BỘ CÔNG CỤ QUẢN LÝ VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN VIÊN
(EMPLOYEE MANAGEMENT AND DEVELOPMENT TOOLKITS)
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ Kỹ Năng Quản Lý và Phát Triển Nhân Viên (Employee Management and Development Skills Toolkits) được thiết kế nhằm giúp các cấp quản lý trong doanh nghiệp – từ giám đốc, trưởng phòng đến tổ trưởng – có thể quản lý, phát triển và giữ chân nhân viên một cách hiệu quả và bền vững.
Bộ toolkits bao gồm các biểu mẫu, kế hoạch, bảng theo dõi, và hướng dẫn thực hành chuyên nghiệp giúp nhà quản lý xây dựng môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy năng suất và phát triển năng lực đội ngũ theo lộ trình.

2. Đối tượng sử dụng:
- Ban Giám đốc, Giám đốc Nhân sự, Quản lý cấp trung và Trưởng bộ phận.
- Quản lý sản xuất, giám sát, trưởng nhóm đang phụ trách điều hành nhân sự trực tiếp.
- Bộ phận HRBP (Human Resource Business Partner) phụ trách đồng hành và hỗ trợ quản lý đội ngũ.
- Các chuyên gia đào tạo nội bộ, tư vấn quản trị nhân sự và phát triển tổ chức.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Employee Role Clarification & Responsibility Alignment
Objective: To ensure each employee understands their role, key deliverables, and how their work contributes to organizational objectives.
1. EMD-0101_Employee_Role_Description_Form.docx
2. EMD-0102_Position_Responsibility_Matrix.xlsx
3. EMD-0103_Delegation_and_Task_Assignment_Log.xlsx
4. EMD-0104_Team_Organization_Chart_Template.docx
5. EMD-0105_Job_Competency_Profile_Template.docx
6. EMD-0106_Performance_Expectation_Agreement.docx
7. EMD-0107_Workload_Distribution_Planner.xlsx

Part 2. Goal Setting & Performance Planning
Objective: To define measurable performance goals aligned with company objectives and to guide employees in achieving key results.
1. EMD-0201_Individual_Goal_Setting_Template.xlsx
2. EMD-0202_SMART_Goal_Development_Form.docx
3. EMD-0203_OKR_Alignment_Tracker.xlsx
4. EMD-0204_Team_Performance_Objectives_Plan.docx
5. EMD-0205_Performance_Development_Plan.docx
6. EMD-0206_Performance_Planning_Meeting_Agenda.docx
7. EMD-0207_Progress_Tracking_Dashboard.xlsx

Part 3. Coaching, Mentoring & Feedback
Objective: To build a supportive coaching culture and improve employee development through structured feedback and mentoring sessions.
1. EMD-0301_Coaching_Session_Notes_Template.docx
2. EMD-0302_Feedback_Conversation_Guide.docx
3. EMD-0303_Mentorship_Agreement_Form.docx
4. EMD-0304_Developmental_Feedback_Log.xlsx
5. EMD-0305_One_on_One_Meeting_Tracker.xlsx
6. EMD-0306_Action_Plan_After_Coaching.docx
7. EMD-0307_Manager_Feedback_Preparation_Checklist.docx

Part 4. Performance Evaluation & Competency Review
Objective: To evaluate employee performance, assess skills and behaviors, and provide data-driven feedback for improvement.
1. EMD-0401_Performance_Evaluation_Form.docx
2. EMD-0402_Behavioral_Competency_Assessment.xlsx
3. EMD-0403_Annual_Appraisal_Summary_Report.xlsx
4. EMD-0404_Mid_Year_Review_Form.docx
5. EMD-0405_360_Degree_Feedback_Collection_Form.xlsx
6. EMD-0406_Performance_Scoring_Matrix.xlsx
7. EMD-0407_Appraisal_Calibration_Meeting_Minutes.docx

Part 5. Employee Development & Learning Plans
Objective: To identify learning needs, build individual development plans, and monitor learning outcomes across teams.
1. EMD-0501_Training_Needs_Assessment_Form.xlsx
2. EMD-0502_Individual_Development_Plan.docx
3. EMD-0503_Learning_Gap_Analysis_Sheet.xlsx
4. EMD-0504_Employee_Skill_Improvement_Log.xlsx
5. EMD-0505_Training_Effectiveness_Evaluation_Form.docx
6. EMD-0506_Career_Path_Development_Template.docx
7. EMD-0507_Talent_Development_Dashboard.xlsx

Part 6. Motivation, Recognition & Engagement
Objective: To enhance employee engagement and motivation through recognition programs, surveys, and morale initiatives.
1. EMD-0601_Employee_Engagement_Survey_Form.xlsx
2. EMD-0602_Recognition_and_Reward_Program_Plan.docx
3. EMD-0603_Employee_Motivation_Assessment_Sheet.xlsx
4. EMD-0604_Team_Building_Activity_Plan.docx
5. EMD-0605_Employee_Suggestion_Program_Log.xlsx
6. EMD-0606_Employee_Appreciation_Event_Plan.docx
7. EMD-0607_Engagement_Score_Dashboard.xlsx

Part 7. Career Progression & Succession Planning
Objective: To identify and prepare future leaders, ensuring career growth opportunities and long-term talent retention.
1. EMD-0701_Succession_Planning_Matrix.xlsx
2. EMD-0702_Talent_Review_Form.docx
3. EMD-0703_High_Potential_Employee_Tracker.xlsx
4. EMD-0704_Leadership_Competency_Profile.docx
5. EMD-0705_Succession_Readiness_Assessment.xlsx
6. EMD-0706_Employee_Career_Progression_Map.xlsx
7. EMD-0707_Succession_Plan_Approval_Form.docx

Part 8. Performance Improvement & Disciplinary Actions
Objective: To address underperformance, create fair action plans, and manage disciplinary processes in compliance with policy.
1. EMD-0801_Performance_Improvement_Plan_Form.docx
2. EMD-0802_Performance_Incident_Report_Form.docx
3. EMD-0803_Corrective_Action_Tracker.xlsx
4. EMD-0804_Warning_Letter_Template.docx
5. EMD-0805_Probation_Evaluation_Form.docx
6. EMD-0806_Rehabilitation_Action_Log.xlsx
7. EMD-0807_Termination_Justification_Form.docx

Part 9. Workforce Analytics & HR Metrics Dashboard
Objective: To monitor HR performance indicators and track employee development trends for better decision-making.
1. EMD-0901_Employee_Performance_Dashboard.xlsx
2. EMD-0902_Training_ROI_Analysis.xlsx
3. EMD-0903_Attrition_and_Retention_Tracker.xlsx
4. EMD-0904_Talent_Pipeline_Status_Report.xlsx
5. EMD-0905_Employee_Satisfaction_Score_Analysis.xlsx
6. EMD-0906_Competency_Growth_Trend_Chart.xlsx
7. EMD-0907_Employee_Turnover_Report.xlsx

Part 10. Continuous Improvement & Managerial Development
Objective: To foster a culture of continuous improvement and strengthen managers’ capability in leading employee development.
1. EMD-1001_Managerial_Skills_Self_Assessment.docx
2. EMD-1002_Leadership_Development_Plan.xlsx
3. EMD-1003_Team_Performance_Improvement_Workshop_Agenda.docx
4. EMD-1004_Continuous_Improvement_Tracker.xlsx
5. EMD-1005_Manager_Reflection_Journal_Template.docx
6. EMD-1006_Lesson_Learned_Summary_Form.docx
7. EMD-1007_Improvement_Action_Plan.xlsx

4. Nguyên tắc sử dụng:
- Mỗi template cần được điều chỉnh phù hợp với đặc thù tổ chức, quy mô và cơ cấu nhân sự.
- Chỉ định rõ người chịu trách nhiệm cập nhật, kiểm tra và phê duyệt biểu mẫu.
- Duy trì tính nhất quán trong đặt mã hiệu và phiên bản tài liệu (EMD-XXXX).
- Sử dụng linh hoạt giữa file Word (.docx) cho biểu mẫu, hướng dẫn – và Excel (.xlsx) cho báo cáo, theo dõi, và dashboard.
- Lưu trữ tập trung tại thư mục quản trị nhân sự nội bộ để các cấp quản lý dễ dàng truy cập, cập nhật và giám sát.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
1. Giai đoạn chuẩn bị: HR phối hợp với các trưởng bộ phận rà soát vai trò, KPI và năng lực nhân viên hiện tại.
2. Giai đoạn triển khai: Sử dụng các biểu mẫu theo từng Part, tổ chức họp hướng dẫn cho quản lý cấp trung.
3. Giai đoạn giám sát: Theo dõi tiến độ áp dụng qua các file dashboard và tracker.
4. Giai đoạn đánh giá: Tổng hợp dữ liệu định kỳ để đánh giá hiệu quả phát triển nhân viên, mức độ gắn kết và năng lực lãnh đạo.
5. Giai đoạn cải tiến: Cập nhật lại nội dung, biểu mẫu hoặc quy trình dựa trên kết quả đo lường thực tế.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Mỗi nhân viên có định hướng phát triển rõ ràng, được hỗ trợ và đánh giá công bằng.
- Các cấp quản lý nắm vững kỹ năng huấn luyện, phản hồi và xây dựng đội ngũ.
- Tăng cường sự gắn kết, tinh thần trách nhiệm và năng suất làm việc trong tổ chức.
- Hình thành hệ thống dữ liệu nhân sự minh bạch, đo lường được hiệu quả phát triển.
- Xây dựng văn hóa học hỏi, phát triển và cải tiến liên tục trong toàn doanh nghiệp.