnership_Assessment_Form.xlsx

Part 6. Supplier Audit & Compliance
Objective: To ensure that suppliers meet contractual, ethical, and regulatory compliance through structured audits and inspections.
1. SMT-0601_Supplier_Audit_Checklist.xlsx
2. SMT-0602_Supplier_Audit_Plan.docx
3. SMT-0603_Compliance_Assessment_Form.docx
4. SMT-0604_Audit_Findings_and_Actions_Log.xlsx
5. SMT-0605_Supplier_Compliance_Scorecard.xlsx
6. SMT-0606_FollowUp_Corrective_Action_Form.docx
7. SMT-0607_Supplier_Audit_Summary_Report.docx

Part 7. Supplier Quality Management
Objective: To manage and control supplier-related quality standards, defect tracking, and continuous improvement initiatives.
1. SMT-0701_Supplier_Quality_Agreement.docx
2. SMT-0702_Supplier_Inspection_Report_Form.xlsx
3. SMT-0703_Supplier_Defect_Log.xlsx
4. SMT-0704_Corrective_and_Preventive_Action_Form.docx
5. SMT-0705_Supplier_Quality_Audit_Checklist.xlsx
6. SMT-0706_Supplier_Quality_Improvement_Tracker.xlsx
7. SMT-0707_Supplier_Quality_Performance_Report.docx

Part 8. Supplier Financial Evaluation & Cost Control
Objective: To evaluate suppliers’ financial stability and control procurement-related cost risks.
1. SMT-0801_Supplier_Financial_Assessment_Form.docx
2. SMT-0802_Supplier_Financial_Stability_Tracker.xlsx
3. SMT-0803_Supplier_Pricing_Comparison_Sheet.xlsx
4. SMT-0804_Supplier_Cost_Analysis_Report.xlsx
5. SMT-0805_Supplier_Payment_Term_Review_Form.docx
6. SMT-0806_Supplier_Cost_Saving_Tracker.xlsx
7. SMT-0807_Supplier_Budget_Performance_Report.xlsx

Part 9. Supplier Development & Improvement Programs
Objective: To promote continuous improvement among suppliers through structured development programs and capability-building initiatives.
1. SMT-0901_Supplier_Development_Plan.docx
2. SMT-0902_Supplier_Capability_Assessment_Form.docx
3. SMT-0903_Supplier_Improvement_Tracking_Sheet.xlsx
4. SMT-0904_Training_and_Support_Plan.xlsx
5. SMT-0905_Supplier_Progress_Report.xlsx
6. SMT-0906_Performance_Gap_Analysis_Tool.xlsx
7. SMT-0907_Supplier_Recognition_Certificate_Template.docx

Part 10. Supplier Offboarding & Termination Management
Objective: To manage supplier exit or termination processes effectively and mitigate associated operational risks.
1. SMT-1001_Supplier_Termination_Procedure.docx
2. SMT-1002_Supplier_Offboarding_Checklist.xlsx
3. SMT-1003_Supplier_Exit_Interview_Form.docx
4. SMT-1004_Supplier_Termination_Approval_Form.docx
5. SMT-1005_Supplier_Transition_Plan.xlsx
6. SMT-1006_Contract_Closure_Report.docx
7. SMT-1007_Supplier_Offboarding_Summary_Report.xlsx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Mã chuẩn “SMT” được sử dụng xuyên suốt để đảm bảo đồng bộ và dễ quản lý.
- File .docx dùng cho quy trình, biểu mẫu, chính sách và hướng dẫn triển khai.
- File .xlsx dùng cho các bảng theo dõi, công cụ phân tích, dashboard, và đánh giá hiệu suất.
- Các biểu mẫu có thể được tùy chỉnh theo quy mô, lĩnh vực và yêu cầu tuân thủ của doanh nghiệp.
- Nên triển khai song song các phần đánh giá – cải tiến – quan hệ nhà cung cấp để tạo thành chu trình quản lý khép kín.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Đánh giá hiện trạng hệ thống quản lý nhà cung cấp hiện có.
- Bước 2: Chuẩn hóa quy trình tuyển chọn, phê duyệt và quản lý rủi ro nhà cung cấp.
- Bước 3: Thiết lập cơ chế đo lường hiệu suất và triển khai dashboard theo dõi.
- Bước 4: Tổ chức đánh giá, kiểm toán định kỳ để duy trì chuẩn chất lượng và tuân thủ.
- Bước 5: Xây dựng mối quan hệ hợp tác chiến lược, cùng cải tiến với các nhà cung cấp chủ chốt.
- Bước 6: Cập nhật hệ thống và báo cáo định kỳ để phục vụ lãnh đạo ra quyết định chiến lược.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Hệ thống quản lý nhà cung cấp chuyên nghiệp, minh bạch và có thể kiểm soát toàn diện.
- Giảm thiểu rủi ro về chất lượng, tài chính, vận hành và tuân thủ.
- Nâng cao hiệu suất và sự gắn kết trong quan hệ hợp tác với nhà cung cấp.
- Tăng năng lực cạnh tranh và tối ưu chi phí trong chuỗi cung ứng.
- Hình thành nền tảng dữ liệu mạnh mẽ phục vụ phân tích, cải tiến và ra quyết định chiến lược.