BỘ CÔNG CỤ XÂY DỰNG VÀ DUY TRÌ MỐI QUAN HỆ
(RELATIONSHIP BUILDING & MAINTENANCE SKILLS TOOLKITS)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ “Xây dựng và Duy trì Mối quan hệ (Relationship Building & Maintenance Toolkits)” được thiết kế nhằm giúp các cấp quản lý và nhân viên trong doanh nghiệp xây dựng, duy trì và phát triển các mối quan hệ bền vững – cả trong nội bộ tổ chức và với khách hàng, đối tác bên ngoài. Bộ công cụ này hỗ trợ doanh nghiệp phát triển năng lực giao tiếp, kết nối, hợp tác và giải quyết xung đột, đồng thời tăng cường sự tin cậy và hiệu quả hợp tác dài hạn.

2. Đối tượng sử dụng:
- Ban lãnh đạo, các cấp quản lý, trưởng bộ phận cần xây dựng mối quan hệ hiệu quả với nhân viên, đối tác hoặc khách hàng.
- Nhân viên phụ trách dịch vụ khách hàng, bán hàng, chăm sóc đối tác hoặc quản lý tài khoản.
- Bộ phận nhân sự, đào tạo, quan hệ đối tác và truyền thông nội bộ.
- Các nhóm dự án hoặc các phòng ban cần cải thiện hợp tác, giao tiếp và niềm tin lẫn nhau.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Relationship Strategy & Objectives
Objective: To establish a clear vision, goals, and framework for building and maintaining professional relationships aligned with organizational strategy.
1. RBM-0101_Relationship_Strategy_Plan.docx
2. RBM-0102_Stakeholder_Mapping_Template.xlsx
3. RBM-0103_Relationship_Objectives_and_Targets.xlsx
4. RBM-0104_Relationship_Policy_and_Principles.docx
5. RBM-0105_Relationship_Value_Proposition_Document.docx
6. RBM-0106_Key_Partner_Prioritization_Matrix.xlsx
7. RBM-0107_Relationship_Risk_Assessment_Form.xlsx

Part 2. Stakeholder Identification & Analysis
Objective: To identify, classify, and understand key stakeholders, ensuring engagement strategies are tailored to their needs and influence.
1. RBM-0201_Stakeholder_Identification_Form.docx
2. RBM-0202_Stakeholder_Analysis_Matrix.xlsx
3. RBM-0203_Power_Interest_Grid.xlsx
4. RBM-0204_Stakeholder_Engagement_Profile.docx
5. RBM-0205_Relationship_Mapping_Diagram.xlsx
6. RBM-0206_Communication_Preference_Log.xlsx
7. RBM-0207_Stakeholder_Risk_and_Impact_Assessment.xlsx

Part 3. Communication & Networking Skills
Objective: To develop effective communication and networking practices for relationship building and trust development.
1. RBM-0301_Communication_Strategy_Template.docx
2. RBM-0302_Networking_Event_Plan.xlsx
3. RBM-0303_Elevator_Pitch_Script_Template.docx
4. RBM-0304_Professional_Introduction_Form.docx
5. RBM-0305_Contact_Tracking_Log.xlsx
6. RBM-0306_Relationship_Communication_Log.xlsx
7. RBM-0307_Networking_Event_Feedback_Form.xlsx

Part 4. Relationship Building Actions & Engagement
Objective: To plan, execute, and track relationship-building activities with individuals and organizations.
1. RBM-0401_Relationship_Action_Plan.docx
2. RBM-0402_Client_or_Partner_Meeting_Agenda.docx
3. RBM-0403_Engagement_Activity_Tracker.xlsx
4. RBM-0404_Follow_Up_Communication_Log.xlsx
5. RBM-0405_Key_Interaction_Summary_Form.docx
6. RBM-0406_Event_and_Meeting_Schedule.xlsx
7. RBM-0407_Engagement_Feedback_Survey.xlsx

Part 5. Trust & Collaboration Management
Objective: To strengthen trust-based collaboration through transparency, commitment, and continuous relationship evaluation.
1. RBM-0501_Trust_Building_Plan.docx
2. RBM-0502_Collaboration_Agreement_Template.docx
3. RBM-0503_Joint_Action_Plan.xlsx
4. RBM-0504_Mutual_Benefit_Assessment_Form.xlsx
5. RBM-0505_Team_Collaboration_Log.xlsx
6. RBM-0506_Conflict_Resolution_Plan.docx
7. RBM-0507_Relationship_Health_Scorecard.xlsx

Part 6. Internal Relationship Management (Across Teams)
Objective: To enhance teamwork, coordination, and positive relationships between internal departments and colleagues.
1. RBM-0601_Internal_Relationship_Building_Guide.docx
2. RBM-0602_Team_Collaboration_Plan.xlsx
3. RBM-0603_Department_Alignment_Session_Agenda.docx
4. RBM-0604_Interdepartmental_Feedback_Form.xlsx
5. RBM-0605_Team_Conflict_Resolution_Log.xlsx
6. RBM-0606_Employee_Connection_Survey.xlsx
7. RBM-0607_Internal_Partnership_Agreement.docx

Part 7. External Relationship Management (Clients, Partners, Suppliers)
Objective: To build and sustain long-term relationships with customers, partners, and vendors to achieve mutual business success.
1. RBM-0701_Client_Relationship_Management_Plan.docx
2. RBM-0702_Partner_Engagement_Tracker.xlsx
3. RBM-0703_Supplier_Relationship_Assessment.xlsx
4. RBM-0704_Client_Meeting_Minutes_Template.docx
5. RBM-0705_Key_Account_Tracking_Sheet.xlsx
6. RBM-0706_Service_Level_Review_Report.docx
7. RBM-0707_Relationship_Performance_Dashboard.xlsx

Part 8. Feedback & Continuous Improvement
Objective: To collect feedback, measure satisfaction, and identify opportunities to strengthen and sustain relationships.
1. RBM-0801_Feedback_Collection_Form.docx
2. RBM-0802_Relationship_Performance_Evaluation.xlsx
3. RBM-0803_Satisfaction_Survey_Template.xlsx
4. RBM-0804_Improvement_Action_Plan.docx
5. RBM-0805_Relationship_Score_Tracking_Sheet.xlsx
6. RBM-0806_Partnership_Review_Report.docx
7. RBM-0807_Annual_Relationship_Improvement_Log.xlsx

Part 9. Crisis & Conflict Management in Relationships
Objective: To anticipate, prevent, and effectively handle conflicts and relationship breakdowns.
1. RBM-0901_Crisis_Management_Procedure.docx
2. RBM-0902_Conflict_Identification_Form.xlsx
3. RBM-0903_Relationship_Dispute_Resolution_Template.docx
4. RBM-0904_Action_Log_for_Conflict_Cases.xlsx
5. RBM-0905_Reconciliation_Meeting_Minutes.docx
6. RBM-0906_Escalation_and_Communication_Plan.xlsx
7. RBM-0907_Lessons_Learned_From_Conflict_Report.docx

Part 10. Relationship Performance & Reporting
Objective: To evaluate, report, and communicate relationship outcomes and long-term performance.
1. RBM-1001_Relationship_Performance_Report.docx
2. RBM-1002_Relationship_KPI_Tracking_Sheet.xlsx
3. RBM-1003_Quarterly_Relationship_Summary_Report.docx
4. RBM-1004_Engagement_Effectiveness_Dashboard.xlsx
5. RBM-1005_Key_Partner_Performance_Review_Form.docx
6. RBM-1006_Annual_Relationship_Scorecard.xlsx
7. RBM-1007_Continuous_Improvement_Tracking_Sheet.xlsx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Tất cả các biểu mẫu được gắn mã code “RBM” để dễ dàng quản lý và truy xuất.
- File .docx dùng cho các chính sách, hướng dẫn, quy trình và biểu mẫu nhập liệu.
- File .xlsx dùng cho bảng theo dõi, phân tích, đánh giá hoặc lập kế hoạch định lượng.
- Có thể triển khai từng phần hoặc toàn bộ bộ công cụ tùy theo nhu cầu quản lý quan hệ của doanh nghiệp.
- Đảm bảo bảo mật thông tin và phân quyền sử dụng rõ ràng.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
- Bước 1: Xác định các nhóm mối quan hệ cần xây dựng và duy trì (nội bộ, đối tác, khách hàng).
- Bước 2: Lựa chọn các phần template phù hợp với loại quan hệ cần quản lý.
- Bước 3: Đào tạo nhân viên và các nhóm liên quan về cách sử dụng các biểu mẫu RBM.
- Bước 4: Theo dõi, ghi nhận và đánh giá hiệu quả duy trì mối quan hệ theo định kỳ.
- Bước 5: Cập nhật và cải tiến quy trình dựa trên phản hồi và kết quả đo lường.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Cải thiện chất lượng mối quan hệ giữa nhân viên, đối tác và khách hàng.
- Tăng mức độ tin cậy, hợp tác và cam kết lâu dài.
- Giảm thiểu xung đột và nâng cao khả năng giải quyết vấn đề giữa các bên.
- Tăng hiệu quả giao tiếp và duy trì mạng lưới kết nối trong doanh nghiệp.
- Góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp, gắn kết và bền vững.